¿Qué es el ERP? Una guía completa

Las empresas en crecimiento han llegado finalmente a un punto en el que las hojas de cálculo ya no cumplen las expectativas. Ahí es donde entra en juego el software de planificación de recursos empresariales: los sistemas ERP recopilan y organizan información empresarial clave y ayudan a las organizaciones a ejecutar operaciones ágiles y eficientes, incluso a medida que se expanden.

La mayoría de los profesionales de negocios han oído el término "ERP", pero es posible que no sepan exactamente qué pueden hacer los sistemas de planificación de recursos empresariales por sus equipos.

¿Qué es el ERP (planificación de recursos empresariales)?

ERP es una categoría de software empresarial que automatiza los procesos empresariales y proporciona información y controles internos, basándose en una base de datos central que recopila entradas de departamentos que incluyen contabilidad, fabricación, gestión de la cadena de suministro, ventas, marketing y recursos humanos (RRHH).

Cada empresa tiene múltiples partes interesadas que colaboran para que las cosas funcionen. Sin embargo, la tarea se vuelve más difícil cuando la información fundamental se encuentra dispersa en sistemas desconectados.

Por ejemplo, los equipos de contabilidad y de análisis y planificación financiera podrían utilizar hojas de cálculo diferentes con cifras distintas para el seguimiento de gastos.

Los sistemas ERP centralizan datos, brindan visibilidad entre departamentos, posibilitan un análisis eficaz, resuelven conflictos de datos e impulsan mejoras en los procesos. Esto se traduce en ahorros de costos y una mejor productividad, ya que las personas dedican menos tiempo a buscar los datos necesarios.

Video: ¿Qué es el ERP?

Principales conclusiones

• ERP es un software empresarial fundamental que recopila información de varios departamentos en una base de datos común, lo cual permite a los líderes monitorear el pulso de una empresa utilizando una visión única de la realidad.
• Los sistemas ERP unifican funciones empresariales cruciales como las finanzas, la fabricación, la gestión de inventarios y pedidos, la comunicación con los clientes, las ventas y el marketing, la gestión de proyectos y los recursos humanos. Una de sus principales características es la analítica detallada y los informes sobre cada departamento.
• El ERP puede generar importantes ahorros de tiempo y dinero al proporcionar una visibilidad de toda la organización que pone de manifiesto los procesos manuales ineficientes y revela las oportunidades de crecimiento.
• Existen varios modelos de implementación del software ERP: el local, la nube y el híbrido. Si bien el ERP en la nube se ha vuelto extremadamente popular en los últimos años, el mejor enfoque para cualquier empresa depende de sus necesidades.
• Las empresas deben asegurarse de comprender las capacidades, los modelos de implementación, los requisitos de integración y el costo total de propiedad de una breve lista de proveedores de software antes de elegir un ganador.

ERP explicado

La planificación de recursos empresariales, un sobrenombre acuñado por Gartner en 1990, puede resultar confusa porque el ERP no es una aplicación independiente. ERP es una categoría de software empresarial, y los sistemas ERP se componen de varios módulos, cada uno de los cuales aborda un requisito empresarial específico.

Por ejemplo, las empresas de productos suelen tener módulos de contabilidad, gestión de inventarios y pedidos, gestión de relaciones con el cliente (CRM) y, si producen o ensamblan productos, fabricación.

Por su parte, las empresas de servicios pueden recurrir a módulos de contabilidad, gestión de proyectos, automatización de servicios profesionales y CRM.

¿Por qué es importante el ERP para las empresas?

Los sistemas ERP se han convertido en una apuesta segura para las empresas que buscan un uso inteligente de los recursos. Pueden ayudar a los líderes a reasignar capital humano y financiero o crear procesos empresariales centrales más eficientes que ahorren dinero sin sacrificar la calidad o el desempeño.

Un ERP también es una ventaja en lo que respecta a la planificación y la coordinación. Los empleados pueden ver el inventario actual y los pedidos de los clientes en detalle, luego comparar los pedidos de compra de los proveedores y prever la demanda futura. Si es necesario, pueden hacer ajustes para prevenir problemas.

El software ERP también mejora la comunicación y la colaboración, ya que los trabajadores pueden comprobar el estado de otros departamentos para orientar sus propias decisiones.

Como fuente de datos integral, un sistema ERP también proporciona informes y análisis que pueden marcar la diferencia para la empresa. Convertir un vasto tesoro de información en cuadros y gráficos que ilustren claramente las tendencias y ayuden a modelar posibles resultados es una capacidad de ERP que los ejecutivos consideran invaluable.

13 componentes de un sistema ERP

Un sistema ERP consta de varios módulos, es decir, conjuntos de funciones adaptadas a varias áreas, como el back-office y el front-office. Esto va más allá de las finanzas y de funciones fundamentales como la gestión de la cadena de suministro y la comunicación con el cliente.

Aunque la mayoría de las empresas consideran que los ERP modernos son compatibles con sus negocios "listos para usar", algunas necesitan añadir la amplia funcionalidad incorporada. Si tienes muchos procesos especializados, busca un sistema expandible que permita a tu integrador o personal de TI escribir código que agregue las funciones necesarias o que se pueda integrar con soluciones propias o heredadas.

Sin embargo, antes de optar por la ruta personalizada, analiza detenidamente tus procesos: la funcionalidad y las configuraciones predefinidas que admiten las soluciones ERP modernas se basan en las mejores prácticas recopiladas de miles de empresas. Trata de minimizar las personalizaciones.

