Cuatro estrategias clave para la implementación de un sistema ERP

La transición a un nuevo sistema ERP es una tarea importante para cualquier organización. Los estudios de casos de una amplia gama de empresas(opens in a new tab) muestran que, al igual que con cualquier proyecto importante, elegir la estrategia de implementación adecuada aumentará en gran medida las posibilidades de éxito.

Un sistema ERP es un conjunto integrado de software que llega a múltiples rincones de tu organización, desde la contabilidad hasta la fabricación, el inventario, la distribución y las ventas. Precisamente porque el sistema afecta a muchas partes de tu negocio, es vital planificar cuidadosamente tu implementación, que abarca etapas desde el análisis y diseño inicial hasta la implementación y el soporte.

Cuando se trata de la etapa fundamental del despliegue, existen varias estrategias posibles, que ofrecen diferentes ventajas y riesgos potenciales.

Etapas de la implementación de un sistema ERP

Por lo general, la implementación de un sistema ERP se divide en seis etapas o fases principales(opens in a new tab), que se extienden durante meses o, en algunos casos, años. El proceso debe comenzar mucho antes de que se tome la decisión sobre qué producto comprar, y continúa después de la implementación inicial del sistema que elijas.

Estas fases pueden superponerse, y variarán un poco dependiendo de la empresa. Pero en general, las empresas seguirán este camino.

1. Detección y planificación. La organización reúne a un equipo de proyecto multifuncional(opens in a new tab), que recopila información sobre los requisitos de diferentes grupos de negocio y los problemas que el sistema ERP necesita resolver. El equipo debe elaborar una lista breve de proveedores, emitir solicitudes de propuestas, elegir el sistema ERP, gestionar la implementación y garantizar que satisfaga las necesidades de diferentes grupos y se adopte completamente. Un plan de implementación de ERP sólido (opens in a new tab) es quizás el factor de éxito más importante, así que no escatimes en preparación.

2. Diseño. Aquí, el equipo analiza los flujos de trabajo existentes y determina cómo pueden cambiar con el nuevo sistema. La flexibilidad es clave, ya que los administradores y los responsables de los procesos de negocio responsables de las operaciones diarias deben estar abiertos a ajustar la forma en que realizan las tareas.

   Con ese flujo de trabajo, el equipo determina exactamente qué funciones de ERP son vitales para la empresa, qué personalización deberías aplicar al software o qué módulos deberías agregar para satisfacer las necesidades(opens in a new tab) de cada grupo de negocio y qué datos necesitas migrar al nuevo sistema.

3. Desarrollo. El proveedor o el partner de integración colabora con el equipo para configurar el software de manera que se ajuste a los requisitos de negocio y, además, realizan otras actividades para prepararse para el despliegue, como la preparación de materiales y documentación formativos y el inicio de la importación de datos. Si utilizas un sistema ERP local en lugar de ERP SaaS basado en la nube(opens in a new tab), tendrá que decidir cómo manejar el hardware, la conectividad, la implementación de clientes y el mantenimiento y la seguridad a largo plazo. Un sistema ERP híbrido(opens in a new tab) requiere las mismas consideraciones.
4. Prueba. Antes de la puesta en marcha, prueba el sistema(opens in a new tab). Esto debería incluir evaluaciones exhaustivas que incluyan todas las formas en que los distintos empleados utilizarán el sistema. Es posible que tengas que realizar ajustes para solucionar los problemas que descubras durante las pruebas, pero siempre es mejor que esperar a que los empleados los descubran después de poner en marcha el sistema.
5. Despliegue. Una vez completada la configuración, la migración y las pruebas de datos, es hora de ponerse en marcha. Pero no debes darte aún por satisfecho. La empresa solo obtendrá todo el rendimiento de sus inversión cuando el conjunto de sus empleados utilice el sistema en su totalidad en su trabajo diario. Prioriza la capacitación y considera la idea de seleccionar "evangelistas" en cada departamento. Estos usuarios avanzados son recursos de gran valor entre pares.
6. Soporte. El equipo del proyecto garantiza que los usuarios dispongan del soporte que necesitan, y continúen actualizando el sistema y solucionando los problemas según sea necesario. Si has optado por un sistema ERP local, necesitarás recursos de TI dedicados a la seguridad, la aplicación de parches, el mantenimiento y la solución de problemas.

Cinco pasos para el equipo de implementación de un ERP perfecto

Obtener apoyo de la dirección. ¿Quién reducirá la burocracia, velará por el presupuesto y movilizará a la organización para actualizar los procesos?

