Las empresas suelen confiar en los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para consolidar y organizar la información en toda la organización. Históricamente, ellas instalaban un software ERP en sus servidores locales y otras infraestructuras de su propiedad, lo que ahora se conoce comúnmente como on-premises.

Aunque estas soluciones on-premises ayudaron a las empresas a funcionar de forma más inteligente y aportaron grandes beneficios, hay algunas áreas en las que se quedan cortas, sobre todo en lo que se refiere a costos, agilidad y mantenimiento. Por otro lado, los sistemas de ERP alojados en la nube resuelven muchos de estos problemas que vienen con las soluciones on-premises y ofrecen una serie de ventajas sobre sus homólogos en sitio.

¿Pero qué es exactamente una plataforma ERP en la nube y por qué una organización querría trasladar a la nube su sistema empresarial fundamental?

¿Qué es ERP en la nube?

En términos generales, los sistemas ERP integran las operaciones en finanzas, gestión de inventario y órdenes, gestión de la cadena de suministro, recursos humanos y más, lo que lleva a mejoras en los procesos empresariales para el 95% de las compañías que los utilizan.

Sin embargo, a diferencia de los sistemas on-premises, un sistema de ERP alojado en la nube se ejecuta en servidores de proveedores a los que se accede a través de internet.

Hay varias versiones de ERP en la nube. Algunos proveedores de servicios en la nube simplemente gestionan el mismo software on-premises en su centro de datos y lo ofrecen a los clientes a través de internet. Esto se conoce como alojamiento. Otro modelo más popular es el software como servicio (SaaS).

SaaS funciona con una arquitectura multiusuario, lo que significa que todos los clientes utilizan la misma versión del software, separada a nivel de base de datos. Esto crea economías de escala, porque el proveedor solo tiene que mantener un código base y todas las personalizaciones e integraciones se trasladan automáticamente con cada actualización.

Las actualizaciones también requieren pequeños esfuerzos por parte de los clientes y son más frecuentes en el modelo SaaS.

¿Por qué pasar del entorno on-premises a Cloud ERP?

Los sistemas on-premises requieren que los clientes mantengan los servidores y demás hardware en su propio centro de datos. Estos sistemas en sitio a menudo requieren una inversión significativa de hardware, software, espacio y personal para implementarlos y mantenerlos en funcionamiento.

Las actualizaciones también son problemáticas, porque muchas empresas ajustan fuertemente el software a sus necesidades particulares.

Cuando el proveedor lanza mejoras en forma de actualización, es necesario probar los ajustes e integraciones, y es posible que sea necesario volver a capacitar a los usuarios, lo que puede provocar interrupciones significativas en el negocio y, de hecho, una nueva implementación. Como resultado, muchas empresas renuncian a las actualizaciones y luego se quedan atrapadas en versiones anteriores del software, lo que algunas veces se conoce como “version lock” o “bloqueo por versión”.

En general, las soluciones ERP en la nube ofrecen un enfoque más eficiente, lo que permite a las empresas aprovechar una tremenda potencia informática.

Migrar de un sistema on-premises a ERP en la nube generalmente ofrece menores costos iniciales, una implementación más rápida y un uso reducido de los recursos físicos y de personal. Las empresas pueden volverse más ágiles con los sistemas alojados en la nube porque son altamente adaptables y escalables.

También permite a los líderes centrarse en sus asuntos y encontrar formas de crecer, ya que deja al proveedor todo el trabajo relacionado con corrección de errores, revisiones y actualizaciones.

12 razones para migrar a ERP en la nube

Hay muchas razones por las que una empresa debería migrar de un sistema on-premises a ERP en la nube, pero estas son algunas de las más relevantes:

  1. Reducción de costos

    Los costos iniciales de la implementación del software ERP en la nube son significativamente más bajos que los sistemas on-premises, y los costos corrientes pueden ser menores.

    Después de la implementación, los costos de suscripción pueden ser inferiores, teniendo en cuenta puntos como mantenimiento y actualización del hardware necesarios. Eliminar estos costos puede ser vital para las organizaciones más pequeñas que no pueden sostener el alto costo inicial de un ERP on-premises, incluso si la tecnología beneficia a la empresa.

