Cómo elegir los KPI adecuados para tu empresa

Los indicadores clave de rendimiento (KPI – en inglés Key Performance Indicators) son métricas empresariales cuantificables que rastrean y miden el progreso de una organización hacia sus objetivos estratégicos. Más que simples números, los KPI cuentan una historia sobre lo bien que se está desempeñando una empresa. Estos indicadores varían según la industria, la empresa e incluso los departamentos separados dentro de una empresa. ¿Cuáles KPI son los adecuados para tu empresa? Esta visión general detalla por qué son importantes los KPI, las características de un buen KPI y lo que puedes aprender de ellos.

¿Qué es un KPI?

Un KPI mide el rendimiento de una compañía con respecto a sus principales objetivos empresariales. Los KPI de alto nivel se centran en el rendimiento general de una empresa, mientras que los de nivel inferior se centran en los procesos departamentales, productos y productividad. Una empresa no necesita monitorear demasiados KPI: no más de 10 es una regla general. Después de todo, medir todo nubla la imagen de lo que más importa a la organización.

Hay muchos tipos diferentes de KPI. Algunos se centran en métricas de rendimiento financiero(opens in a new tab), como la tasa de crecimiento de los ingresos y el margen de beneficio neto. Otros se centran en los clientes, como la satisfacción o la rotación. Otros KPI se centran en las operaciones, como el tiempo de comercialización y el retorno de la inversión, mientras que otros se concentran en métricas de gestión de empleados o talento(opens in a new tab), como la retención y la rotación de la fuerza laboral. Juntos, y con el tiempo, los KPI revelan tendencias y otros conocimientos basados en datos que informan la toma de decisiones.

¿Por qué son importantes los KPI para tu empresa?

Los KPI (Indicadores Clave de Desempeño) rastrean las métricas más importantes para lograr los objetivos estratégicos de una empresa. Son particularmente significativos cuando se analizan en conjunto con otros KPI, a menudo en un panel de control que proporciona una visión integral de cómo funcionan los diferentes aspectos de una empresa. Los KPI proporcionan una variedad de insights valiosos. Entre los más importantes:

• Monitorean la salud de la empresa: los KPI se pueden agrupar de diversas maneras: organizacionales u operativos, principales o rezagados, y por cliente, finanzas, crecimiento o proceso. Tomados en conjunto, indican qué tan bien está funcionando una organización.
• Miden el progreso: los KPI, por definición, miden el progreso en los objetivos empresariales clave de una organización. Si uno de los objetivos de una empresa es aumentar las ventas anuales en un 20 %, entonces los KPI como el crecimiento mensual de las ventas y las reservas mensuales de ventas pueden ayudar a medir el progreso hacia ese objetivo.
• Ajustan objetivos y metas: antes de que una empresa pueda elegir sus KPI, primero debe establecer sus objetivos. Pero las circunstancias pueden cambiar. Al monitorear los KPI con frecuencia, incluso a diario, una empresa puede darse cuenta de que un objetivo es irreal o ya no está alineado con la etapa de crecimiento de la empresa. Este insight le da a los stakeholders la oportunidad de revisar sus planes para que se adapten mejor a la organización.
• Identifican problemas por resolver: el análisis de KPI puede descubrir un problema que de otro modo podría pasar desapercibido. Por ejemplo, los KPI de marketing(opens in a new tab) relacionados con el sitio web de la empresa, como una alta tasa de rebote o una caída en la actividad diaria, pueden indicar que las páginas son muy lentas o tienen enlaces rotos.
• Analizan patrones: cuando los KPI se miden a lo largo del tiempo, como mes a mes, a menudo surgen patrones y tendencias que pueden influir en la toma de decisiones. Si las ventas de un producto en particular no están creciendo, tal vez se requiera una campaña de marketing. O si la tasa de devoluciones de productos ha aumentado durante un periodo de seis meses, eso podría indicar un problema con la fabricación.
• Eficiencia de procesos: cuando se aplican KPI a los procesos empresariales, las empresas pueden identificar más fácilmente los cuellos de botella y tomar decisiones de recursos para mejorar la eficiencia. Por ejemplo, si toma 5 días hábiles que el inventario recibido esté disponible para la venta, la empresa puede considerar una inversión adicional en recursos humanos o tecnológicos para reducir el tiempo.

