6 Consejos de Gestión del Cambio para la Implementación de una Solución de ERP

Hace más de un siglo, Woodrow Wilson dijo célebremente: “Si quieres hacer enemigos, intenta cambiar algo”. De hecho, los dueños de negocios y ejecutivos que deciden cambiar la forma en que los empleados hacen su trabajo a menudo se enfrentan a una resistencia basada en el miedo, que ocurre cuando se trastorna el statu quo, sin importar cuánto puedan beneficiarse todos. Este podría ser el caso cuando una empresa en crecimiento decide integrar software aislado bajo una solución de planificación de recursos empresariales (ERP), lo que le permite gestionar mejor el negocio y mejorar la toma de decisiones.

Pero con un sólido plan de gestión del cambio, las empresas pueden mitigar esa resistencia, así como otros riesgos. La gestión del cambio utiliza una planificación cuidadosa, comunicación detallada y capacitación para preparar a los equipos para los cambios inevitables en tecnologías, procesos, flujos de trabajo y responsabilidades laborales que a menudo conlleva la implementación de una solución de ERP. La gestión del cambio se centra en el aspecto humano de la implementación de una plataforma de ERP, asegurando que los empleados comprendan y respalden el proyecto, aumentando drásticamente sus probabilidades de éxito.

¿Qué Es la Gestión del Cambio?

La gestión del cambio es la aplicación de un enfoque estructurado para llevar a una organización a un estado futuro desde su estado actual, con el objetivo de lograr beneficios esperados. Es una práctica empresarial crucial porque, a medida que las empresas crecen, cada paso de ese crecimiento impacta en cómo operan, y los cambios en las operaciones afectan la manera en que los empleados hacen su trabajo. La forma en que una empresa gestiona el cambio, ya sea como resultado de presiones competitivas, la introducción de nuevas tecnologías o cualquier otra razón, puede determinar el éxito o fracaso de la adopción.

La gestión del cambio considera el impacto que tienen los nuevos procesos en los empleados y busca allanar el camino para una transición efectiva mediante el apoyo de la alta dirección y una comunicación proactiva que explique las razones del cambio, describa cómo se implementará y proporcione actualizaciones periódicas sobre el progreso.

Puntos Clave

• Las implementaciones de ERP suelen ser proyectos transformadores que mejoran significativamente el funcionamiento de las empresas, pero también cambian la forma en que las personas trabajan.
• Cuando las empresas no comunican a los empleados sobre la implementación, cómo se llevará a cabo y cómo los beneficiará, estos pueden resistirse al cambio y aumentar las probabilidades de fracaso del proyecto.
• La gestión del cambio proporciona un enfoque estructurado para involucrar a los empleados en la implementación de una solución de ERP, de modo que se sientan preparados, respaldados y comprometidos con el éxito del proyecto.
• Evaluaciones de impacto frecuentes, planes de comunicación multicanal y capacitación son algunas de las características de una gestión del cambio exitosa para implementaciones de ERP.

Gestión del Cambio para ERP en Detalle

Se prevé que el mercado global de software ERP alcance los 90.600 millones de dólares para 2029, un aumento de casi el 84% respecto a 2022, siendo las soluciones basadas en la nube el método de implementación más popular, según Fortune Business Insights. En términos generales, el software de ERP centraliza los datos críticos de una empresa (cada vez más en la nube), automatiza procesos, estandariza flujos de trabajo y gestiona actividades importantes, como finanzas, adquisiciones, manufactura, recursos humanos y ventas.