Principales módulos de ERP

1. Gestión financiera: es el módulo financiero, la base de todo sistema ERP, gestiona el libro mayor y todos los datos financieros. Realiza un seguimiento de cada transacción, incluidas las cuentas por pagar (AP) y las cuentas por cobrar (AR), y maneja conciliaciones e informes financieros.

2. Gestión de recursos humanos (HRM): es el módulo de gestión de recursos humanos (HRM) o gestión del capital humano (HCM) que gestiona la mano de obra. Mantiene registros de los empleados con información detallada, como el tiempo de ausencia pagado disponible (PTO) y las evaluaciones de rendimiento, y puede detectar tendencias de la mano de obra en varios departamentos o en estadísticas demográficas.

3. Gestión de la cadena de suministro: los módulos de gestión de la cadena de suministro permiten a las empresas supervisar el flujo de mercancías desde los proveedores, pasando por la fabricación, hasta llegar a manos de los clientes. Mantén la producción funcionando sin problemas, asegurándote de que todos los materiales estén disponibles y en las ubicaciones correctas, y programe con precisión la maquinaria y los recursos de mano de obra.

4. Gestión de las relaciones con el cliente (CRM): la CRM es un módulo popular para empresas de diferentes sectores. Realiza un seguimiento de todas las comunicaciones con los clientes, ayuda con la gestión de clientes potenciales y puede mejorar el servicio al cliente e impulsar las ventas.

Módulos de ERP adicionales

5. Fabricación: La fabricación puede ser complicada, por lo tanto, este módulo ayuda a las empresas a coordinar todos los pasos para fabricar productos. El módulo puede garantizar que la producción satisface la demanda y monitorea el número de artículos en curso y terminados.

6. Gestión de inventario: Un módulo de gestión de inventario muestra los niveles de inventario actuales hasta el nivel de SKU y actualiza esos números en tiempo real. También mide las claves métricas relacionadas con el inventario. Cualquier empresa basada en productos necesita este módulo para optimizar el stock (existencias) disponible en función de la demanda actual y prevista.

7. Gestión de proyectos: las empresas de servicios suelen utilizar una automatización de servicios profesionales (PSA) o un módulo de gestión de proyectos para planificar y realizar un seguimiento de los proyectos, incluido el tiempo y los recursos dedicados a ellos. Puede simplificar la facturación a los clientes y fomentar la colaboración entre los miembros del personal que trabajan en un proyecto.

8. Comercio electrónico: un módulo de comercio electrónico permite a los minoristas y a las marcas gestionar el back-end y el front-end de sus tiendas online. Con esta aplicación, pueden cambiar la apariencia del sitio, y agregar y actualizar páginas de productos.

9. Automatización de marketing: este módulo gestiona los esfuerzos de marketing en todos los canales digitales (correo electrónico, web y redes sociales) y permite a las organizaciones optimizar y personalizar sus mensajes. Una herramienta de automatización del marketing puede aumentar los clientes potenciales, las ventas y la fidelidad de los clientes.

10. Compras: el módulo de adquisiciones gestiona las compras de materias primas o productos terminados. Puede automatizar las solicitudes de cotizaciones y órdenes de compra y minimizar las compras excesivas e insuficientes cuando se vincula a la planificación de la demanda.

11. Gestión de pedidos: esta aplicación monitorea y prioriza los pedidos de los clientes de todos los canales a medida que llegan, y realiza un seguimiento de su progreso hasta la entrega. Un módulo de gestión de pedidos puede acelerar los tiempos de cumplimiento y entrega, y mejorar la experiencia del cliente.

12. Gestión de almacén: un módulo de gestión de almacén dirige actividades como la recepción, la selección, el embalaje y el envío. Puede ahorrar tiempo y costos en el almacén, ya que identifica las formas más eficientes de ejecutar estas tareas.

13. Gestión de la fuerza laboral: un módulo de gestión de personal (WFM) realiza un seguimiento de la asistencia y las horas trabajadas; algunos también pueden gestionar la nómina. Esta herramienta puede registrar el absentismo y la productividad por departamento, equipo y empleados individuales.

Un sistema unificado puede organizar tus operaciones y mejorar los procesos para reducir los obstáculos. La dependencia excesiva del correo electrónico y las hojas de cálculo para recopilar y compartir información crucial indica que necesitas un ERP. Las hojas de cálculo requieren actualizaciones manuales frecuentes, lo que significa que a menudo están desactualizadas. Compartir datos confidenciales por correo electrónico plantea riesgos de seguridad reales y puede dificultar la búsqueda de lo que necesitas.

La falta de integración entre los sistemas indica que estás listo para el ERP y tener todos los módulos en un solo lugar simplifica tu negocio. El sistema puede eliminar las transferencias de datos manuales y las conexiones inestables al extraer información de todas las funciones empresariales clave desde un solo lugar.

Integración del sistema ERP e intercambio de datos

Prácticamente todas las organizaciones que están considerando implementar un ERP tienen sistemas que podrían ser reemplazados por módulos del ERP en cuestión. Por lo tanto, parte de la adopción de un sistema ERP implica determinar cuáles sistemas actuales serán reemplazados, cuáles deben integrarse y cuáles se dejarán en funcionamiento de forma independiente.

