SaaS ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que se ejecuta en el centro de datos del proveedor de ERP, en lugar de en los servidores e infraestructura de la organización compradora (conocido como ERP on-premises), lo que permite a los usuarios finales de la empresa acceder al software a través de internet.

La última encuesta SaaSPath de IDC muestra una abrumadora preferencia —74 % de los clientes de ERP entre 1915 organizaciones que respondieron— por un conjunto integrado de aplicaciones que eliminan el mantenimiento y cuidado de los sistemas on-premises.

El software de planificación de recursos empresariales entregado en un modelo como servicio responde a esa demanda. El software ERP SaaS es gestionado por el proveedor de software y alojado en la nube. En comparación con el ERP on-premises, puede reducir los costos y la carga de trabajo de TI, manteniendo a todos los usuarios en la última versión del software.

¿Qué es ERP?

La planificación de recursos empresariales (ERP) se hizo popular en los años 90 y 2000, cuando las empresas se dieron cuenta de que podían aumentar la eficiencia mediante la automatización y mejorar la toma de decisiones al proporcionar visibilidad en toda la organización.

Los sistemas ERP actuales integran y automatizan funciones comerciales financieras y operativas esenciales, y proporcionan una fuente única de información a partir de datos de fuentes como el libro mayor (GL), cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina e informes financieros. Los sistemas ERP modernos también ofrecen gestión de inventario, pedidos y cadena de suministro, y ayudan con la adquisición, producción, distribución y cumplimiento. Las empresas pueden optar por incluir software de gestión de recursos humanos (HRMS) y gestión de relaciones con clientes (CRM), así como capacidades de comercio electrónico.

Hoy en día, las capacidades de generación de informes y análisis en tiempo real que proporciona el ERP son fundamentales para el éxito de empresas de todo tipo.

Tipos de sistemas de ERP: Actualmente, hay dos modelos principales de implementación para ERP. El ERP on-premises es software alojado en servidores privados y gestionado por recursos de TI dedicados. ERP en la nube, una categoría que incluye SaaS, es el tipo de implementación de más rápido crecimiento, según IDC, y ofrece una serie de ventajas.

¿Qué es ERP en la Nube?

ERP en la nube es cualquier implementación alojada de forma remota en el centro de datos de un proveedor comercial y entregada a través de internet. Al igual que con otros servicios en la nube, los usuarios acceden al software ERP en la nube mediante un navegador web.

Las implementaciones en la nube pueden ser de inquilino único o de múltiples inquilinos. En un modelo de inquilino único, una empresa tiene su propia instancia separada del software que se ejecuta en hardware dedicado, lo que le da más control sobre la personalización y las actualizaciones. Sin embargo, el propietario es responsable de la configuración y el mantenimiento, y es costoso.

Con un modelo de nube de múltiples inquilinos, muchas empresas comparten la misma instancia del software y la infraestructura, aunque los datos de cada cliente se almacenan y protegen por separado. El ERP en la nube de múltiples inquilinos ofrece la misma funcionalidad a todos los usuarios, y todos los clientes reciben actualizaciones y mejoras simultáneamente. Generalmente es más asequible, permite integraciones más fáciles y requiere una gestión mínima por parte del equipo de TI de una empresa.

¿Qué es SaaS ERP?

SaaS ERP es una subcategoría del ERP en la nube, aunque a veces los términos se utilizan de manera intercambiable.

Los productos de software en la nube, cuando se implementan como un sistema de múltiples inquilinos, se consideran software como servicio. Como otros productos SaaS, SaaS ERP es gestionado por el proveedor de software. Principalmente utiliza el modelo multi-inquilino, lo que significa que los clientes del proveedor comparten una instancia del software y utilizan la misma infraestructura.

Cuando decidas qué modelo es mejor para tu situación, líderes de finanzas y TI, y posiblemente ventas y RR. HH., deberían sentarse a hacer un análisis. Aquí tienes factores para tener en cuenta:

Costo de SaaS ERP

Como sugiere el nombre, SaaS ERP es un servicio por suscripción, y los proveedores facturan a los clientes de manera mensual o anual.

El gasto en tecnología es menor con SaaS ERP. Además del ahorro al no comprar hardware para ejecutar una instancia privada del sistema, una empresa no necesita un gran equipo de TI para mantener y asegurar el software o un centro de datos para alojarlo.