Para muchas empresas en crecimiento y sus equipos, una primera implementación de una plataforma de ERP(opens in a new tab) representa un cambio importante en la forma en que están acostumbrados a trabajar, por ejemplo, con software aislado. A pesar de todas las formas en que la consolidación de software puede llevar a mayores eficiencias, el cambio puede generar nerviosismo y resentimiento en los empleados. ¿Por qué estamos haciendo esto? ¿Seguiré teniendo trabajo? ¿Qué pasa si la nueva tecnología es demasiado difícil para mí?  Estas preocupaciones pueden obstaculizar el progreso de la implementación, provocar rotación de empleados y, posiblemente, resultar en el fracaso del proyecto. De hecho, no preparar adecuadamente a los empleados para el cambio de manera formal se cita consistentemente como una de las principales razones por las que los proyectos de ERP tienen dificultades para despegar. Dada la significativa cantidad de tiempo y dinero que lleva implementar una solución de ERP, es fundamental eliminar los obstáculos que aumentan esos costos. Una estrategia de gestión del cambio ayuda asegurando que los empleados comprendan y respalden la implementación de una plataforma de ERP.

Por Qué tu Implementación de ERP Necesita Gestión del Cambio

Cuando las implementaciones de ERP fracasan, suele ser porque las empresas se centran en la tecnología e ignoran la parte más importante del despliegue: las personas que la utilizarán. Un equipo empresarial o de TI debe tomar la documentación de un plan de gestión del cambio tan en serio como el proceso de evaluación de posibles proveedores de ERP.

La cantidad de personas impactadas por las implementaciones de ERP suele ser significativa, incluyendo empleados en finanzas, recursos humanos, adquisiciones, ventas y TI. Incluso al implementar un sistema ERP flexible que se adapta a la manera en que una organización hace negocios, la integración de nuevas tecnologías y procesos existentes puede resultar en cambios considerables en políticas organizacionales, responsabilidades laborales y flujos de trabajo.

La gran cantidad de cambios que implica la implementación de un ERP corre el riesgo de abrumar a los empleados, lo que puede resultar en una disminución de la productividad o, aún peor, en renuncias. Un plan de gestión del cambio anticipa el impacto que una implementación de ERP podría tener en los empleados y utiliza una comunicación clara, capacitación y apoyo para asegurar que la implementación se realice sin problemas(opens in a new tab) y con mínima interrupción para la empresa.

6 Consejos de Gestión del Cambio para ERP

Con tantas piezas en movimiento, la gestión del cambio exitosa en ERP se reduce, en última instancia, a la comunicación. Construir un equipo de stakeholders y defensores del cambio, y luego compartir objetivos, impactos, cronogramas y capacitación —a tiempo y con frecuencia— puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Al implementar un nuevo sistema ERP, los siguientes seis consejos de gestión del cambio aumentarán las probabilidades de un despliegue sin problemas:

1. Obtén el Apoyo y compromiso de las partes interesadas.

   La disposición para aceptar cambios importantes, especialmente la introducción de un sistema ERP, comienza con un fuerte respaldo por parte del liderazgo y otros stakeholders clave. El hecho de que una implementación esté en el horizonte implica la aprobación corporativa: los altos ejecutivos comprendieron las razones del proyecto, su cronograma y alcance, el calendario de capacitación y los desafíos anticipados, y dieron su aprobación para avanzar. Ahora necesitan dar el siguiente paso y convertirse en promotores de la implementación de la plataforma de ERP.

   Los líderes corporativos pueden ayudar a explicar por qué se está realizando la transición, qué significa para la empresa y, lo que es más importante, cómo los empleados se beneficiarán e incluso podrán avanzar en sus propias carreras. Anima a los stakeholders a participar en sesiones de estrategia y en otras comunicaciones periódicas a lo largo de la implementación. Su retroalimentación no solo es fundamental, sino que su continuo compromiso también mantendrá motivado al equipo encargado de la implementación.

2. Determina el impacto de la implementación de la solución de ERP.

   Cuanto más puedas analizar el impacto potencial de una implementación de ERP en cada grupo de empleados, mejor avanzará el proyecto. Los empleados no solo necesitarán usar nuevas tecnologías después de una implementación de ERP, sino que también podrían tener que adaptarse a nuevas tareas, políticas y procesos.

