ERP en la nube es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que se ejecuta en la plataforma de la nube de un proveedor, en lugar de en una red local, lo que permite a las organizaciones acceder a través de internet.

El software ERP integra y automatiza las funciones empresariales financieras y operativas esenciales, y proporciona una única fuente de datos que incluye: inventario, gestión de pedidos, cadena de suministro, ayuda con adquisiciones, producción, distribución, y cumplimiento. Las organizaciones acceden al software a través de Internet, por lo que todo lo que se necesita es una conexión y un navegador.

¿Qué es ERP en la nube y qué significa?

Debido a que está alojado por el proveedor y se proporciona como un servicio a las empresas, el software ERP en la nube admite la misma o mejor funcionalidad que los sistemas locales sin la mayoría de las desventajas, como las tarifas de licencia iniciales.

En su informe, IDC afirmó que “la demanda de sistemas ERP basados en la nube sigue creciendo debido a su capacidad para acceder y analizar cantidades masivas de datos casi en tiempo real”.

Esto significa entendimiento en tiempo real sobre el inventario para los equipos de ventas, liberando a los equipos financieros para que puedan vigilar de cerca el flujo de efectivo y respondan rápidamente a las auditorías u otras peticiones de datos de rendimiento.

Video: ¿Qué es ERP en la nube?

¿Cómo funciona ERP en la nube?

Los sistemas ERP en la nube funcionan con una combinación de tecnologías conectadas por redes de internet de alta velocidad. El ERP en la nube está siempre en línea y las actualizaciones de seguridad las maneja el proveedor del ERP. Tu equipo solo debe preocuparse por iniciar sesión y utilizar el sistema ERP y sus datos subyacentes. Esto puede generar un costo de propiedad más bajo que los sistemas de ERP anteriores alojados en los servidores propiedad de la empresa.

En muchos casos, los usuarios pueden acceder a los ERP en la nube desde dispositivos móviles o computadoras de escritorio. Incluyen una amplia gama de aplicaciones empresariales para mantener su negocio funcionando de manera eficiente con un enfoque en una experiencia del cliente positiva y resultados empresariales rentables.

Los ERP basados en la nube ofrecen una capacidad casi infinita para escalar y capacitar a su equipo para acceder a cualquier información que necesiten donde sea que les lleve su trabajo, desde reuniones de ventas con clientes hasta lugares de trabajo remotos o su oficina en casa. La capacidad de iniciar sesión de forma segura desde cualquier lugar no se puede subestimar en el entorno empresarial posterior a la pandemia del COVID, donde más trabajadores que nunca trabajan desde casa y otras ubicaciones remotas.

Entre las principales funciones se incluyen la capacidad de acceder a información sobre clientes, historiales de ventas, datos financieros, herramientas de gestión de recursos humanos, métricas operativas en tiempo real, estado de la cadena de suministro y mucho más. Un ERP en la nube puede unir prácticamente cualquier sistema informático que requiera tu empresa.

Dependiendo de las necesidades de tu negocio, puedes elegir entre distintos modelos de implementación con módulos y configuraciones optimizados para tu tipo de empresa. Esto puede mantener a tu equipo centrado en las métricas y el flujo de trabajo adecuados para alcanzar los objetivos de tu empresa.

Componentes del software ERP en la nube

Todo el software ERP en la nube proporciona funciones financieras y contables gráficas. A partir de ahí, los tipos de módulos o aplicaciones que una organización decide implementar dependen de su sector y de sus necesidades empresariales específicas. Los módulos disponibles de ERP en la nube incluyen:

ERP en la nube: conceptos

Para saber qué es ERP, es importante comprender algunos conceptos básicos asociados con ERP en la nube a medida que profundizamos en el tema:

