Cualquier empresa con más que unos pocos empleados se beneficia por una conexión más estrecha entre sus datos y funciones operativas y financieras. Y cuanto más automatizados estén esos vínculos, mejor. Esa es la sencilla idea sobre la que se basan los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

Sin embargo, seleccionar e implementar correctamente un ERP a menudo no es tan sencillo. Puede suponer un proceso complicado y confuso para muchas empresas, empezando por la cuestión de si se debe utilizar en entornos locales o en la nube. Y si eliges un ERP en la nube, existen múltiples opciones de despliegue como software como servicio (SaaS) y nube alojada. Si bien cada persona tendrá sus propias preferencias respecto a estos dos modelos, ambos comparten muchos puntos en común. Todos los tipos de sistemas de ERP en la nube se alojan en servidores remotos, lo que significa que es un tercero el que se encarga de mantener la infraestructura del servidor, y no tu equipo de TI.

Si bien la arquitectura del sistema y el método de implementación de un proveedor pueden parecer de poca importancia para tu negocio, es una parte importante de la decisión y vale la pena tomarse el tiempo para comprenderlo.

Dada la migración fuera del ERP local —un informe de Panorama Consulting ha arrojado que más de dos terceras partes de las grandes organizaciones están optando por soluciones en la nube—nos centraremos en los diferentes tipos de ofertas en la nube.

¿Qué es ERP en la Nube?

El ERP en la nube es un software que las empresas utilizan para ejecutar las operaciones diarias y que está alojado en un centro de datos externo, la “nube”, y a la que los usuarios pueden acceder a través de Internet. Normalmente, los servidores de este centro de datos no son propiedad de la empresa que los utiliza.

La infraestructura de ERP en la nube se puede ofrecer como servicio o puede ser una versión local del software alojado en la nube. Con el modelo como servicio o SaaS, el proveedor de software aloja y gestiona el sistema (más información al respecto más adelante). La nube alojada significa que alguien aloja tu ERP de forma remota, pero normalmente sigues siendo responsable de gestionar las actualizaciones y el mantenimiento del sistema a menos que lo contrates por separado. Los recursos informáticos y la infraestructura están dedicados a la instancia de ERP de tu empresa en lugar de compartirlos con otros clientes, como ocurre con el modelo SaaS.

No hay definiciones precisas y acordadas que establezcan con claridad la diferencia entre SaaS y "nube". Por lo general, de acuerdo con el tema aquí tratado, la nube es el término más general y puede hacer referencia a ofertas de SaaS u otros modelos alojados. Además, los centros de datos que alojan ofertas en la nube pueden ser públicos (y utilizar Internet para acceder a los sistemas) o privados, lo que requiere conexiones de red dedicadas para acceder al sistema. Dado que los estándares de cifrado de Internet como SSL, HTTPS y VPN IPsec son tan eficaces, el costo de las conexiones privadas independientes rara vez se justifica.

Ventajas del ERP en la Nube

El ERP en la nube ha crecido en popularidad porque ofrece varias ventajas fundamentales frente a su versión local. Estas incluyen:

  • Menores costos, especialmente iniciales, ya que no hay necesidad de comprar hardware.
  • Implementación más rápida y sencilla.
  • Acceso seguro al sistema y la información comercial clave que aloja desde cualquier lugar en cualquier dispositivo conectado.
  • Menos necesidad de personal de TI interno para gestionar tanto la aplicación ERP como los sistemas y el hardware en los que se ejecuta.
  • Mejor tiempo de actividad y disponibilidad debido a la superioridad del centro de datos que aloja el software en la nube.

Desventajas del ERP en la Nube

Las desventajas potenciales del ERP en la nube solo son relevantes para algunas empresas, pero incluyen:

  • Desafíos de la migración de datos para empresas que salen del ERP local.
  • Menos control sobre la copia de seguridad de datos y otros problemas de seguridad que pueden cambiar al proveedor de servicios en la nube.
  • Desafíos de seguridad y cumplimiento normativo relacionados con el alojamiento y el acceso a la información del cliente, incluidos HIPAA, PCI-DSS y GDPR, aunque algunos proveedores de servicios en la nube tienen cumplimiento integrado. Además, los problemas de soberanía de datos requieren que ciertos datos se mantengan dentro de las fronteras de un país.
  • Menor personalización del sistema, aunque muchos proveedores de ERP en la nube ofrecen un grado de flexibilidad que satisface las necesidades de la mayoría de las empresas.

¿Qué es el ERP SaaS?

El ERP SaaS es un sistema entregado como servicio por el proveedor de software, y los usuarios acceden a él a través de un navegador de Internet. Una gran parte de lo que hace que el formato de ERP SaaS sea tan atractivo para muchas empresas es que, dado que el proveedor configura y gestiona los servidores, tu organización nunca tiene que preocuparse por su pila de tecnología. Teniendo en cuenta la complejidad potencial y los desafíos de las implementaciones de ERP, esto podría ser de gran valor para las empresas. Tu empresa solo interactúa con la interfaz del software, que los empleados pueden utilizar desde cualquier dispositivo con una conexión a Internet.

La naturaleza de SaaS también “democratiza” el ERP, haciéndolo accesible para muchas pequeñas y medianas empresas que de otra manera no tienen el presupuesto ni los recursos tecnológicos en el personal para considerar el ERP local.