  2. Actualizaciones y mantenimiento

    Dado que el proveedor alojr y mantenga toda la infraestructura del sistema, las empresas no tienen que preocuparse por las actualizaciones o el mantenimiento de su software de ERP. El proveedor mantiene la base de datos, los servidores y otra infraestructura, y envía automáticamente nuevas actualizaciones o revisiones a todos los clientes, lo que garantiza que el software sea seguro y cumpla con todas las normas y regulaciones aplicables. Un único proveedor se encarga de cualquier problema que pueda surgir, lo que aumenta la responsabilidad.

    Además, al tratarse de un servicio por suscripción, los proveedores de ERP en la nube ofrecen asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para solucionar los problemas de inmediato.

    Dado que la empresa depende de la disponibilidad de su servicio, los proveedores de ERP en la nube suelen ofrecer un mayor tiempo de actividad y seguridad que el que una empresa puede proporcionar al personal de TI interno.

  3. Acceso a las tecnologías emergentes

    La tecnología de hoy evoluciona a un ritmo impresionante. No es suficiente que las empresas simplemente se mantengan al ritmo de la competencia. Deben superarla. La analítica avanzada, la inteligencia artificial, el aprendizaje automatizado y otras innovaciones técnicas ofrecen la capacidad de aprovechar inmensas cantidades de datos para hacer previsiones más precisas, descubrir información oculta, mejorar las operaciones y desarrollar nuevas ofertas de innovación.

    Sin embargo, la implementación de estas tecnologías emergentes también ha requerido inversiones significativas en infraestructura y procesamiento de datos, así como en personal con experiencia tecnológica específica, todo lo cual ha puesto históricamente esta revolucionaria tecnología fuera del alcance de la mayoría de las empresas.

    ERP en la nube proporciona una forma más rápida y económica de aprovechar estas tecnologías, y elimina muchos de los obstáculos relacionados con los costos y los recursos con inteligencia artificial, machine learning, análisis sofisticados y otras herramientas de inteligencia empresarial ya integradas en el servicio. Esto significa que las empresas pueden aprovechar mejor los múltiples beneficios que esta nueva tecnología proporciona sin la infraestructura física, los costos o el talento tecnológico que se requiere para los sistemas on-premises.

    Por ejemplo, debido al ahorro de costos, las actualizaciones automáticas, la escalabilidad y la adaptabilidad que General Electric obtuvo después de pasar del sistema on premises a un sistema ERP en la nube, su división de impresión 3D pudo aprovechar las innovaciones en ese espacio para desarrollar y lanzar ideas más rápido y convertirse en un motor de crecimiento dentro del mundo de la fabricación 3D.

  4. Seguridad

    Algunas empresas aún no confían en trasladar sus datos financieros a la nube, a menudo por preocupaciones de seguridad. Aunque algunos suelen ver esto como una desventaja de los sistemas ERP alojados en la nube, La seguridad en la nube suele ser superior a la de los sistemas de ERP on-premises.

    La tecnología de la nube actualmente es muy segura, con cifrado de última generación, autenticación multifactor y otras medidas de seguridad esenciales integradas en cada pieza del sistema. Además, los servidores de ERP en la nube se encuentran en instalaciones seguras y centralizadas, lo que reduce el riesgo de robo físico.

    Una vez más, gracias a las economías de escala, los proveedores de ERP en la nube generalmente pueden dedicar más recursos a la seguridad física, de bases de datos y de aplicaciones que una empresa individual.

  5. Implementación

    Las soluciones en la nube se pueden configurar e implementar significativamente más rápido que los sistemas locales, y la mayoría tardan menos de 100 días. Esto se debe a que el proveedor es responsable de activar el hardware y el software.

    Así reduce el tiempo de inactividad, mientras se realiza el cambio y permite a las empresas moverse rápidamente para satisfacer la creciente demanda o adaptarse a un mercado que cambia velozmente.

  6. Datos en tiempo real

    El ERP en la nube ofrece datos en tiempo real mejor que los sistemas antiguos debido al software ERP. Dado que las aplicaciones y los datos se alojan en una ubicación de nube central, la información proporcionada siempre está actualizada.

    Eliminar las lagunas de varios puntos de integración de software reduce las posibilidades de datos inexactos para informes y previsiones.

  7. Personalización más sencilla

    La configuración de sistemas on-premises para cumplir objetivos de negocio específicos es más costosa y requiere una mayor inversión de tiempo y recursos de personal de TI que ERP basado en la nube, por cuanto la misma empresa debe realizar todo internamente.