  1. Estrategia de implementación: el software ERP se puede implementar localmente en servidores alojados privados o adquirirse en un modelo “como servicio”. La funcionalidad de ERP en la nube se puede dar más rápidamente, aunque en ambos casos las empresas deben reservar tiempo para la planificación, la migración de datos, la personalización, la configuración, y la formación del personal.
  2. ERP basado en la nube: software de planificación de recursos empresariales alojado fuera de las instalaciones, en los servidores del proveedor de ERP y proporcionado como un servicio, al que se accede a través de un navegador web.
  3. ERP en las instalaciones (local): software de planificación de recursos empresariales instalado localmente en los computadores y servidores de una empresa, y gestionado por personal informático interno o contratado. El software y su infraestructura de apoyo se gestionan, almacenan y mantienen internamente.
  4. ERP alojado: una empresa o un proveedor de alojamiento gestiona la implementación del software ERP, así como la infraestructura asociada. Los modelos de implementación alojados se utilizan con frecuencia cuando las empresas buscan subcontratar operaciones de TI. Aunque esta configuración ofrece algunos beneficios de la nube, no es un verdadero modelo “como servicio”.
  5. Seguridad de extremo a extremo: una conexión segura y cifrada entre un proveedor de ERP basado en la nube y sus clientes.
  6. Licencia de suscripción: la empresa paga una tarifa de suscripción fija en intervalos de tiempo específicos (anual o mensual) para utilizar el software. Esa tarifa normalmente incluye todo el mantenimiento y las actualizaciones del software y puede cobrarse por usuario o por organización.

ERP en la nube vs. ERP en las instalaciones (local)

Es desglose anterior probablemente suscita la pregunta: si los sistemas ERP basados en la nube y los sistemas locales ERP ofrecen funciones similares, ¿por qué elegir la nube?

El ERP local es un software instalado y gestionado por el personal informático de la empresa o por un proveedor de servicios gestionados. La empresa otorga la licencia de la plataforma de software principal por adelantado, y luego compra o alquila redes y almacenamiento de nivel empresarial para ejecutar y alojar físicamente el software y los datos asociados.

Las empresas que utilizan un ERP local incurren en costos adicionales de mantenimiento, resolución de problemas, software complementario, actualizaciones y personalizaciones. El software antivirus y de seguridad, así como los sistemas de almacenamiento y copia de seguridad de los servidores, también son costos adicionales necesarios.

El ERP basado en la nube, por el contrario, está alojado y gestionado por el proveedor, que proporciona el software en un modelo "como servicio" a través de la nube. El proveedor es responsable de la aplicación, el almacenamiento de datos, el sistema operativo subyacente, los servidores, la infraestructura física del centro de datos y la instalación de actualizaciones de seguridad y mejoras de las funciones.

Aunque la diferencia más obvia entre qué es ERP local y ERP en la nube es dónde se ejecuta el software y quién lo gestiona, hay otras distinciones importantes.

Tipos de software ERP en la nube

Para empezar, no todas las nubes son iguales. Algunos proveedores de ERP heredados han adaptado su software para ejecutarlo desde sus propios centros de datos conectados a internet.

Las empresas que implementan estos sistemas ERP pueden perderse todas las ventajas de los ERP basados en la nube, como las actualizaciones simplificadas y la solidez del modelo de centro de datos en la nube, donde un conjunto masivo de recursos da soporte a las aplicaciones en lugar de dedicar infraestructura a componentes de software individuales.

También hay varios tipos de software ERP en la nube:

  • SaaS multiusuario: una única versión del software ERP y su infraestructura asociada sirve a múltiples organizaciones. Sin embargo, aunque cada organización utilice el mismo software y esté alojada en los mismos servidores, los datos de una empresa permanecen inaccesibles para las demás. Un verdadero sistema ERP en la nube suele ser un SaaS multiusuario.
  • SaaS de un único usuario: una única versión del software ERP y su infraestructura asociada sirve a una sola organización. En otras palabras, los datos de una organización se alojan en servidores privados que ejecutan una única instancia de software. Algunos proveedores de ERP en la nube ofrecen a los clientes la opción de ejecutar una instancia privada o una instancia compartida.
  • Nube pública: propiedad del proveedor de servicios, múltiples organizaciones comparten los servicios de computación en nube. Sin embargo, los datos y las aplicaciones de cada organización son inaccesibles para las demás. Algunos ejemplos de nube pública son Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure y Oracle Cloud.
  • Nube privada: un servicio que no se comparte con ninguna otra organización.
  • ERP híbrido: tal como suena, un enfoque ERP híbrido combina software local con una nube privada o pública para computación, almacenamiento y servicios.

8 beneficios del software ERP en la nube

  1. Costos iniciales de infraestructura y funcionamiento (operación).

    Uno de los mayores beneficios de una solución ERP basada en la nube es la reducción general de los costos, que comienza en la implementación. Con un ERP local, una empresa incurrirá en costos iniciales de compra de servidores, creación de bases de datos, implementación inicial, consultores, personal de TI, seguridad y copias de seguridad.