Muchos proveedores de ERP SaaS cobran por usuario, mientras que otros tienen precios escalonados basados en el tamaño de la empresa y los recursos requeridos. De cualquier manera, el costo del uso generalmente aumentará a medida que una organización crezca o adopte más módulos.

Los analistas sugieren que las tendencias de TCO (costo total de propiedad) de SaaS frente a local se cruzan en tres a cinco años, pero eso varía mucho. Hay varias calculadoras de TCO en línea que pueden darte una visión bastante precisa.

Otra consideración importante es la rapidez de uso.

Implementación de SaaS ERP

Generalmente, un sistema ERP SaaS estará en funcionamiento más rápidamente en comparación con comenzar desde cero con software on-premises. Hay una lista de verificación de implementación más corta, en gran parte porque no hay servidores que configurar ni computadoras o teléfonos inteligentes que ajustar para acceder al ERP. Además, integrar sistemas complementarios, como CRM, es mucho más fácil si esas soluciones están basadas en la nube, y aún más si son del mismo proveedor.

Sin embargo, no importa cómo hagas, la migración de datos será un desafío. Eso aplica tanto si estás implementando un nuevo sistema ERP SaaS, trasladándote entre sistemas SaaS o integrando software local con un ERP en la nube. A menos que seas una startup con datos mínimos de clientes y finanzas, espera invertir tiempo y esfuerzo. Si planeas conectar sistemas dispares, pregunta por las API disponibles.

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Ventajas del ERP SaaS

Hay una razón por la que el ERP SaaS ha ganado tanta popularidad: ofrece los beneficios del ERP en la nube mencionados anteriormente y más. Las ventajas del ERP SaaS sobre el ERP on-premises o en la nube de un solo inquilino incluyen:

  • Funcionalidad lista para usar en funciones empresariales clave como contabilidad, inventario, pedidos y gestión de registros de clientes.
  • No necesitas configurar servidores ni invertir en infraestructura adicional a medida que el negocio crece.
  • Actualizaciones automáticas por parte del proveedor (generalmente varias veces al año) que mantienen a todos los usuarios con la versión más reciente del software.
  • Una interfaz más moderna y fácil de usar.
  • Un modelo de seguridad y rendimiento que garantiza una buena experiencia de usuario mientras asegura la privacidad.

Desventajas del ERP SaaS

Hay limitaciones del ERP SaaS en comparación con el ERP local o en la nube de un solo inquilino que podrían ser desventajas para algunas empresas, como:

  • Los proveedores manejan la seguridad de los datos, lo que puede no cumplir con las necesidades de algunas organizaciones, especialmente aquellas con estrictos estándares regulatorios o de cumplimiento.
  • Hay menos oportunidades para personalizar el sistema y adaptarlo a necesidades empresariales específicas.
  • Los costos de suscripción mensual se acumulan con el tiempo y aumentarán a medida que el negocio crezca y se añadan más datos y usuarios. Por otro lado, estos costos son gastos operativos (OPEX) y predecibles siempre que la empresa tenga un proceso para controlar el uso.

ERP SaaS vs. ERP On-Premises

Aunque el ERP on-premises y SaaS difieren en muchos aspectos, tienen el mismo objetivo: crear una base de datos única y unificada con la información y procesos de toda la empresa. Dependiendo del negocio, un ERP puede extraer datos de aplicaciones para recursos humanos (HCM), gestión de la cadena de suministro (SCM), ingeniería, ecommerce, ventas y marketing, y gestión de relaciones con los clientes (CRM).

Algunas o todas estas funciones pueden ser parte del sistema ERP SaaS.

El software ERP on-premises se instala en los servidores que posee una empresa. Los clientes generalmente pagan una gran tarifa de licencia única en el momento de la compra, además de tarifas de mantenimiento anuales, en lugar de una factura de suscripción recurrente. La empresa es responsable de mantener la infraestructura de soporte, configurar y actualizar el software, lo que podría requerir pagar al proveedor o a un tercero por servicios de configuración y mantenimiento.

Un ERP SaaS, por otro lado, es alojado y gestionado por el proveedor de software.

Algunas empresas combinan aspectos del ERP en la nube y on-premises. Estas configuraciones de ERP híbrido pueden ser complejas y requieren integraciones personalizadas. El "ERP alojado" se refiere a una instancia única del software local que se ejecuta en servidores remotos propiedad de un proveedor externo y alojado en un centro de datos de un tercero; el cliente es responsable de las actualizaciones y la mayor parte del mantenimiento. Una instancia de ERP alojado se ejecuta en una nube privada, mientras que el SaaS utiliza la nube pública.