Recuerda que cuanta más información se ingrese en el ERP, más rentabilidad obtendrás de tu inversión, así que evita que los sistemas queden al margen del ERP. Decidir cuándo integrar los sistemas actuales con tu ERP y cuándo reemplazar esos sistemas con módulos de tu proveedor de ERP se reduce a tres consideraciones:

1. ¿El sistema actual está haciendo el trabajo que necesitas? Si no es así, hay buenas razones para utilizar el módulo correspondiente ofrecido por tu proveedor de ERP.
2. Si el sistema actual es protector, ¿hay un conector disponible del proveedor de ERP, del proveedor del sistema actual o de un tercero para que los datos fluyan entre el ERP y su sistema actual? Y si es así, ¿en qué medida resulta eficaz para tu empresa? La migración de datos es compleja. Estos conectores pueden hacer un trabajo decente al integrar sistemas de diferentes proveedores, pero la calidad y el compromiso con las actualizaciones pueden variar. Recuerda: las actualizaciones del ERP o del sistema independiente pueden romper conectores o requerir ajustes. En el peor de los casos, la falta de un nuevo conector podría arruinar por completo los planes de actualización.
3. Si existe un conector, ¿funciona en tiempo real y mantiene todos los datos necesarios fluyendo hacia y desde cada sistema? Algunos conectores funcionan en tiempo real y otros sincronizan los sistemas diaria o semanalmente. Algunos mueven un conjunto de datos limitado entre sistemas y otros trabajan en una sola dirección: desde un sistema de gestión de inventario al ERP. Si tu equipo ha realizado configuraciones personalizadas exhaustivas, es posible que el conector no conozca algunos tipos de datos.

Estas posibles complicaciones resaltan la ventaja de utilizar módulos de un único proveedor para gestionar diferentes funciones empresariales. Es buena idea que utilices un solo proveedor que se encargue de tus necesidades siempre que sea posible. Esto evita todo el problema de las integraciones, ya que el proveedor crea estos módulos para que funcionen juntos.

Un sistema ERP unificado no sólo evita problemas, sino que también puede fomentar la adopción al aplanar la curva de aprendizaje.

Si decides conservar los mejores sistemas e integrarlos con el ERP elegido, ten en cuenta que verificar el correcto funcionamiento de los conectores formará parte de cada ciclo de actualización y que las personalizaciones exhaustivas pueden causar problemas.

Si tu objetivo es automatizar las funciones de back-office con actualizaciones en tiempo real, es importante garantizar el funcionamiento bidireccional. Asegúrate de disponerde la pericia necesaria, ya sea internamente o a través de un socio o un proveedor, para mantener el flujo de datos.

12 ventajas de implementar sistemas ERP

Las soluciones ERP actuales cuentan con un rico conjunto de herramientas que aportan innumerables ventajas a las empresas. Este software ha sido adoptado universalmente por casi todas las empresas de cierto tamaño porque impulsa mejoras reales. Aunque puede variar lo que una empresa particular considere el mayor valor de esta tecnología, estas son las ventajas universales clave que ofrece ERP:

1. Ahorro de recursos

La mayor propuesta de valor de los sistemas ERP es que pueden ahorrarle dinero a su organización de muchas maneras. Al automatizar muchas tareas simples y repetitivas, minimizas los errores y la necesidad de agregar empleados al mismo ritmo que crece tu negocio.

La visibilidad entre empresas facilita la identificación de ineficiencias que aumentan los costos y conduce a una mejor distribución de todos los recursos, desde la mano de obra hasta el stock (existencias) y el equipo. Y con el ERP en la nube, las empresas pueden ver rápidamente el valor agregado del software, más allá de lo que gastan.

2. Visibilidad del flujo de trabajo

Con todos los flujos de trabajo y la información en un solo lugar, los empleados con acceso al sistema pueden ver el estado de los proyectos y el desempeño de diferentes funciones empresariales relevantes para sus trabajos. Esta visibilidad puede ser particularmente valiosa para directores y líderes, y es mucho más rápida y fácil que buscar los documentos correctos y pedir constantemente actualizaciones a sus colegas.

3. Informes y análisis

Los datos sólo son útiles si las empresas pueden analizarlos y comprenderlos, y un ERP ayuda en este sentido.

Las soluciones más importantes cuentan con impresionantes herramientas de análisis e informes que permiten a los usuarios realizar el seguimiento de los KPI y mostrar cualquier métrica o comparación que se les ocurra. Dado que los ERP pueden acceder a datos en tiempo real de toda la empresa, estos sistemas pueden revelar tendencias impactantes y proporcionar amplios conocimientos empresariales.

4. Datos centralizados

Dado que los ERP pueden acceder a datos en tiempo real de toda la empresa, estos sistemas pueden revelar tendencias impactantes y proporcionar amplios conocimientos empresariales. Esto conduce a una mejor toma de decisiones por parte de los líderes organizacionales, quienes ahora tienen fácil acceso a todos los datos relevantes.

5. Cumplimiento normativo

Los estándares de informes financieros y las regulaciones de seguridad de datos gubernamentales y específicos de la industria cambian con frecuencia, y un ERP puede ayudar a tu empresa a mantenerse segura y en cumplimiento. Un ERP proporciona una pista de auditoría mediante el seguimiento del ciclo de vida de cada transacción, incluido el cumplimiento de los flujos de trabajo de aprobación requeridos.