   El Análisis de Impacto Empresarial (BIA), también conocido como Análisis de Impacto del Cambio, es una metodología clave de gestión del cambio que ayuda a las organizaciones a medir la disrupción, comparando el estado actual de la organización con un estado preferido posterior a la implementación. La mayoría de las empresas evaluarán los impactos iniciales durante la fase de requisitos empresariales y los finalizarán en la fase de diseño. El BIA define varios tipos de impacto (por ejemplo, cambios en la nomenclatura, transición de hojas de cálculo a sistemas, cambios en la automatización, roles y responsabilidades) y evalúa cómo podrían surgir a lo largo de la implementación. También evalúa el nivel de tolerancia de una empresa para cada impacto, así como los tiempos de recuperación en caso de interrupción del negocio.

   En última instancia, el BIA ayuda a las empresas a anticipar sorpresas durante la implementación, acelerar el tiempo de retorno de la inversión (ROI), abordar la resistencia antes de que ocurra y generar apoyo para el proyecto. Cuanto más puedan anticipar las empresas las preguntas y preocupaciones de los empleados, más confianza tendrán estos en el plan.

3. Ajusta tu comunicación para cada audiencia interna.

   Las implementaciones de ERP pueden afectar a algunos o a casi todos los departamentos de la empresa, dependiendo de cuántas funciones comerciales estén involucradas, y cada parte interesada probablemente tendrá una experiencia diferente. Como resultado, los enfoques genéricos para la comunicación en la gestión del cambio de ERP no funcionarán. Aquí hay algunos consejos para asegurarte de abordar las necesidades de cada stakeholder.

   • Considere una evaluación de preparación organizacional. Antes de la implementación, los grupos focales y las encuestas en línea pueden ayudar a una organización a obtener datos objetivos sobre cómo se comunica y cómo puede mejorar antes de comenzar la implementación. No te limites a hacer evaluaciones de preparación al inicio del proyecto; úsalas durante todo el proceso para medir la efectividad del plan de comunicación.
   • Define a los stakeholders clave y sus diferentes necesidades de información. Los stakeholders internos para una implementación de ERP pueden incluir finanzas, RR. HH., manufactura, ventas, compras y más. Además de las diferencias departamentales, considera cómo los distintos niveles de jerarquía requieren comunicaciones diferentes. Por ejemplo, los líderes necesitan más información sobre cómo comunicarse con sus equipos, mientras que los usuarios operativos necesitan comprender cómo la implementación afectará su trabajo diario. Ten en cuenta que los stakeholders también incluyen socios externos, como proveedores y clientes, que estarán más interesados en cómo el cambio impacta con quién trabajan y cómo.
   • Identifica a los campeones de proyectos. Si bien los líderes del proyecto tienen la responsabilidad de las comunicaciones generales, cada departamento necesita un defensor del cambio para ayudar a los equipos a no solo comprender mejor los cambios, sino también cómo los empleados se beneficiarán a largo plazo.
   • Utiliza múltiples canales de comunicación. Diferentes grupos a menudo prefieren distintos modos de comunicación. Algunos responden a correos electrónicos, mientras que otros solo utilizan aplicaciones de mensajería. En el mundo actual, las empresas necesitan usar todos los modos de comunicación, y con frecuencia. Recuerda: la repetición no es algo malo y no existe la "sobrecomunicación".

4. Crea un plan estructurado al que todos puedan usar de referencia.

   Piensa en tu implementación de ERP como un viaje y entiende que todos en el barco quieren una copia del mapa del viaje. Asegúrate de desarrollar un plan de implementación detallado(opens in a new tab) y compartirlo ampliamente en toda la empresa. Un plan de implementación de ERP proporciona a todos los stakeholders información sobre:

   • Objetivos: lo que el proyecto logrará.
   • Stakeholders clave: el líder del proyecto, así como los involucrados dentro y fuera de la organización.
   • Alcance del proyecto: la funcionalidad específica incluida en la implementación.
   • Cronogramas: hitos y entregables, incluidas las fechas de cada uno.
   • Presupuestos: desglosado por hardware, software y recursos.
   • Recursos: recursos tanto internos como externos necesarios para garantizar el éxito.
   • Riesgos: desafíos potenciales de la implementación y cómo se abordarán.
   • Comunicación: calendario de reuniones clave y otros tipos de intercambio de información (por ejemplo, capacitación), así como los diversos modos de comunicación.