    Las empresas con un sistema ERP local se encontrarán con costos adicionales de mantenimiento, recursos internos especializados o de guardia, mejoras y actualizaciones, así como servidores adicionales a medida que la empresa crezca.

    El ERP en la nube generalmente cuesta aproximadamente un 30 % menos que el ERP local. Dado que el proveedor de ERP en la nube aloja y administra el software en sus propios servidores, las empresas evitan costos iniciales de infraestructura, así como costos adicionales de personal de TI (personal de informática), mantenimiento, seguridad y actualizaciones. El proveedor proporciona soporte informático continuo.

  2. Velocidad de implementación.

    Uno de los mayores obstáculos de cualquier nueva solución ERP es el tiempo de implementación, que puede afectar directamente al tiempo de inactividad de la empresa y al tiempo de obtención de valor: en un estudio, aproximadamente la mitad de las empresas afirmaron que sus implementaciones finalizaron en el tiempo previsto.

    Normalmente, una empresa puede ponerse en marcha más rápidamente con un sistema ERP basado en la nube que con un sistema en las instalaciones (local), ya que no requiere seleccionar y configurar el hardware ni contratar y entrenar al personal informático.

  3. Accesibilidad.

    Los usuarios de ERP en la nube pueden acceder a la información empresarial en tiempo real, desde cualquier lugar y dispositivo. Esto garantiza que los empleados de toda la organización trabajen con los mismos datos, independientemente de la unidad de negocio o la ubicación, y que puedan tomar decisiones con mayor rapidez y confianza.

  4. Escalabilidad.

    Sin los desafíos de agregar más servidores para más usuarios, ubicaciones o filiales, las soluciones ERP basadas en la nube facilitan la ampliación de una empresa. A medida que crece una empresa, crece el ERP en la nube.

    Una organización puede empezar con la funcionalidad básica y agregar más según sea necesario, sin necesidad de añadir más hardware. Sin mencionar que una solución ERP en la nube permite a los usuarios de todo el mundo acceder a información empresarial simplemente conectándose a internet. No se necesitan servidores locales, por lo que a medida que una empresa crece mediante fusión o adquisición, las nuevas unidades pueden ponerse en línea rápidamente.

    Los proveedores de soluciones en la nube suelen poseer centros de datos en todo el mundo y mantienen los datos de cada cliente en varias ubicaciones, proporcionando un servicio mejor y más fiable que el que la mayoría de las empresas podrían gestionar por sí mismas. Los proveedores de software en la nube normalmente se esfuerzan por lograr una disponibilidad del 99,99 %, lo que se traduce en que los clientes experimentan menos de ocho minutos de tiempo de inactividad no planificado cada año.

  5. Personalizaciones y agilidad.

    Al igual que el ERP basado en la nube puede escalar con una organización, también puede personalizarse más fácilmente para adaptarse a las necesidades de la empresa, desde el principio o con el tiempo, a medida que la empresa crece y evoluciona. Si bien el software ERP local se puede personalizar, esas personalizaciones están vinculadas al software actual y tal vez sean difíciles de reimplementar con versiones futuras, especialmente si las integraciones se desarrollaron internamente. Esta es una de las principales razones por las cuales algunas empresas evitan actualizar sus sistemas ERP locales y continúan utilizando tecnología obsoleta.

    Además, los sistemas de ERP en la nube tienden a integrarse bien con otros productos basados en la nube, y se pueden añadir nuevos módulos a un sistema ERP en la nube sin tiempo de inactividad ni hardware adicional. Este tipo de agilidad permite a una empresa seguir siendo proactiva en lugar de reactiva, adaptándose más rápidamente a los cambios de la industria, las tendencias de los consumidores, las circunstancias imprevistas y más.

  6. Mejoras.

    Los proveedores de ERP en la nube suelen gestionar todas las mejoras y actualizaciones del sistema de forma continua, manteniéndose al día con las necesidades empresariales en evolución, y garantizando que los clientes utilicen la tecnología más actualizada.

    Actualizar o mejorar el software ERP local requiere más tiempo e incluso puede implicar la contratación de contratistas para gestionar el proceso. Con el ERP en la nube, las actualizaciones pueden tardar tan solo 30 minutos y, por lo general, ocurren fuera del horario laboral para evitar interrupciones en la empresa.