Las empresas también pueden reducir la posibilidad de errores relacionados con la automatización y problemas de cumplimiento. El software ERP proporciona informes financieros que cumplen con los estándares y regulaciones, y las aplicaciones SaaS están bien equipadas para ayudar a las empresas a cumplir con la norma PCI-DSS (Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago).

6. Gestión de riesgos a través de la movilidad

La tecnología ERP reduce el riesgo de varias maneras. El control de acceso granular y los flujos de trabajo de aprobación definidos pueden fortalecer los controles financieros y reducir el fraude.

Además, unos datos más precisos evitan errores que pueden provocar una reducción de las ventas o multas. Y, por último, la capacidad de visualizar el estado de toda la operación permite a los empleados afrontar rápidamente los riesgos que surgen de los cuellos de botella de la empresa.

7. Seguridad de datos

Los proveedores de ERP entienden que su sistema almacena datos cruciales y confidenciales, y por lo tanto, toman las medidas necesarias para garantizar la seguridad de estos datos. Esta diligencia es más importante que nunca a medida que aumentan el volumen y la escala de los ciberataques.

El software ERP en la nube administrado por el proveedor, en particular, utiliza protocolos de seguridad de última generación para garantizar que tu empresa no sea víctima de un ataque perjudicial.

8. Incremento de la productividad

Los empleados son más eficaces cuando trabajan juntos. Las soluciones de ERP facilitan el intercambio de información entre equipos, como órdenes de compra, contratos y registros de atención al cliente. De esta manera, se eliminan las barreras entre departamentos y se brinda a los empleados un acceso adecuado a datos en tiempo real sobre funciones corporativas relevantes.

9. Escalabilidad

El sistema ERP adecuado será lo suficientemente escalable y flexible para satisfacer las necesidades de tu empresa hoy y en el futuro cercano. Los sistemas en la nube se adaptan a cambios operativos pequeños y grandes, incluso cuando aumenta la cantidad de datos capturados por la organización y la demanda de acceso.

10. Flexibilidad

Si bien el software ERP ayuda a las empresas a seguir las mejores prácticas, también ofrece la flexibilidad necesaria para respaldar procesos y objetivos únicos. El sistema permite a los administradores desarrollar flujos de trabajo específicos de la empresa y crear informes automáticos que son importantes para diferentes departamentos y ejecutivos. Un sistema ERP mejora la innovación y la creatividad de tu organización.

11. Servicio al cliente y gestión de socios

Un ERP puede fortalecer las relaciones con los socios y los clientes de una empresa. Puede proporcionar información sobre proveedores, transportistas y proveedores de servicios con la nube, permitiendo un intercambio de información aún mejor y más eficiente.

Con relación a los clientes, la solución puede realizar un seguimiento a las respuestas de las encuestas, a los tickets de asistencia, a las devoluciones y mucho más, para que la organización pueda centrarse en la satisfacción del cliente.

12. Previsiones

Los departamentos de finanzas y análisis y planificación financiera (FP&A) están sometidos a la presión de elaborar previsiones precisas en respuesta a unas condiciones cambiantes.

Esta previsión financiera dinámica permite a las organizaciones ajustar rápidamente los planes basándose en datos en tiempo real y en nuevos conocimientos. La sincronización perfecta entre su ERP y los sistemas de planificación y presupuestación permite a los equipos financieros incorporar fácilmente datos reales e información en la planificación y la previsión diaria, eliminando la necesidad de que los departamentos se coordinen y consoliden fuera de línea.

Revisa periódicamente tu tecnología actual y pregúntate: ¿Nuestra tecnología nos ayuda o nos frena? Cuando los sistemas obsoletos o inadecuados introducen ineficiencias, enturbian las aguas de los datos o no pueden soportar los cambios que la empresa quiere realizar, es hora de buscar una nueva solución.

Los datos inexactos son otra señal de que es hora de implementar su primer sistema ERP o uno nuevo. Si tus datos no son confiables, no puedes confiar en los informes ni en la información que generan, y ese es un gran problema.

¿Aún no sabes qué módulos necesitarás? Esta guía te ayudará a decidir cuáles incluir en tu plan de implementación.

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6 Desafíos de la implementación de ERP

A pesar de todo el valor que aporta el ERP, las empresas pueden encontrar desafíos a la hora de crear el argumento de negocio para un sistema o para su implementación.

Es importante ser consciente de estos posibles obstáculos antes de adoptar un sistema para poder prepararse adecuadamente y atenuar las dudas de las partes interesadas. Al mismo tiempo, ten en cuenta que muchos de estos obstáculos pueden evitarse creando un plan detallado y seleccionando el proveedor de ERP adecuado.

Mientras te preparas para un proyecto de ERP, ten en cuenta estos asuntos:

1. Consideraciones presupuestarias

Debido a que su adquisición, implementación y mantenimiento eran costosos, los primeros sistemas ERP sólo eran asequibles para las grandes empresas. Sin embargo, no ha sido así desde hace más de dos décadas.

Aunque los ERP todavía requieren tiempo e inversión financiera, la tecnología se ha vuelto mucho más asequible gracias a los sistemas SaaS, que cobran una tarifa recurrente, y a más soluciones diseñadas para pequeñas y medianas empresas que ingresan al mercado. Por ejemplo, las organizaciones pueden utilizar herramientas para calcular los ahorros estimados después de uno a tres años para determinar cuándo la rentabilidad superará los costos.