   Ten en cuenta que las implementaciones de ERP tienen muchas partes que cambian(opens in a new tab), y los planes no siempre siguen el guion original. Las evaluaciones periódicas del progreso (mediante grupos focales y encuestas) proporcionarán retroalimentación sobre dónde el proyecto está acertando o fallando. Toma esas lecciones y úsalas para actualizar el plan, creando un documento vivo y funcional en el que todos en la organización puedan confiar.

5. Desarrolla una estrategia integral de capacitación.

   Muchas organizaciones consideran la capacitación como un complemento una vez que se completa un proyecto. Un buen plan de gestión del cambio de ERP, sin embargo, incluye un programa de capacitación que comienza temprano, durante la implementación, y continúa después. Abordar la capacitación durante la implementación permite al equipo practicar con el nuevo sistema antes de su lanzamiento (cuando los errores se vuelven más costosos). También permite que el equipo esté listo para actuar una vez que la implementación esté lista para lanzarse.

   Los programas de capacitación para implementaciones de ERP pueden ser sustanciales, dado que el ERP afectará a muchos grupos dentro de la empresa de diferentes maneras. Un programa de capacitación debe tener en cuenta los siguientes aspectos.

   • Apoyo ejecutivo: los empleados ya pueden estar sometidos a muchas capacitaciones cada año. El respaldo ejecutivo a la importancia de la capacitación en ERP puede ser crucial para aumentar la participación.
   • Necesidades individuales de diversos actores clave: la capacitación basada en roles permite que cada grupo aproveche al máximo el programa.
   • Cambio en los procesos: no te centres únicamente en la capacitación tecnológica. Las implementaciones de ERP impactan los procesos tanto como los sistemas, si no más. Asegúrate de que los equipos reciban capacitación sobre cómo cambiarán esos procesos.
   • Formación continua: la formación no termina con el lanzamiento del sistema ERP. Las empresas agregan nuevos módulos funcionales después del lanzamiento inicial, el software evoluciona y mejora, y se requiere capacitación para cada nueva funcionalidad que se agrega.
   • Medición del desempeño de la capacitación: esto debe ir más allá de las tasas de uso y finalización, e incluir, por ejemplo, cuánto tiempo toma la capacitación. La retroalimentación de los empleados sobre sus experiencias, así como sus sugerencias de mejora, también es crítica.

6. Espera y acepta la resistencia: el cambio es difícil.

   Se han escrito innumerables artículos sobre cómo las personas naturalmente resisten el cambio, tanto en el trabajo como en sus vidas personales. El miedo a lo desconocido —mejor malo conocido que bueno por conocer— suele ser un factor clave. En las implementaciones de ERP, los temores de los empleados pueden surgir de varios factores, como:

   • Pérdida de control: particularmente si los empleados no participaron en la toma de decisiones o en comunicaciones críticas, pueden sentir que han perdido control sobre procesos y políticas establecidos. Algunos incluso pudieron haber participado en la creación de esos procesos y políticas, y ahora pueden sentirse excluidos.
   • Miedo a perder su trabajo: las implementaciones de ERP a menudo conducen a cambios en roles y responsabilidades. En algunos casos, ciertas responsabilidades dejan de ser necesarias. Los empleados que realizaban esas tareas pueden sentir que tienen menos valor para la organización y, como resultado, preocuparse por sus trabajos.
   • Falta de comprensión: cuando los empleados no comprenden por qué y cómo se está llevando a cabo un cambio, es más probable que lo resistan. Una comunicación sólida y la capacitación pueden mitigar este riesgo.

   La gestión del cambio implica escuchar a los empleados, atender sus inquietudes, responder a sus preguntas y explicar cómo los cambios los beneficiarán directamente. Una comunicación sólida (sobre beneficios, así como posibles impactos), junto con un programa de capacitación exhaustivo y un respaldo ejecutivo, puede ayudar a superar la resistencia.