  7. Seguridad, conformidad y recuperación en caso de desastres.

    Depender de un proveedor externo para albergar de forma segura los datos empresariales de una empresa es una preocupación comprensible para muchas organizaciones. Sin embargo, los proveedores de ERP basados en la nube pueden ofrecer mejor seguridad y cumplimiento de lo que las empresas podrían permitirse de otro modo.

    Además, una empresa puede tener la confianza de que sus datos siempre tienen una copia de seguridad, y que el proveedor cuenta con procedimientos de recuperación ante desastres planificados y practicados.

    A menos que las organizaciones cuenten con un plan de recuperación de desastres y continuidad del negocio, las soluciones ERP locales conllevan el riesgo de una pérdida catastrófica de datos en caso de fallo del hardware o del software, o de un desastre natural, incendio o robo.

    Los proveedores de nube suelen ofrecer seguridad de nivel empresarial y cifrado de datos de extremo a extremo entre el proveedor y la organización. Hay que tener en cuenta que las empresas son responsables de la gestión de la identidad, del acceso de los usuarios de ERP en la nube, y de la seguridad de los dispositivos, como PC o smartphones.

  8. Resiliencia y acceso al almacenamiento.

    Si el hardware local falla, una empresa podría gastar una cantidad considerable de tiempo y dinero transfiriendo datos a un nuevo sistema de almacenamiento. Con el ERP basado en la nube, los datos se alojan en los centros de datos del proveedor, normalmente de forma redundante y dispersos geográficamente.

    Esto también es beneficioso en términos de proporcionar acceso a la información y los datos empresariales a través de Internet, una consideración importante a medida que más puestos de trabajo y operaciones se mueven en línea y las empresas tratan de automatizar y optimizar los procesos de negocio.

Desafíos de ERP en la nube

Aunque la tendencia se dirige claramente hacia un mayor uso de la nube, hay retos potenciales a los que pueden enfrentarse las organizaciones:

  • Sistemas heredados. Si una empresa más grande que ha estado utilizando un sistema ERP local durante muchos años busca cambiar a un ERP basado en la nube, la migración puede ser un desafío y requerir mucho tiempo y experiencia.
  • Resistencia al cambio. Las empresas más grandes, con grandes equipos administrativos y de TI, pueden experimentar el rechazo de las principales partes interesadas. Al trasladar el software ERP fuera de las instalaciones, los administradores pierden parte del control sobre los procesos que se automatizan, y con el proveedor gestionando todo el mantenimiento y la infraestructura, los equipos de TI pierden el control sobre determinados procesos operativos.
  • Cumplimiento normativo. Las empresas con políticas de ciberseguridad especialmente estrictas, restricciones en torno al alojamiento de información de clientes en la nube y problemas de cumplimiento normativo pueden no experimentar todas las ventajas de una solución ERP basada en la nube. Aún así, los principales proveedores de "software como servicio" han logrado avances en el cumplimiento de normas como HIPAA y GDPR y, por lo general, pueden adaptarse a mandatos relacionados con la soberanía y la ubicación de los datos, así que no asuma que está restringido al ERP local.

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Preguntas frecuentes sobre ERP en la nube

¿Por qué es mejor ERP en la nube?

Los sistemas ERP en la nube son superiores a los ERP locales por varias razones importantes. Los sistemas ERP en la nube son accesibles desde cualquier lugar, están casi siempre en línea y no requieren los mismos recursos de TI de la empresa para el mantenimiento y las actualizaciones.

A largo plazo, las soluciones ERP en la nube pueden ofrecer un ahorro de costos y un mejor rendimiento. Los sistemas ERP en la nube son posiblemente la solución más segura y eficiente para permitir que su equipo acceda a los datos y a los sistemas fundamentales de la empresa para completar mejor su trabajo.

¿Cuál es la diferencia entre ERP y computación en nube?

Un ERP en la nube utiliza muchos de los mismos recursos digitales que la computación en la nube. Sin embargo, la computación en nube se centra principalmente en la gestión de grandes cálculos, mientras que los sistemas ERP en nube le ofrecen un conjunto de aplicaciones para gestionar su empresa.

¿Cuántas empresas utilizan ERP en la nube?

Según una encuesta reciente, el 21% de las empresas utilizan sistemas ERP en la nube, es decir, aproximadamente una de cada cinco corporaciones. El 15% de las empresas que utilizan SaaS lo hacen en sus instalaciones, mientras que la gran mayoría prefiere los servicios basados en la nube. Ve más insights sobre ERP aquí.