Elementos de un buen KPI para tu empresa

Elegir los KPI correctos ayuda a una organización a evaluar si está en camino de alcanzar sus objetivos empresariales. ¿Pero cómo se ve un buen KPI? ¿Qué características debes buscar? Considera los siguientes criterios:

• Alineación con los objetivos: un buen KPI refleja los objetivos estratégicos de una empresa. Si el objetivo es aumentar los ingresos del comercio electrónico en un 30 %, una empresa podría elegir métricas que midan el valor promedio de los pedidos, la tasa de conversión y el abandono del carrito. Los KPI también pueden alinearse con los objetivos de diferentes departamentos, equipos e individuos. Si el departamento de compras quiere mejorar la gestión de inventarios(opens in a new tab), los KPI más efectivos podrían incluir la tasa de rotación de inventario y la tasa de pedidos perfectos.
• Alineación con la etapa de crecimiento: un buen KPI también se alinea con el ciclo de vida de una empresa. Las métricas para una startup, por ejemplo, podrían centrarse en la retroalimentación de los clientes y la validación del modelo de negocio. Los KPI para empresas más establecidas podrían ser ingresos recurrentes mensuales, retención de clientes y costo por adquisición.
• Alcanzabilidad: un buen KPI mide objetivos alcanzables en lugar de metas irrealistas. Esto también significa que los datos necesarios para calcular el KPI están disponibles, son accesibles, confiables y presentables a las partes interesadas.
• Sustancia: ¿el KPI se concentra en lo que realmente importa para hacer avanzar tu empresa? ¿O se enfoca en métricas superficiales de vanidad, como el número de descargas o seguidores en redes sociales, que no son accionables? (Más sobre esto pronto.) Los buenos KPI ofrecen valor, señalan una tendencia o determinan los siguientes pasos.
• Cuantificable y medible: los buenos KPI son fáciles de medir, basados en objetivos claros y rastreables. Pueden expresarse como proporciones, porcentajes o tasas. Las herramientas de análisis e informes, como los tableros de control, ayudan a centralizar los KPI para que una empresa y sus equipos puedan ver de un vistazo dónde se encuentran, hacia dónde necesitan ir, por qué sucedió algo y si se necesitan estrategias correctivas.
• Accionable: un KPI accionable indica tareas medibles que guían a una empresa hacia sus objetivos. Sin un objetivo, el KPI es solo una métrica, no un indicador. Los KPI pueden informar decisiones, como si es necesario ajustar un plan de ventas en función de cómo está funcionando un producto en el mercado. También revelan tendencias que impactan las estrategias futuras.

Elegir KPI relacionados con los objetivos de tu negocio

Antes de que una empresa pueda seleccionar sus KPI, primero debe establecer sus objetivos generales. Los objetivos variarán según el tipo de empresa, como business-to-business (B2B), y el modelo de negocio, como software como servicio (SaaS). Los KPI se centran en varios aspectos de la empresa, como finanzas, clientes y empleados. También pueden centrarse en funciones específicas, como ventas, adquisiciones o recursos humanos. Una vez establecidos los objetivos, la dirección puede seleccionar los KPI y luego monitorear el progreso de la organización en alcanzarlos.

Cómo elegir los KPI que importan para tu empresa

¿Qué hace que un indicador clave de rendimiento sea verdaderamente "clave" para tu empresa? Depende de tus objetivos. Las mejores prácticas también dicen que menos es más. Entre las preguntas importantes que se deben tener en cuenta al seleccionar KPI están:

1. ¿Cuáles son los objetivos de tu empresa? Los KPI deben alinearse con los objetivos comerciales, por lo que saber lo que quieres lograr es el punto de partida. Una regla general es no más de 3 a 5 objetivos empresariales en un periodo de 12 meses. Los KPI monitorean qué tan bien la organización está avanzando hacia sus objetivos durante un periodo de tiempo definido.
2. ¿Cómo puedes hacer que ese objetivo sea medible? Para que los KPI rastreen el progreso, los objetivos deben ser específicos y cuantificables. Por ejemplo, “reducir el costo de adquisición de clientes en un 15 %” es un objetivo medible, pero “reducir el costo de adquisición de clientes” es mucho menos específico. Los KPI para este objetivo podrían incluir la tasa de conversión y el costo de generación de prospectos por canal.
3. ¿Qué métricas personalizadas puedes evitar? Las métricas de vanidad parecen mostrar tu producto o negocio de manera exitosa, pero no son accionables. Algunos ejemplos son un alto número de descargas de una aplicación gratuita, cuentas registradas en el sitio web o seguidores en redes sociales. Las métricas de vanidad también pueden ser engañosas. Por ejemplo, un alto número de descargas de aplicaciones podría deberse a una promoción de marketing reciente, no al uso o la popularidad. La mayoría de estos usuarios también podrían no convertirse en clientes de pago.
4. ¿Cuáles son las métricas principales que realmente importan? La respuesta varía según la organización, la industria, el departamento, la región y otros factores. Los KPI más efectivos son cuantificables, accionables y se alinean con los objetivos y la etapa de crecimiento de la empresa. Las métricas comunes que importan a la mayoría de las empresas(opens in a new tab) incluyen el crecimiento de los ingresos, el margen de beneficio, el flujo de caja, la rotación de empleados y el costo de adquisición de clientes.
5. ¿Cuáles son tus indicadores principales y rezagados? Los KPI se dividen en dos categorías: principales y rezagados. Los indicadores principales predicen lo que puede suceder en el futuro. Por ejemplo, un aumento en el tamaño de los acuerdos o en la cantidad de empleados puede presagiar un crecimiento de los ingresos. Los indicadores principales ofrecen a las empresas la oportunidad de prepararse y, si es necesario, ajustar sus estrategias.
   
   Los indicadores rezagados reflejan resultados pasados, midiendo las consecuencias de las acciones. Los ingresos recurrentes mensuales y la rotación de empleados(opens in a new tab) son ejemplos. Los indicadores rezagados pueden descubrir tendencias, ayudar a las empresas a evaluar su progreso e influir en las decisiones futuras.
6. ¿Qué tendencias puedes aprovechar? Con el tiempo, los KPI ayudan a iluminar tendencias que indican qué tan bien una empresa está cumpliendo sus objetivos y si necesita hacer ajustes. Por ejemplo, si las ventas de un producto en particular aumentaron durante los últimos tres trimestres, una empresa puede decidir dirigirse a los compradores con una campaña de upsell.

Los KPI monitorean si una empresa está en camino de alcanzar sus objetivos estratégicos. Los KPI rastreados en tableros de control personalizables(opens in a new tab) pueden informar la toma de decisiones al descubrir áreas de fortaleza o áreas que podrían beneficiarse de una mejora. Ya sean principales o rezagados, los buenos KPI son fáciles de entender, equilibran las necesidades a corto y largo plazo, y pueden medirse e informarse de manera oportuna. Sobre todo, los KPI deben alinearse con los objetivos de la empresa y ser limitados en número para mantener a la empresa enfocada en sus máximas prioridades.

Preguntas frecuentes sobre cómo elegir KPI

¿Cómo se eligen buenos KPI?

Las empresas tienen una amplia variedad de KPI a su disposición. La clave es elegir aquellos —y no demasiados— que mejor se alineen con los objetivos estratégicos. Una combinación saludable de KPI que reflejen diferentes áreas del negocio ayuda a pintar un cuadro de la salud general de la empresa. También ayudan a los equipos y empleados a mantenerse enfocados y permiten una mejor toma de decisiones basada en datos.

¿Cómo se establecen o determinan los KPI?

Los KPI se basan en los objetivos estratégicos de una empresa y deben alinearse con su etapa de crecimiento. Por definición, los KPI son cuantificables y medibles. Deben ser relevantes para impulsar el negocio hacia adelante, así como descubrir cualquier problema que de otro modo pasaría desapercibido.

¿Cuáles son los principales KPI?

Hay muchos KPI para elegir. Pueden ser financieros, enfocándose en la relación entre el beneficio neto y los ingresos o la relación entre activos y pasivos. Pueden centrarse en los clientes, monitoreando la retención o la satisfacción del cliente. También pueden arrojar luz sobre productos y procesos individuales, así como sobre empleados y equipos. Las métricas comunes incluyen el crecimiento de los ingresos, el margen de beneficio, el flujo de caja y el costo de adquisición de clientes.

¿Cómo se establecen los KPI?

Una empresa debe primero determinar sus metas y objetivos antes de poder elegir sus KPI. De lo contrario, corre el riesgo de perder tiempo, dinero o recursos en trabajos que no se alinean con ellos. Los KPI también deben ser accionables, lo que significa que indican tareas medibles que pueden ayudar a una empresa a alcanzar sus objetivos y apoyar la toma de decisiones.