5 Errores de Gestión del Cambio en la Implementación de ERP que se Deben Evitar

Cuando las implementaciones de ERP fracasan, generalmente se debe a la resistencia de quienes necesitan usar la tecnología todos los días. Las probabilidades de éxito aumentan dramáticamente si las empresas aplican un plan sólido de gestión del cambio para evitar los siguientes costosos errores:

1. Cambiar demasiado, demasiado rápido:

   Existe la tentación, con implementaciones tecnológicas como los sistemas de ERP, de completar el proyecto lo más rápido posible y que el equipo haga la transición rápidamente del sistema antiguo a la nueva tecnología. Eso es comprensible, pero a menudo es una receta para el desastre. Las implementaciones de ERP tienen muchas partes que cambian, particularmente cuando se trata de migración e integración de datos. En lugar de migrar todo de una sola vez, piensa en qué datos necesitas primero. Al integrar con datos de otras aplicaciones, asegúrate de considerar tus planes para esas aplicaciones antes de decidir cuáles integrar. Si planeas eliminar ciertos sistemas, puede que no tenga sentido invertir tiempo en integrarlos.

2. No consultar a las personas que usarán la herramienta todos los días:

   Cuando las empresas priorizan los cambios tecnológicos en una implementación de ERP a expensas del impacto en las personas, los resultados a menudo no son los esperados. Las empresas pueden asumir el impacto que tendrán las nuevas herramientas ERP, pero nadie entiende las implicaciones tan bien como los usuarios cotidianos. Consulta con los usuarios avanzados del sistema desde el inicio y con frecuencia durante el plan de implementación. Utiliza tu amplia experiencia en los procesos comerciales actuales para reconocer el impacto real de la implementación. La retroalimentación de los usuarios avanzados no debe limitarse al periodo posterior a la implementación. La opinión de estos es crítica en casi todas las fases de una implementación de ERP, incluida la fase de diseño del sistema, pruebas y capacitación. Después de la implementación, los usuarios avanzados pueden ofrecer asistencia crítica como recurso principal para los empleados de sus departamentos o de toda la organización. Además, pueden servir como enlace clave con proveedores externos o consultores involucrados en un proyecto de ERP.

3. No considerar cómo el sistema ERP afectará los trabajos de las personas:

   A veces, la expectativa de las principales implementaciones de tecnología (como el caso de ERP) es que una vez que la implementación se haya lanzado, la empresa verá resultados rápidamente y los empleados experimentarán mejoras inmediatas en sus trabajos. Sin embargo, como discutimos, las implementaciones de ERP probablemente cambiarán significativamente la forma en que los empleados trabajan, lo que requiere tiempo y capacitación para adaptarse. Si los empleados no están bien informados sobre estos cambios, aumenta la probabilidad de resistencia al nuevo sistema, lo que pone en riesgo el éxito del proyecto. Las herramientas importantes para abordar este desafío (ya mencionadas anteriormente) incluyen las evaluaciones de preparación organizacional y los análisis de impacto empresarial, que ayudan a las organizaciones a anticipar el impacto en los trabajos de los empleados. Los esfuerzos de capacitación —antes, durante y después de la implementación— también pueden ayudar a preparar a los empleados para el cambio. Lo más importante, muestra tu apoyo a tus equipos mientras se ajustan.

4. Información y comunicación insuficientes:

   No se puede insistir lo suficiente: la comunicación clara y constante es la piedra angular de una gestión del cambio efectiva. No caigas en estos errores que conducen a una comunicación insuficiente. 
   