2. Formación de los empleados

Como cualquier tecnología nueva, ERP tiene una curva de aprendizaje. Cualquiera que vaya a utilizar el software (idealmente, la mayoría o todos los empleados) necesita cierta formación.

Aunque al principio puede haber resistencia, esta debería desaparecer a medida que la gente se dé cuenta de lo mucho que les ayudará la tecnología. Los sistemas más nuevos, que reciben actualizaciones frecuentes, son más intuitivos y fáciles de usar, lo cual reduce los requisitos de capacitación y aumenta su adopción.

3. Retos de la migración y la conversión de datos

Al pasar a un nuevo ERP, es posible que necesites convertir algunos datos a un formato compatible con la nueva plataforma. Esto puede generar costos y retrasos inesperados, así que revisa tus bases de datos y trabaja con tu equipo de TI o con un socio de integración para identificar posibles problemas de compatibilidad de datos desde el principio. Luego, puedes incluir los esfuerzos de conversión en el plan de implementación del ERP.

4. Resistencia al cambio

Un sistema ERP está repleto de funciones que pueden resultar desalentadoras para tu personal. Sin embargo, el software disponible hoy en día es mucho más fácil de usar que los sistemas heredados porque los proveedores se han centrado en mejorar la experiencia del usuario.

Además, los empleados solo necesitan acceder a los módulos y paneles de control necesarios para sus trabajos, lo que puede hacerlos más accesibles. Una formación exhaustiva debería atenuar las preocupaciones sobre la complejidad.

5. Recursos de TI especializados

En el pasado, el mantenimiento era un gasto enorme que disuadía a las empresas de menores ingresos de adoptar un sistema ERP. Una empresa no sólo necesitaba personal informático para gestionar los parches, la seguridad y las actualizaciones necesarias del sistema, sino que a menudo tenía que pagar al vendedor o a un proveedor de servicios externo por su experticia.

Esto es menos preocupante con un sistema SaaS, porque el proveedor se encarga de todo el mantenimiento y actualiza periódicamente a todos los clientes a la última versión, y todo está incluido en el precio de la suscripción.

Las empresas preocupadas por el mantenimiento deben investigar a fondo a cualquier proveedor potencial para asegurarse de que ofrece un verdadero sistema SaaS gestionado por el proveedor.

6. No resuelve cuestiones relativas a procesos y políticas

Si tienes procesos propensos a errores o ineficientes, un ERP no necesariamente los solucionará, aunque pueda aumentar la precisión. Sin embargo, puede descubrir problemas en tus operaciones y ayudarte a pensar en mejores formas de hacer negocios. Lo mismo ocurre con las políticas que frenan a la organización: depende de ti ajustarlas y luego configurar el sistema para respaldar mejores formas de hacer negocios.

Para las unidades de negocios, el software ERP puede automatizar muchas tareas propensas a errores, como conciliaciones de cuentas, facturación a clientes y procesamiento de pedidos, y proporcionar la información que los equipos necesitan para operar de manera más eficiente.

Pero la verdadera belleza del ERP es que puede ofrecer tanto una visión a 10.000 pies de la salud de la empresa como información detallada sobre un proceso o KPI específico, no sólo almacenando y organizando datos, sino también identificando patrones y señalando anomalías que requieren investigación. Inténtalo con una hoja de cálculo.

Opciones de implementación de ERP

Varios modelos de implementación de ERP abordan las necesidades de diferentes organizaciones, y es importante comprender las características únicas de cada uno para que puedas identificar la mejor opción para tu empresa. Pero es necesario tener en cuenta determinados matices, como la diversidad de versiones de despliegue en la nube. No se trata solo de confrontar el modelo local y el modelo en la nube.

ERP local

Con un sistema local, la empresa ejecuta el software en sus servidores y es responsable de la seguridad, el mantenimiento, las actualizaciones y otros ajustes. El mantenimiento suele requerir personal de TI interno que tenga la experiencia necesaria. Durante muchos años, el ERP local fue la única opción. Aún así, la popularidad de este modelo de implementación ha disminuido rápidamente en los últimos años, y el observador del mercado IDC predice descensos continuos.

ERP en la nube

El ERP basado en la nube se ejecuta en servidores remotos gestionados por terceros. Los usuarios normalmente acceden a un ERP en la nube a través de un navegador web, lo que les brinda mayor flexibilidad: pueden buscar información e informes desde cualquier lugar con una conexión a Internet.

Existen múltiples opciones de implementación de ERP en la nube, incluida la Hosted Cloud (nube alojada) y la True Cloud (nube verdadera).

• Hosted Cloud Solution (Solución de nube alojada): una empresa compra una licencia, pero la ejecuta en servidores remotos administrados por un tercero. Los servidores y demás hardware suelen alquilarse a la empresa de alojamiento. Tus datos se almacenan en una nube privada como una instancia independiente del ERP utilizada por una sola empresa. Tu infraestructura no se comparte con otras organizaciones, por lo que a veces esto se denomina inquilino único (single tenant). Esta configuración puede brindarle al cliente un mayor control sobre el software y permitir más personalizaciones, pero también crea más trabajo para la empresa. Considéralo como un punto intermedio entre el software local y el software verdadero en la nube.
• True Cloud Solution (Solución de nube verdadera): una implementación de solución de nube verdadera permite a las empresas pagar una tarifa por el acceso a servidores y al software que no tienen que administrar. Las soluciones de ERP SaaS son una versión popular de la verdadera nube, ya que el proveedor se encarga de todo en el backend, incluidos parches y actualizaciones. La nube verdadera también se conoce como multiinquilino (multi-tenant) porque varias empresas utilizan la misma instancia de software y hardware. Esto reduce la necesidad de un equipo de TI interno y garantiza que la empresa siempre tenga la versión más actualizada y segura del software.