    Esto incluye combinar correctamente las funcionalidades de ERP y aplicaciones de terceros y realizar las actualizaciones de software y hardware necesarias. Todo esto es más grave en empresas que carecen de un personal de TI con experiencia en el desarrollo de soluciones de recursos empresariales. Esto combinado puede hacer que la personalización completa de los sistemas on-premises sea insostenible, lo que dificulta los objetivos de negocio.

    En comparación, personalizar soluciones ERP en la nube es un proceso simplificado y menos costoso, ya que los ajustes se gestionan por parte del proveedor. No hay gastos adicionales de hardware o software y no se necesita experiencia en ERP para que las empresas puedan diseñar su sistema para que funcione mejor de acuerdo a su situación particular con una inversión mínima.

  8. Cumplimiento simplificado

    Para las empresas de finanzas, salud, defensa y otros sectores altamente regulados, actualizar manualmente los sistemas de ERP on-premises para cumplir con las regulaciones es algo frecuente y costoso. Se espera que las empresas mantengan un conocimiento casi omnisciente de las constantes actualizaciones de las normas federales, nacionales e internacionales para seguir cumpliendo con la normativa y evitar multas y otras consecuencias legales. Entonces deben integrar los cambios en su sistema, con las actualizaciones de software y hardware según sea necesario.

    Por otro lado, los proveedores de ERP en la nube son proactivos a la hora de cumplir con las disposiciones federales, nacionales e internacionales, como HIPPA, GDPR y GAAP. Estas y otras regulaciones ya están incorporadas al software de ERP en la nube y se actualizan automáticamente para garantizar que las empresas siempre satisfagan o superen los criterios de cumplimiento. Muchos sistemas de ERP en la nube también tienen una funcionalidad de localización que permite a las empresas adoptar las regulaciones de distintos países para facilitar el cumplimiento en las operaciones globales.

  9. Accesibilidad

    Los sistemas ERP en la nube son accesibles desde cualquier dispositivo (computadores portátiles, smartphones, tabletas) con conexión a Internet y un navegador, lo que permite introducir, compilar y colaborar en los datos desde cualquier lugar. Esto permite que diferentes dependencias o unidades de negocio trabajen en distintas ubicaciones y países de la empresa mediante una única instancia del software sin necesidad de una VPN dedicada como con los sistemas on-premises.

    Y lo que es más importante, el acceso a ERP en la nube cuesta menos: no es necesario comprar y mantener una VPN o un software de emulación.

    Una plataforma de ERP en la nube también permite a los responsables de la toma de decisiones permanecer conectados cuando viajan o fuera del horario de trabajo habitual y ofrece a las empresas una mayor reserva de talento a la cual recurrir, ya que pueden contratar más fácilmente a trabajadores remotos.

  10. Ampliación

    La rápida y casi ilimitada escalabilidad que proporcionan los sistemas de ERP en la nube es inviable con ERP on-premises. La ampliación de los sistemas en sitio requiere actualizar o rediseñar varios componentes de hardware para satisfacer las necesidades crecientes, una tarea costosa y complicada.

    El diseño flexible de soluciones en la nube permite aumentar o disminuir el uso de recursos según sea necesario, lo que permite al sistema ERP crecer con el negocio. Puede ampliarse fácilmente para dar cabida a una avalancha de nuevas contrataciones, la adquisición de otra empresa o la incorporación de nuevas líneas de productos o unidades de negocio.

    También cuesta menos implementar ERP en la nube en varias ubicaciones, porque la configuración se puede hacer de forma remota. Esto significa que las inversiones en hardware son mínimas y no es necesario enviar un equipo de implementación a cada ubicación.

  11. Recuperación ante desastres

    En caso de falla en el hardware, incendio, inundación o robo, es crucial poder recuperar los datos perdidos y continuar las operaciones con el menor tiempo de inactividad posible. Aunque la prevención de desastres y la recuperación son los pilares de la infraestructura y los sistemas tecnológicos de una empresa, la mayoría de las empresas son laxas en esta área y asumen algo de riesgo si una pérdida de datos catastrófica afecta su ERP on-premises.

    Los servicios de ERP en la nube están diseñados teniendo en cuenta la recuperación ante desastres y ofrecen soluciones integradas, como tener copias de datos almacenadas en varias ubicaciones geográficas para evitar puntos de fallo únicos, y cambiar automáticamente a datos de copia de seguridad cuando se detecta una falla.