   • No adaptar a diferentes audiencias: las implementaciones de ERP afectan a los empleados de diferentes maneras. Es necesario abordar las necesidades específicas de cada audiencia.
   • Frecuencia inconsistente: la comunicación adecuada comienza temprano en el proceso de implementación y continúa de manera regular a lo largo del proyecto. No esperes tener todas las respuestas antes de comunicarte con los stakeholders. En ausencia de una comunicación clara, los empleados empezarán a sacar sus propias conclusiones, lo que puede ser difícil de revertir.
   • Falta de repetición: los expertos dicen que las personas necesitan escuchar un mensaje siete veces antes de recordarlo. La redundancia es tu aliada.
   • Canales de comunicación limitados: hablando de redundancia, no utilices un solo canal para cada comunicación. Reenvía el contenido en todos los canales que los empleados usen. Por ejemplo, resume las reuniones en vivo y distribuye las notas por correo electrónico y mensajes grupales. Mejor aún, compártelas también en un boletín y en la página del proyecto en la red interna de la empresa.

5. Esfuerzos de trabajo aislados:

   El objetivo principal de una implementación de ERP es eliminar los silos empresariales. Es irónico, entonces, que la propia implementación pueda llevarse a cabo en silos, lo que aumenta la probabilidad de un lanzamiento deficiente. Un sólido plan de gestión del cambio en ERP involucra no solo al equipo de TI, sino también a los líderes de proyecto, usuarios finales, recursos de capacitación y, a menudo, a un socio de implementación, entre otros. Para evitar los silos, cada uno de estos actores clave debe tener cierta participación en el proceso de toma de decisiones, lo que lleva a un sentido de pertenencia y al deseo de colaborar durante la implementación. Además, forma equipos multifuncionales para ciertos aspectos de la implementación con el fin de fomentar una mayor colaboración. La comunicación clara, frecuente y transparente es, en última instancia, la mejor arma para combatir los silos. Los equipos de implementación no solo deben comunicarse hacia arriba (es decir, con los patrocinadores ejecutivos), sino también proporcionar una comunicación detallada y constante sobre el progreso, las líneas de tiempo, los impactos y los cambios en el plan a todos los departamentos para evitar errores costosos.

Evita Errores Comunes en Implementaciones de ERP con NetSuite ERP

La flexibilidad de NetSuite ERP para adaptarse a las necesidades de un negocio específico simplifica el proceso de implementación y minimiza los cambios organizacionales no deseados, ayudando a las empresas a evitar interrupciones en sus operaciones y a acelerar el tiempo de retorno de la inversión (ROI). Por ejemplo, la solución ERP basada en la nube de NetSuite ofrece más de una docena de módulos que cubren la mayoría de las funciones comerciales, incluidas gestión financiera, gestión de ingresos, gestión de inventario, gestión de pedidos, cadena de suministro, recursos humanos, automatización de marketing y más, lo que significa que las empresas pueden elegir implementaciones que requieran menos integraciones con otros sistemas. Pero NetSuite también admite integraciones con muchas aplicaciones, por lo que los clientes que prefieren mantener una aplicación existente pueden hacerlo. Ese tipo de flexibilidad hace que las implementaciones sean más rápidas y eficientes. El mismo enfoque hace que NetSuite ERP se adapte a las necesidades específicas de los procesos, políticas y flujos de trabajo únicos de cada cliente, en lugar de lo contrario.

El primer paso en una implementación exitosa de ERP es reconocer la importancia del proyecto y ser realista sobre los desafíos que puede enfrentar. Un sólido plan de gestión del cambio reconoce el amplio impacto que una implementación de ERP puede tener en una empresa y se esfuerza por involucrar a todos los actores clave y usuarios desde el inicio del proceso. Con participación temprana y comunicación constante, todos los participantes sentirán un sentido de pertenencia en el proyecto, asegurando que tenga las mejores posibilidades de éxito.

Preguntas Frecuentes Sobre Gestión del Cambio en ERP

¿Qué es la gestión del cambio en ERP?

Las implementaciones de ERP tienen la capacidad de transformar las empresas al hacer un uso más inteligente de los datos importantes de la compañía. Debido a que los sistemas de ERP afectan a tantas funciones dentro de una organización (finanzas, ventas, recursos humanos, TI), implementarlos puede cambiar drásticamente los flujos de trabajo y los procesos de muchos empleados. Las estrategias de gestión del cambio evalúan estos cambios antes y durante la implementación, para que las empresas puedan brindar mejor apoyo a sus empleados, aumentando así las posibilidades de un lanzamiento exitoso.