ERP híbrido

El ERP híbrido combina elementos de las implementaciones locales con elementos de la nube. Un enfoque híbrido es el ERP de dos niveles, en el cual una corporación mantiene su ERP local en la sede central, pero emplea sistemas en la nube para filiales o ciertas oficinas regionales. Luego, estas soluciones en la nube se integran con el sistema local.

Otras empresas pueden utilizar soluciones en la nube para determinadas necesidades empresariales mientras utilizan sus sistemas locales para otras funciones. En cualquier caso, los sistemas en la nube deben estar conectados a la plataforma local para garantizar un flujo constante de información, lo que a menudo es más fácil de decir que de hacer.

ERP de código abierto

Al igual que otras aplicaciones de código abierto, el ERP de código abierto es una alternativa económica, a veces gratuita, adecuada para algunas empresas. Muchos proveedores de ERP de código abierto permiten a las empresas descargar su software de forma gratuita y solo cobran una tarifa anual baja si el cliente desea disponer de acceso a la nube.

Estas soluciones han mejorado, con interfaces basadas en web más modernas y un número cada vez mayor de módulos, pero las empresas deben comprender qué están asumiendo con un ERP de código abierto. El soporte del proveedor será mínimo, y las configuraciones y mejoras del sistema suelen recaer en el cliente. Esto significa que necesitas personal técnico con un profundo conocimiento del desarrollo y la configuración del software.

Desde entonces, el ERP en la nube ha despegado e impulsado gran parte de la innovación en las últimas dos décadas. Este modelo informático ha permitido a las compañías colaborar mejor entre departamentos internos y con socios externos, generando nuevos conocimientos que ahorran tiempo y dinero a las empresas y las hacen avanzar.

El futuro del ERP

Ahora que las empresas comprenden las enormes ventajas de un ERP, buscan la forma de mejorar. Tecnologías como la inteligencia artificial (IA), blockchain, realidad aumentada (AR) y el Internet de las cosas (IoT) están dando forma a las tendencias actuales de ERP. Muchas de estas tecnologías ya están integradas en soluciones de ERP líderes en la industria.

Inteligencia artificial y machine learning en ERP

La IA y el machine learning (o aprendizaje automático), por ejemplo, pueden automatizar las conciliaciones de cuentas y señalar las transacciones que requieren un examen más profundo. Esto ahorra tiempo al equipo de contabilidad y los descarga de una tarea que a la mayoría no le entusiasma. La tecnología de aprendizaje automático mejora a medida que procesa más transacciones y puede ayudar a desarrollar previsiones más precisas.

Blockchain para la gestión de la cadena de suministro

La tecnología de blockchain reúne datos de forma segura y puede aumentar la transparencia entre las empresas participantes en la cadena de suministro. Concretamente, puede mostrar el estado de productos específicos en detalle y crear un seguimiento de auditoría detallado del recorrido de un artículo desde la materia prima hasta el producto terminado. Esto también proporciona información de la cual el ERP puede extraer ideas.

Realidad aumentada (RA) para ERP

La realidad aumentada se ha afianzado en el comercio minorista, permitiendo a los consumidores colocar virtualmente una alfombra o una imagen en 3D de un mueble en sus salas de estar para tener una idea de cómo se vería antes de comprarlo. El ERP puede almacenar todos los puntos de datos e imágenes necesarios para que la RA funcione.

Integraciones del Internet de las cosas (IoT)

Finalmente, más empresas reconocen el valor de los dispositivos de IoT, como sensores, escáneres y cámaras, los cuales pueden enviar información al ERP. Por ejemplo, un sensor que monitorea el rendimiento de un equipo de automatización de almacén podría alertar a un director cuando la maquinaria comienza a funcionar más lentamente. Eso podría ser una señal de que el equipo necesita reparación, y la empresa puede intervenir antes de que se dañe e interrumpa las operaciones. Un rastreador IoT en un camión de reparto podría mostrar a los conductores que toman rutas ineficientes y sugerirles que utilicen siempre el GPS.

Sistema ERP unificado

Aparte de estas tecnologías de moda, cada vez más empresas quieren consolidar todas sus aplicaciones en una única plataforma. Una investigación reciente de Gartner revela que el 40% de las empresas de servicios unificarán procesos centrales como finanzas, recursos humanos, procesos de pedidos a efectivo, compras y operaciones en una sola suite para 2026. A medida que los proveedores de software amplíen sus ofertas y más empresas se den cuenta del valor de un sistema ERP unificado, esto será cada vez más común.

Cómo elegir el sistema ERP adecuado

NetSuite ofrece un sistema ERP unificado y verdadero en la nube para ayudar a las empresas a administrar todo su negocio en un solo lugar. Sus ofertas incluyen aplicaciones para finanzas, gestión de inventarios y pedidos, recursos humanos (RRHH), automatización de servicios profesionales, comercio omnicanal y análisis avanzado. Todas estas aplicaciones están integradas de forma nativa, lo que significa que no hay conexiones que gestionar, y los usuarios disfrutan de una interfaz común cuando se mueven entre módulos.