  12. Tranquilidad

    Por lo general, los sistemas ERP on-premises se enfrentan a una fecha de fin de vida útil en la que los proveedores de los distintos componentes dejan de ofrecer actualizaciones y revisiones de software, actualizaciones y reparaciones de hardware, e incluso dejan de atender las llamadas de soporte técnico para esos productos.

Los proveedores de ERP en la nube siguen manteniendo un soporte completo mientras se proporcionan los servicios, lo que prolonga la vida útil de una solución de cloud ERP más allá de los sistemas on-premises y reduce la necesidad de rotación de personal técnico. También cuesta menos implementar ERP en la nube en varias ubicaciones o regiones geográficas, y la configuración se puede hacer de forma remota, sin necesidad de enviar un equipo de implementación a cada ubicación.

Migrar a la nube lo vale

A pesar de estos beneficios, muchos responsables de esta decisión aún pueden cuestionar la necesidad de migrar a una plataforma de ERP en la nube.

Crear una oportunidad de negocio de ERP en la nube comienza con reconocer lo que este tipo de sistema puede hacer por la empresa, como reducir costos, aumentar los ingresos, optimizar recursos y procesos o resolver problemas específicos.

Una vez identificados estos elementos, los responsables de la toma de decisiones deben establecer el valor de resolver los problemas de la organización. Este valor puede representarse contablemente en forma de beneficios tangibles (por ejemplo, aumentos de ingresos o ahorros de costos) o beneficios cualitativos indirectos (por ejemplo, aumento de la productividad). La propuesta debe tener en cuenta varios factores cruciales, entre ellos:

  • ¿Cómo se comparan las tarifas de suscripción de una solución ERP en la nube con los costos iniciales de licencia del sistema on-premises existente?
  • ¿Cuánto se espera que ahorre un sistema de ERP basado en la nube en términos de mantenimiento y soporte, hardware, centro de datos, personal y otros costos de TI?
  • ¿Cómo se beneficiará cada unidad de negocio?
  • ¿Cómo se logrará que operaciones como gestión de inventarios, reconocimiento de ingresos, análisis y previsión a nivel de toda la organización sean más fluidas y sencillas?

Otro aspecto fundamental a tener en cuenta es que muchos proveedores de ERP on-premises están haciendo el cambio a la nube por sí mismos. En muchos de estos casos, los proveedores están dejando de priorizar el desarrollo y soporte de los sistemas on-premises heredados de los clientes, lo que dificulta mantener y actualizar el software y la infraestructura.

Incluso cuando las empresas optan por migrar a un sistema ERP en la nube, la actualización es básicamente una nueva implementación, por lo que tiene sentido hacer la comparación para asegurarse de que los costos, funcionalidades y otras necesidades estén completamente cubiertos en lugar de quedarse con el mismo proveedor, solo porque es conocido.

Además de los beneficios comunes de ERP en la nube mencionados anteriormente, el retorno de la inversión (ROI) esperado a menudo es fundamental para los responsables de la toma de decisiones. La fórmula de ROI de ERP es:

ROI = Beneficios financieros de ERP/Costo total de propiedad

Se calcula dividiendo la cantidad esperada que el sistema ERP ha contribuido al resultado final en el costo total de propiedad del sistema, y luego la cifra resultante se multiplica por 100 para obtener un porcentaje. Para estos propósitos, las ventajas financieras incluyen beneficios directos como el aumento de ventas, y otros indirectos como el ahorro de costos. La tabla de contenido incluye la implementación, las tarifas de suscripción, el personal, la capacitación y el mantenimiento.

Por ejemplo, un sistema de ERP en la nube que tiene un beneficio total esperado de USD 100 000 y un costo total de implementación de USD 75 000, tiene un ROI del 133%.

El retorno de la inversión es de particular interés para los directores financieros y otros responsables de la toma de decisiones que desean minimizar los gastos de capital y reducir al tiempo los costos operativos. Los principales defensores de la solución de ERP suelen ser el personal de finanzas y contabilidad. Una encuesta de 255 empresas encontró que el 89% de los encuestados identificó la contabilidad como la función más esencial del sistema de ERP.

Un factor importante en el sentir de los directores financieros es el deseo de controlar los costos no planificados de la ejecución de un sistema de ERP on-premises, como servidores que se caen, interruptores de red que se rompen, fallos de hardware, pérdida de datos, etc.