¿Por qué es importante la gestión del cambio para ERP?

Los sistemas de ERP son una de las pocas implementaciones tecnológicas que tienen la capacidad de transformar cómo opera una empresa. Sin embargo, a menudo requieren que los empleados trabajen de formas nuevas y desconocidas. Desafortunadamente, las personas no suelen sentirse cómodas con el cambio y pueden resistirse. Para que una implementación de ERP tenga éxito, los empleados deben aceptar esos cambios y comprender los beneficios potenciales para ellos. Una gestión del cambio efectiva prepara a toda la organización para lo que está por venir y, en última instancia, ayuda a los empleados a sentirse cómodos con el proceso de implementación.

¿Qué es la transformación de ERP?

Los sistemas de ERP reúnen en un solo sistema la información de una empresa, incluidos datos financieros, de ventas, recursos humanos y operativos. Contar con esta base de conocimiento central permite a las empresas analizar los datos de manera más efectiva para tomar decisiones más inteligentes que ayuden a la empresa a prosperar. En muchos casos, las empresas que implementan sistemas de ERP descubren nuevas formas de comprender sus negocios, lo que a menudo conduce al crecimiento.

¿Quiénes son los actores clave en una implementación de ERP?

Los actores más obviamente importantes son el gestor del proyecto que estará al frente de la implementación y los líderes de negocios y miembros del equipo de TI que definirán los requisitos, diseñarán y configurarán el sistema ERP. Pero igual de importantes son los ejecutivos sénior y/o el dueño del negocio, cuyo respaldo es necesario para fomentar el cambio organizacional que requieren los sistemas ERP, y los usuarios avanzados esperados del sistema, quienes afinan el diseño y la configuración mientras lo prueban. Otros actores cruciales para una implementación exitosa de ERP incluyen a un líder financiero (posiblemente el CFO), recursos de capacitación y un socio de implementación externo, si la organización está utilizando uno.

¿Cuáles son las siete R de la gestión del cambio?

Las siete R de la gestión del cambio se refieren al trabajo de John P. Kotter en su libro, Leading Change. Son:

• Raised: ¿quién buscó hacer el cambio?
• Reason: ¿por qué la empresa está realizando el cambio?
• Return: ¿cuáles son los beneficios anticipados del cambio?
• Risks: ¿cuáles son los riesgos del plan? ¿Qué tan graves serán? ¿Qué tan tolerante es la organización?
• Resources: ¿tiene la empresa los recursos para implementar el cambio? Si no, ¿qué se necesita?
• Responsibility: ¿cómo se asignarán las responsabilidades (comunicación, pruebas, capacitación, etc.)?
• Relationship: ¿cómo interactúa este cambio con otros cambios que están ocurriendo en la organización?

¿Es la implementación de ERP un cambio transaccional?

De alguna manera, sí. De otras, puede ser mucho más. El cambio transaccional se refiere a cambios en una organización destinados a mejorar la eficiencia mediante la optimización de algunos procesos y la automatización de otros. El ERP consolida datos de múltiples sistemas en un único centro compartido que mejora los procesos, flujos de trabajo y la toma de decisiones.

Sin embargo, en otros sentidos, la plataforma de ERP puede ir más allá del cambio transaccional hacia lo que se conoce como cambio transformacional, que se refiere a un cambio que altera fundamentalmente los objetivos y la cultura de una empresa. Mientras que el cambio transaccional se enfoca en cómo opera una empresa, el cambio transformacional altera cómo piensa una empresa. Al integrar datos de sistemas financieros, de ventas, de manufactura y de recursos humanos, entre otros, los sistemas ERP impactan la toma de decisiones, ayudando a una organización a redefinir su misión y a dirigirse a nuevos caminos para el crecimiento.