NetSuite nació en la nube y cuenta con más de clientes, desde startups hasta empresas multinacionales. Tiene sólidas capacidades de generación de informes para brindar información sobre toda tu empresa y permisos basados en roles, para que los empleados sólo tengan acceso a la información necesaria.

1. Realiza una evaluación de las necesidades

El sistema ERP "correcto" para tu empresa es el que satisface tus necesidades actuales y es lo suficientemente escalable como para crecer con tu negocio, con módulos y funciones que impulsan el ahorro y te ayudan a aprovechar las oportunidades. Esta es una decisión importante, así que tómate el tiempo para evaluar todas las opciones minuciosamente.

Comprar e implementar una plataforma ERP solía ser intimidante, incluso abrumador. Pero las soluciones disponibles actualidad permiten a las empresas ir paso a paso y agregar lo que necesiten cuando lo necesiten. Este software nunca había estado al alcance de tantas organizaciones y los líderes deben aprovechar esto. Un ERP se ha convertido en una apuesta segura para cualquier empresa que desee visibilidad y conocimientos para competir y ganar.

2. Evaluar a los proveedores

Un ERP es un sistema empresarial fundamental que debe encajar con la forma en que opera cada empresa, por lo tanto, no existe una "mejor" plataforma. Las capacidades requeridas, el modelo de implementación preferido y el tamaño de la empresa influirán en tu decisión a la hora de comprar un sistema ERP.

Busca proveedores consolidados, con un historial comprobado de éxito trabajando con empresas de tu sector. Pregunta siempre por clientes de referencia y consulta casos de éxito. Las empresas también deberían considerar la hoja de ruta del proveedor de software para tecnologías emergentes como IoT y blockchain.

3. Evalúa la personalización y la escalabilidad

Comienza con los módulos fundamentales para tu empresa y desarrolla a partir de ahí. Las empresas suelen comenzar con un módulo de finanzas para automatizar las tareas básicas de contabilidad y permitir a los líderes ver fácilmente el efectivo disponible y el flujo de dinero que entra y sale de la organización.

Las empresas de productos normalmente quieren digitalizar la gestión de inventarios y pedidos de inmediato, porque eso puede generar ahorros rápidos y significativos en materia de compras, almacenamiento y envío. Una aplicación de comercio electrónico que se conecte al ERP es una prioridad para los vendedores que dependen de este canal de ventas.

Por otro lado, las organizaciones de servicios pueden comenzar con una aplicación PSA (automatización de servicios profesionales) para simplificar el tiempo de los empleados, el seguimiento de recursos y la facturación de proyectos.

Después de eso, un módulo CRM es una inversión prudente porque puede mejorar las comunicaciones con los clientes, mientras que los módulos de gestión de la cadena de suministro para la fabricación, las adquisiciones y/o la gestión de almacenes pueden alinear mejor las compras y la producción con la demanda. Otra adición lógica puede ser una solución de automatización de marketing integrada con el ERP para atraer y retener clientes a través de técnicas creativas.

Las empresas con muchos empleados deberían incorporar sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS)/gestión del capital humano (HCM) cuanto antes para mejorar la experiencia de los empleados y ganarse la reputación de gran lugar de trabajo.

4. Realiza un análisis del costo total de propiedad (TCO)

El costo de un proyecto ERP varía ampliamente según el proveedor, los módulos y el modelo de implementación. Los precios de los sistemas ERP se fijan teniendo en cuenta las necesidades del público objetivo, de modo que los creados para empresas emergentes y de alto crecimiento serán más asequibles que los utilizados por las empresas de Fortune 500.

Los ERP en la nube, y en concreto las opciones SaaS, generalmente tienen costos iniciales más bajos que el software local, ya que no hay que comprar hardware ni contratar expertos en sistemas.

Con el software local, las empresas compran una licencia perpetua que es más cara, pero es un gasto único. Un modelo híbrido podría ser incluso más costoso, ya que requiere muchos recursos para dar soporte al ERP local y las cuotas de suscripción para las aplicaciones en la nube.

Los costos de un sistema ERP no se limitan a las licencias. Al calcular el costo total de propiedad (TCO) de varias soluciones ERP, ten en cuenta los gastos operativos y de implementación relacionados con la personalización, el mantenimiento, la capacitación, las actualizaciones y el soporte.

Casos prácticos de ERP

Fulton & Roark solía gestionar su inventario manualmente con hojas de cálculo y confiaba en Sage Live para obtener datos financieros. Cuando las ventas se duplicaron anualmente para la empresa minorista de productos de cuidado personal masculino, rápidamente descubrieron que sus procesos obsoletos estaban provocando entradas duplicadas. Entonces, adoptaron NetSuite ERP, que les permitió detectar errores de contabilidad relacionados con el inventario, eliminar contadores externos, aumentar las ventas y obtener una mejor comprensión de los márgenes y el inventario.

Dos amigos descubrieron importantes ineficiencias en los procesos cuando transfirieron su negocio mayorista de dulces a Green Rabbit, una empresa especializada en logística de productos perecederos. Su dependencia de QuickBooks, Excel y correo electrónico provocó que las bases de datos se desconectaran entre sí y retrasos de TI. Green Rabbit adoptó NetSuite ERP y lo implementó en tres meses. Ahora pueden enviar productos rápidamente a todo el país sin errores de inventario, gestionar pedidos sin demoras y escalar fácilmente el volumen de sus pedidos sin afectar el sistema.