En resumen, cada componente de un sistema on-premises representa un posible gasto inesperado. La tecnología de ERP en la nube elimina la mayoría de los elementos variables y mitiga muchos gastos no planificados, al reducir significativamente los gastos de capital en hardware y software, implementación y personal de TI. El modelo de suscripción también proporciona costos más predecibles.

Esencialmente, dar el paso para migrar a ERP en la nube significa desarrollar una narrativa para el cambio y apoyar esa narrativa con cifras concretas.

Casos de éxito en la nube

Para muchas empresas, migrar de un sistema ERP on-premises a uno en la nube ha sido una decisión gratificante. Estas empresas suelen citar la velocidad a la que se puede implementar un sistema ERP en la nube, el importante ahorro de costos y cómo el ERP en la nube respalda el crecimiento.

Despliegue rápido

Las empresas que eligen una solución de ERP en la nube pueden beneficiarse de su implementación más rápida y sencilla. Permite a las empresas empezar a funcionar rápidamente con funcionalidad escalable que permite ajustes rápidos y puede apoyar nuevas iniciativas.

Por ejemplo, después de separarse de su empresa matriz anterior, Intuit, Quicken necesitaba hacer un cambio rápido del sistema ERP de Intuit a NetSuite como necesidad de su reorganización. El sistema ERP en la nube de NetSuite facilitó la migración y minimizó los problemas durante un tiempo prolongado.

Del mismo modo, el ERP alojado en la nube permitió a Sourcingpartner sustituir su tecnología de inventario y logística para satisfacer la creciente demanda de una base de clientes ampliada y nuevas líneas de productos. Sourcingpartner implementó NetSuite en solo 95 días, justo a tiempo para la temporada más movida del año.

Ahorro de costos

ERP en la nube puede ofrecer un ahorro de costos significativo, tanto en funcionalidad como en el costo total de propiedad. Por ejemplo, el distribuidor Right Way Medical necesitaba reemplazar su combinación de cinco sistemas, incluidos QuickBooks y Excel, por un ERP holístico alojado en la nube. La compañía ahora funciona solamente con NetSuite, además de su herramienta propietaria de activos fijos. NetSuite realiza el trabajo de dos o tres empleados y reduce los días del proceso de facturación de la compañía, lo que ahorra tiempo y costos.

Del mismo modo, el mayor fabricante de alfombras del mundo, Shaw Industries, adoptó NetSuite para dirigir sus subsidiarias en China, donde lanzó una planta de casi 20.000 metros cuadrados con 250 trabajadores, y otros países, como parte de un enfoque de ERP de dos niveles. Shaw finalizó esta ambiciosa tarea antes de lo previsto y a una fracción del costo de los sistemas on-premises.

El ERP #1 en la nube

Tour gratuito de producto

Migración a la nube con NetSuite

Seleccionar el proveedor de ERP en la nube y el partner de implementación adecuados puede garantizar el éxito del cambio de un sistema de ERP on-premises a otro en la nube.

Con más de clientes, NetSuite ha ayudado a muchas empresas a migrar a la nube y a darse cuenta de las ventajas de este modelo de despliegue. La plataforma unificada de ERP de NetSuite permite a las empresas obtener una visión completa de su organización en un solo lugar e impulsar mejoras operativas en finanzas, gestión de la cadena de suministro, recursos humanos y gestión de clientes.

Los resultados son negocios más eficientes, que a menudo pueden reducir costos y aumentar la rentabilidad, como ilustra la sección anterior.

El ERP en la nube unifica los departamentos empresariales aislados y permite a las organizaciones resolver desafíos, mejorar procesos y cumplir objetivos. En última instancia, el cloud ERP tiene cuatro ventajas principales:

  • Proporciona a las empresas la agilidad para satisfacer las demandas de un mercado en rápida evolución.
  • Facilita una mayor productividad, ingresos y crecimiento a un costo mínimo.
  • Permite a las empresas ampliar y reducir la infraestructura y las aplicaciones tecnológicas según su necesidad.
  • Fomenta el desarrollo aumentando la viabilidad y la capacidad de nuevos productos y servicios.

Todos estos beneficios lo convierten en una inversión valiosa para muchas empresas diferentes en una variedad de industrias. Con el tiempo, muchos de ellos se darán cuenta de las ventajas de gestionar su negocio en la nube y realizarán la migración.