El concepto de SaaS en realidad es anterior al auge de la computación en la nube. En los primeros días de Internet, después de la llegada en 1993 del primer navegador web ampliamente utilizado, un pequeño grupo de startups se autodenominaron proveedores de servicios de aplicaciones (ASP). Estos no duraron mucho. Si bien el concepto era bueno, la infraestructura de Internet en ese momento era insuficiente para soportar ese tipo de servicios en la nube. Sin embargo, allanaron el terreno para las aplicaciones de software en la nube que se podrían ofrecer como un servicio de suscripción a través de Internet.

Todos los tipos de SaaS son software en la nube, pero debemos diferenciar dos arquitecturas dentro de esta categoría: multi-inquilino e inquilino único. Un sistema ERP con una arquitectura multi-inquilino se basa en un modelo en el que diversos clientes comparten los mismos recursos: utilizan una base de datos y una instancia de la aplicación basada en ella, y todos los clientes reciben actualizaciones y parches automáticos. Con un despliegue de inquilino único, solo existe una única instancia del software y la infraestructura para dar soporte a un solo cliente. Tu empresa a menudo tiene algún grado de responsabilidad en la gestión del software, incluido el mantenimiento y las actualizaciones.

Muchas de las ventajas del ERP SaaS que se describen a continuación son resultado directo o indirecto del hecho de que el negocio principal del proveedor está construyendo y vendiendo ERP, a diferencia de tu empresa, que probablemente tiene un enfoque muy diferente y puede operar en otro sector que nada tenga que ver.

Ventajas del ERP SaaS

La popularidad del ERP SaaS ha aumentado en los últimos años porque ofrece una serie de ventajas de las que carece el ERP local. Entre las principales ventajas, se incluyen las siguientes:

  • Los costos no solo son más bajos, sino que son gastos operativos altamente predecibles en lugar de un gasto de capital. También es rentable: solo pagas por los usuarios que realmente usarán el sistema y el nivel de acceso que necesiten.
  • Excelente funcionalidad lista para usar que puede satisfacer las necesidades de tu negocio: desde contabilidad hasta RRHH, pasando por la cadena de suministro o la gestión de relaciones con el cliente (CRM).
  • Esa elasticidad redunda en otra gran ventaja: una escalabilidad rápida. Simplemente agregas más usuarios a medida que crece tu negocio o, al contrario, reduces el número de usuarios en el siguiente ciclo de facturación. No hay necesidad de comprar y desarrollar más hardware.
  • Actualizaciones automáticas que ahorran tiempo y problemas, al tiempo que brindan a tu empresa acceso a la funcionalidad más reciente.
  • Una interfaz de usuario más contemporánea e intuitiva, que ayuda a los usuarios a aprovechar más la funcionalidad del sistema y aumenta la adopción.

Otras ventajas del ERP SaaS imitan las de la implementación en la nube privada, como la capacidad de acceder al sistema desde cualquier dispositivo conectado, implementaciones más rápidas y fáciles y mejores capacidades de seguridad, almacenamiento de datos, resiliencia y continuidad del negocio, superiores a las que pueden desarrollar por su cuenta la mayoría de las organizaciones.

Desventajas del ERP SaaS

Si bien los pros del ERP SaaS superan en gran medida los contras de la mayoría de las empresas, estos son algunos inconvenientes con este tipo de ERP en la nube:

  • Menos opciones de personalización, aunque muchos proveedores de ERP SaaS permiten una configuración amplia y el nivel de personalización que la mayoría de las empresas necesita.
  • Aunque la seguridad en realidad puede ser más sólida con una solución en la nube, puede que no cumpla con las reglas de organizaciones particularmente estrictas (como los entidades públicas) o aquellas que operan en mercados altamente regulados.
  • Los costos aumentan a medida que una organización agrega usuarios y puede aumentar rápidamente si no se supervisan de cerca.

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¿Qué Sistema de ERP es Adecuado para Ti?

Para las organizaciones extremadamente grandes y aquellas con modelos de negocio muy inusuales o requisitos de seguridad estrictos, el ERP alojado en la nube puede ser la mejor opción. Les ofrece un mayor control sobre el software, y es probable que dispongan del personal de TI y los recursos financieros necesarios para gestionar parches, actualizaciones y otras mejoras del sistema.

La mayoría de las organizaciones considerará que la mejor opción para su negocio es el ERP SaaS. Esto es especialmente cierto en aquellos que buscan una implementación rápida, menores costos iniciales, menor necesidad de un equipo de TI interno y una escalabilidad perfecta. Estas empresas también perciben que los principales proveedores de software poseen profundos conocimientos en materia de ciberseguridad y les brindan una protección de datos mejor de la que podrían tener encargándose ellas mismas.

NetSuite ERP

Un ERP es un sistema de negocio crucial que necesita integrarse con las operaciones de tu negocio, y aunque no hay una plataforma apta para todas y cada una de las necesidades, a la hora de seleccionar un sistema de ERP, las empresas deben centrarse en evaluar las capacidades de la plataforma, el modelo de implementación que prefieran y el tamaño de su empresa .

La computación en la nube permite a los usuarios centrarse en sus negocios y olvidarse de la gestión de hardware y software. Al trasladar la carga de crear, actualizar y supervisar la tecnología de la información a un proveedor en la nube, las empresas pueden aprovechar todo el poder de procesamiento que se puedan permitir, al tiempo que se centran en elaborar nuevas estrategias y reducen sus costos iniciales y cargas de trabajo administrativas.

NetSuite ERP fue diseñado para la nube y está dirigido a empresas de todos los tamaños, ofreciendo información en tiempo real que favorece significativamente el ahorro de tiempo y costos. Es una solución SaaS que unifica las funciones financieras y operativas esenciales y automatiza muchos procesos para que los empleados puedan centrarse en proporcionar un servicio al cliente excepcional y hacer crecer la empresa.