Algunos proveedores de ERP SaaS ofrecen una opción de inquilino único que brinda a un cliente una instancia dedicada del software. Esto da a las empresas más control: pueden decidir si y cuándo actualizar y cómo gestionar la seguridad y la infraestructura. Sin embargo, renuncian a los beneficios del modelo de múltiples inquilinos, que ya discutimos.

¿Cuál es Mejor para Tu Negocio?

Un factor clave detrás del crecimiento del SaaS es que coloca a las pequeñas y medianas empresas en igualdad de condiciones con las grandes empresas cuando se trata de software empresarial de alta calidad y con muchas funciones. Una empresa que quería ERP antes necesitaba personal de TI, un centro de datos y una gran suma de dinero para suscripciones. Eso ya no es necesario. Los costos iniciales son más bajos —a veces dramáticamente más bajos— que el ERP on-premises.

El ERP SaaS es ideal para empresas que:

  • No quieren gastar tiempo, esfuerzo y dinero en mantenimiento y actualizaciones y que no tienen un gran equipo de TI o simplemente prefieren utilizar ese equipo para otras iniciativas.
  • Quieren costos iniciales bajos y una implementación relativamente rápida.
  • No necesitan personalización amplia del sistema y se sienten cómodos con la seguridad ofrecida por el proveedor de nube pública que aloja el servicio.

El ERP alojado o local puede tener sentido para empresas que requieren una personalización considerable debido a un modelo de negocio único, tienen software propio o necesidades especializadas. Esta también podría ser una mejor opción para organizaciones, como agencias gubernamentales, que deben tener control físico sobre sus datos y no pueden confiar el almacenamiento a un tercero; las reglas internas o regulatorias pueden exigir que una organización mantenga los datos en sus propios servidores. Pero las empresas que eligen esta ruta necesitan experiencia interna significativa y capital para apoyar no solo la implementación, modificaciones y actualizaciones del sistema, sino también la seguridad. Los proveedores de nube tienen la escala para implementar sistemas de última generación manejados por grandes equipos de seguridad, una propuesta costosa dado el déficit global persistente de expertos en ciberseguridad.

El ERP alojado o el ERP SaaS de inquilino único tienen más sentido para empresas que desean el control y la seguridad de una solución local mientras logran flexibilidad y reducen los costos de personal de TI.

Finalmente, el ERP SaaS de inquilino único está diseñado para confiabilidad y seguridad física, lo que puede aliviar las preocupaciones sobre el control de datos mientras proporciona muchos de los beneficios de una solución gestionada, incluyendo personal dedicado para el mantenimiento de las instalaciones. Sin embargo, la personalización puede ser más limitada con el ERP SaaS de inquilino único que con un sistema on-premises debido a las restricciones y requisitos del proveedor de nube que aloja el software.

Casos de Uso y Capacidades del ERP SaaS

Muchas empresas jóvenes o en rápido crecimiento recurren al ERP SaaS porque es menos costoso empezar o porque la dirección cree que la naturaleza intensiva en recursos de los modelos de nube on-premises y no SaaS no es el mejor uso de sus recursos. Tiene sentido centrarse en mejorar el producto o servicio y mantener contentos a los clientes mientras se delega la gestión de sistemas de TI no relacionados con el producto.

Los proveedores de SaaS también ofrecen escalabilidad sin complicaciones a medida que el negocio crece y módulos para satisfacer casos de uso y necesidades cambiantes.

Las grandes empresas frecuentemente recurren al ERP SaaS como parte de una estrategia de ERP de dos niveles. Bajo este modelo, una organización usa un ERP on-premises —y a menudo altamente personalizado— en su oficina principal, pero implementa un sistema ERP SaaS en una subsidiaria o una oficina internacional. Cada modelo se adapta a las necesidades de sus usuarios, y la información de la plataforma SaaS puede integrarse en el ERP principal cuando ambas plataformas están conectadas.

Otras empresas ven el software SaaS como la mejor opción para reemplazar sistemas heredados de alto mantenimiento. Por lo general, estas son empresas más maduras que han utilizado el mismo ERP propio o antiguo durante décadas. El ERP SaaS ofrece a estas organizaciones un camino rápido hacia la modernización y puede reducir los gastos de TI y los dolores de cabeza del mantenimiento.