Si bien, el software ERP se diseñó inicialmente para empresas -como su nombre indica-, las ofertas actuales de ERP de software como servicio (SaaS) basadas en la nube han reducido las barreras de entrada y han ayudado a innumerables compañías emergentes y medianas a aumentar su eficiencia, visibilidad y, a su vez, rentabilidad. Aunque la compra e implementación del software ERP conlleva costos, a menudo ofrece un rápido retorno de la inversión.

Obtén el control de tus recursos empresariales con NetSuite ERP

El sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de NetSuite se destaca como la opción perfecta para las empresas que buscan mejoras inmediatas en el rendimiento y un crecimiento sostenido.

A diferencia de muchos sistemas tradicionales, NetSuite se diseñó meticulosamente para ser nativo de la nube, ofreciendo una flexibilidad y escalabilidad inigualables. Esta adaptabilidad permite a las empresas ajustarse sin problemas a las condiciones cambiantes y responder a las necesidades empresariales en evolución.

Con los datos en tiempo real y los paneles de control específicos para cada función de NetSuite, la toma de decisiones se vuelve más rápida y más informada en todos los niveles de la organización. Es un punto de inflexión para las empresas que buscan mantenerse ágiles y competitivas en el dinámico panorama actual.

Te ofrecemos nueve sencillos pasos para elegir el ERP perfecto para ti, incluyendo qué preguntar a los proveedores y cómo crear un caso de negocio.

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Peguntas frecuentes sobre ERP

¿Qué significan las siglas ERP?

ERP es la sigla en inglés de planificación de recursos empresariales, un término que la empresa de investigación Gartner acuñó en 1990 para referirse a las plataformas de gestión empresarial que las empresas habían empezado a utilizar.

¿Qué es un ERP en términos sencillos?

ERP es un software en el que confían las empresas para ejecutar y monitorear el desempeño empresarial de sus operaciones diarias. Almacena datos de toda la empresa, desde finanzas hasta la cadena de suministro y recursos humanos, en un repositorio central, y puede analizar y notificar sobre toda esa información.

¿Cómo funciona el ERP?

Un ERP es una aplicación que hace uso de una base de datos central, la cual recibe información de varios departamentos dentro de una empresa. Incluye módulos integrados dedicados a funciones como contabilidad, gestión de inventario y CRM. Ofrece a las empresas un único lugar donde almacenar, visualizar, gestionar e interpretar los datos.

¿Qué es un sistema ERP?

Los sistemas ERP se componen de módulos que se centran en determinados procesos empresariales, como la contabilidad, la fabricación y la CRM. Estos módulos funcionan utilizando una base de datos central, lo cual permite acceder a los datos en tiempo real y dan visibilidad del rendimiento empresarial en todos estos departamentos, al tiempo que minimizan la duplicación de datos. Un sistema ERP completo ayudará a las empresas a presupuestar, planificar e informar sobre los resultados financieros.

¿Por qué se utiliza el ERP?

Las empresas utilizan sistemas ERP para conectar datos de múltiples funciones comerciales dentro de un sistema centralizado, utilizando los mismos datos para mantener una "única fuente de información". Esto permite que diferentes departamentos operen con los mismos resultados. Las empresas también ahorran tiempo y dinero al automatizar los procesos manuales y al reducir la posibilidad de cometer errores.

¿El ERP es sólo para finanzas y contabilidad?

Aunque la gestión financiera y la contabilidad son funciones clave del ERP, las capacidades del sistema van mucho más allá de este departamento. El ERP puede automatizar y gestionar mejor las tareas relacionadas con las compras, la gestión de inventarios y pedidos, la fabricación, la gestión de proyectos, la gestión de personal, las ventas y el marketing, y más.

¿Por qué las empresas utilizan ERP?

El software ERP se ha convertido en una valiosa herramienta para las empresas porque genera importantes ahorros de tiempo y de costos. Más allá de automatizar tareas, un ERP proporciona visibilidad e informes en toda la empresa que indican a los ejecutivos y gerentes dónde deben centrar los equipos su tiempo y atención, lo cual puede significar abordar problemas urgentes.

¿Cuál es la diferencia entre ERP y MRP?

Un sistema MRP, o de planificación de recursos materiales, fue un precursor del ERP utilizado por los fabricantes para preparar mejor las series de producción. Los sistemas de MRP de tareas relacionadas con la fabricación gestionados, como el seguimiento de compras e inventario, son solo una parte de los sistemas de ERP actuales.

¿Qué es el ERP de dos niveles?

El ERP de dos niveles es un enfoque que ha ganado fuerza entre las grandes empresas con filiales, unidades de negocio distintas u oficinas regionales. En lugar de obligar a estas unidades de negocio u oficinas a utilizar el ERP heredado, funcionan con un ERP menos intensivo en recursos -a menudo una solución SaaS- que se integra con el sistema de primer nivel.

¿Cuáles son las ventajas de los sistemas ERP basado en la nube?

Muchas de las ventajas del ERP en la nube se deben a costos bajos y menos dolores de cabeza. Una solución en la nube suele ser más barata y rápida de implementar, y los gastos posteriores a la implementación pueden ser menores porque el proveedor se encarga de todo el mantenimiento y las actualizaciones. Un sistema en la nube también puede respaldar perfectamente su crecimiento, ya que el proveedor administra todo el hardware.