Escuchar todas las opiniones. Si bien los equipos grandes pueden ser difíciles de manejar, hay formas para lograrlo. Es un error que el departamento de TI dicte a los departamentos de finanzas y otros departamentos qué sistema ERP utilizarán.

Asignar miembros a las distintas prioridades. Recuerda que este equipo debe proporcionar insights detallados sobre los patrones de usuario y los procesos de negocio que estén alineados con tu proceso de descubrimiento para que puedan evaluar las opciones de forma adecuada.

Convertir la planificación en una prioridad. Algunos empleados deberán dedicar una parte significativa de su tiempo a este proyecto. Cuanto más grande sea el equipo, más se puede dividir la carga de trabajo. Sin embargo, es posible que algunas tareas deban reasignarse.

Buscar competencias, no cargos. Elige a los miembros del equipo en función de sus conocimientos e iniciativa. Ya tienes el respaldo de un directivo. Facilita que los miembros del equipo, con las competencias adecuadas, aporten ideas valiosas.

Obtén más información sobre la creación de equipos aquí(opens in a new tab).

Cuatro estrategias para la implementación de un sistema ERP

Existe una serie de estrategias contrastadas para la transición a un nuevo sistema ERP, cada una con sus ventajas y desventajas. La implementación de una solución ERP (opens in a new tab) depende de que las partes interesadas remen en la misma dirección para lograr un único objetivo: el éxito empresarial.

A continuación, se incluyen cuatro de los enfoques más comunes.

1. Big bang

   En este enfoque, también conocido como el "método de un solo paso", todos los usuarios se pasan al nuevo sistema al mismo tiempo. Deberás haber completado toda la configuración y las pruebas del nuevo sistema, así como la formación, antes de la fecha de puesta en marcha.

   La ventaja aquí es que comienzas a beneficiarte rápidamente del sistema ERP, con un incremento de la productividad, mejores insights y reducción de los costos de explotación. Sin embargo, una vez que hayas implementado el sistema, es difícil volver atrás, por lo que es fundamental hacer las cosas bien. Cualquier error o falla, incluso relativamente pequeño, puede afectar a los empleados, los partners comerciales y los clientes. También puede producirse una caída temporal de la productividad durante el tiempo que tarden los empleados en habituarse al nuevo sistema.

2. Implementación progresiva

   Siguiendo un método gradual, el despliegue de funciones, herramientas y componentes se realiza durante un periodo prolongado, que puede abarcar semanas o meses. Este enfoque más cauto puede resultar menos arriesgado que la estrategia "big bang". También permite a la empresa centrarse primero en las "ganancias rápidas" (las funciones que ofrecen los beneficios más inmediatos) y aplicar los aprendizajes obtenidos en las fases iniciales del despliegue para mejorar el proceso de las fases posteriores.

   Sin embargo, no todo son ventajas. Tomará tiempo aprovechar al máximo todos los beneficios del nuevo sistema ERP, y tu empresa tendrá que gestionar y costear dos sistemas a la vez durante la transición.

   Son tres los enfoques principales. Las organizaciones pueden activar un módulo de ERP(opens in a new tab), eliminar los errores y los problemas de procesos y, a continuación, abordar otra fase. La mayoría de las organizaciones comienzan con funciones básicas y van creciendo a partir de ese punto. Otra posibilidad es realizar el despliegue por unidad de negocio, como RR. HH., finanzas o logística, y luego avanzar en función de las necesidades y las jerarquías.

   El tercer enfoque consiste en escalonar el despliegue por área geográfica. Una empresa puede probar y perfeccionar el sistema en un lugar antes de pasar a otras oficinas, fábricas o instalaciones.

3. Adopción paralela

   Con esta estrategia, la organización sigue utilizando sus sistemas heredados en paralelo con el nuevo ERP durante un periodo de tiempo específico. Por lo general, se considera el enfoque menos arriesgado porque es posible revertir al sistema heredado si te encuentras con problemas. Debido a esta red de seguridad, algunas organizaciones usan esta estrategia para funciones cruciales que deben seguir operando sin excepción.

   Este enfoque también puede facilitar que algunos usuarios se adapten gradualmente al nuevo sistema. Sin embargo, la adopción paralela puede ser costosa, ya que requiere más tiempo y recursos del personal para mantener ambos sistemas en funcionamiento simultáneamente. Y la adopción paralela puede presentar sus propios riesgos: introducir datos duplicados, en dos sistemas diferentes, multiplica por dos la posibilidad de errores.

   Sin embargo, esta podría ser la mejor opción para las empresas que utilizan una arquitectura de ERP de dos niveles(opens in a new tab), una configuración que a menudo se encuentra en empresas que se han expandido, ya sea orgánicamente o a través de fusiones y adquisiciones.