El Papel de la Nube en el ERP

La computación en la nube ha experimentado un auge en popularidad durante las últimas dos décadas debido a sus ventajas sobre la TI on-premises, incluyendo:

  • Mayor flexibilidad, ya que los usuarios pueden iniciar sesión desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
  • Costos iniciales reducidos, ya que no hay servidores ni otros equipos que comprar.
  • Flexibilidad: una empresa usa solo los recursos que necesita en un momento dado.
  • Implementaciones más rápidas y sencillas.
  • Intercambio de información más fácil con partes internas y externas.

ERP SaaS y Transformaciones Digitales

El ERP es un software fundamental para las empresas y esencial para la toma de decisiones basada en datos y la automatización de procesos.

Dado que el software ERP es la fuente central de información para toda la organización, a menudo es el sistema que las empresas buscan actualizar primero. Optar por un ERP SaaS es lógico para cualquier empresa que quiera aprovechar los avances tecnológicos, volverse más eficiente, mejorar la experiencia del cliente y retirar sistemas on-premises heredados u obsoletos.

En junio, IDC publicó un informe que predice que el mercado mundial de software ERP alcanzará los 32.600 millones de dólares en 2024, frente a 28.300 millones en 2019. Eso representa una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) respetable del 2,9 %. Pero lo más interesante para las empresas interesadas en ERP es que la firma analista espera que la nube cierre la brecha con las implementaciones locales, pasando de un 73,6 % local frente a un 26,4 % en la nube en 2019, a un 51,6 % frente a un 48,4 % en 2024. Esto implica un crecimiento del 16,2 % CAGR, impulsado en gran parte por lo que IDC llama la evolución de "productos ERP para empresas de cualquier tamaño" adecuados para pequeñas empresas.

Un sistema ERP SaaS permite a las empresas mantenerse a la vanguardia y al mismo nivel que sus competidores, ya que todos los clientes siempre están en la última versión. También abre la puerta para integrarse con una gran variedad de otras soluciones en la nube, no solo sistemas clave como CRM y HRMS, sino herramientas de análisis y visualización de datos. Aquí es donde realmente brilla el poder de la computación en la nube: reúne todos estos conocimientos en un solo lugar, y todos pueden ver los datos más recientes desde cualquier computadora, smartphone o tablet conectada.

El Futuro del ERP SaaS

Los principales proveedores de ERP están trabajando para ampliar las capacidades de sus soluciones en la nube. Estos esfuerzos incluyen automatización de procesos, análisis avanzados e interfaces cada vez más fáciles de usar que permiten obtener conocimientos de forma “autoservicio”. Cuando un profesional de finanzas puede identificar tendencias rápidamente sin necesidad de ayuda de TI, es una ventaja significativa.

A futuro, los proveedores están trabajando para integrar tecnologías emergentes como el aprendizaje automático (machine learning), el Internet de las Cosas (IoT) y blockchain.

El software con aprendizaje automático, por ejemplo, está en constante aprendizaje y se vuelve más inteligente con el tiempo. El aprendizaje automático permite a las empresas automatizar muchas tareas manuales y repetitivas relacionadas con la conciliación y los informes, ahorrando tiempo y dinero. Esta tecnología también puede predecir cambios futuros en la demanda y señalar transacciones inusuales que puedan ser fraudulentas.

El IoT abarca una variedad de equipos conectados, como sensores, escáneres y cámaras, que pueden enviar información de regreso al sistema ERP. Los dispositivos IoT pueden monitorear el estado de una maquinaria o mostrar la ubicación de un camión que transporta un pedido de reposición, por ejemplo. Cuando los líderes de la cadena de suministro pueden ver esta información en tiempo casi real, obtienen una visión más completa de las operaciones actuales.

Blockchain puede almacenar de forma segura la gran cantidad de información introducida en el ERP a lo largo del tiempo, manteniendo un historial detallado de cada transacción. Una red de blockchain también puede aportar valiosa transparencia a las transacciones entre empresas. Por ejemplo, si un proveedor de componentes, un fabricante y un distribuidor se unen a una red blockchain, cada parte puede rastrear el movimiento de una pieza o producto y ver la cadena de propiedad. Blockchain también abre oportunidades de automatización, permitiendo que un sistema active un envío cuando entra un pedido o cree una factura una vez que los artículos salen del almacén.

Los beneficios potenciales que presentan estas y otras tecnologías son una razón clave por la que más empresas están migrando al ERP SaaS, y por qué el ERP en la nube desempeñará un papel central en el futuro de los negocios.