4. Híbrido

   Como su nombre lo indica, este enfoque combina elementos de las estrategias anteriores. Por ejemplo, una organización puede activar módulos principales del sistema ERP mediante una estrategia big-bang y, a continuación, implementar otros módulos por fases en ubicaciones o departamentos específicos.

Cómo seleccionar la estrategia de implementación del sistema ERP

No existe una estrategia de implementación de ERP perfecta que funcione para todas las empresas y contextos La elección de la estrategia de implantación depende de varios factores. Entre ellos, se destacan los siguientes:

• Tamaño de organización. La estrategia big bang a menudo funciona mejor para las pequeñas y medianas empresas, donde puede ser más fácil gestionar el proceso de transición de toda la organización a la vez, dado que tiene menos empleados y sedes. Las empresas más grandes, especialmente aquellas con estructuras organizativas complejas, pueden encontrar este enfoque demasiado arriesgado.
• Tolerancia al riesgo. Si encuentras problemas importantes cuando los empleados comiencen a utilizar el nuevo sistema ERP, ¿cuál sería el impacto en tu negocio? Un negocio que depende completamente de los sistemas que operan las 24 horas del día, los 7 días de la semana, puede estar menos inclinado a asumir los riesgos asociados con un enfoque de big bang, y tal vez podría elegir una adopción paralela, al menos para los módulos más críticos.
• Ritmo deseado del retorno de la inversión (ROI). Con una adopción por fases, es posible que puedas implementar módulos de ERP que aborden cuellos de botella específicos del negocio y, por lo tanto, generen ROI con relativa rapidez. La técnica del "big bang", por supuesto, completa toda la transición a ERP rápidamente, con el potencial de un ROI aún mayor porque la organización comienza pronto a percibir los beneficios que se acumulan cuando todos usan el mismo sistema integrado.
• Costo. Si el costo general del proyecto es una preocupación primordial, una estrategia de gran impacto puede ser atractiva porque elimina el costo de operar sistemas antiguos y nuevos al mismo tiempo.

Pasos para la implementación de un sistema ERP

Independientemente de la estrategia de implementación que elija una organización, la mayoría de los pasos coinciden. Al implementar nuevas funciones para los usuarios, la organización configura el software; toma pasos preparatorios, como capacitación, migración de datos y pruebas exhaustivas; luego despliega el software para los usuarios y proporciona formación y soporte.

Con una estrategia de "big bang", el equipo del proyecto centra sus esfuerzos en cada uno de estos pasos consecutivos. Después de la fecha de puesta en marcha, puedes centrarte únicamente en el soporte y las mejoras necesarias.

Con un enfoque por fases, el equipo puede trabajar en múltiples pasos a la vez para diferentes funciones o partes de la organización. Por ejemplo, el equipo puede estar en la etapa de despliegue de los módulos financieros principales mientras sigue trabajando en el diseño y desarrollo de la función CRM.(opens in a new tab)

Consejos para la implementación de un sistema ERP

La transición a ERP representa un cambio significativo en la forma en que opera la organización, y cualquier cambio conlleva riesgos. Estos consejos pueden ayudar a allanar el camino hacia el éxito.

• Gánate la aceptación de la alta dirección. Sin el respaldo de la alta dirección en todos los departamentos, es probable que una implementación de ERP falle. También es una buena práctica contar con un miembro de la dirección que apoye la iniciativa.
• Gestiona las expectativas. Ningún proyecto de este alcance se llevará a cabo sin algún sobresalto. Es fundamental que los empleados tengan expectativas realistas sobre la transición. Esto requiere que el equipo del proyecto mantenga una comunicación constante durante todo el proceso de implementación.
• Considera el impacto de la personalización. La mayoría de las organizaciones, y sus diversos departamentos, solicitarán alguna personalización para respaldar los procesos de negocio. Sin embargo, con el software de ERP local, una amplia personalización puede dificultar la actualización a nuevas versiones, dificultando así tu capacidad para aprovechar las nuevas funciones que buscas. En el caso de un modelo de ERP SaaS, el departamento de TI o un socio de integración puede encargarse de realizar las personalizaciones, pero de nuevo, eso supone un incremento de los costos. Antes de acumular código personalizado, observa detenidamente si los procesos se pueden ajustar. Puedes encontrarte al final con métodos más eficientes de realizar el trabajo.
• Utiliza los KPI adecuados. Su sistema ERP puede ayudarte a realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) (opens in a new tab) que permiten a la organización medir el progreso y los resultados. Pero es importante centrarse en las métricas más significativas para tus objetivos empresariales, tanto si eso significa realizar un seguimiento del crecimiento de las ventas o la eficiencia operativa.