10 criterios para seleccionar proveedores de ERP

Elegir un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es una de las decisiones más importantes que puede tomar una empresa.

Sin duda, hay mucho que considerar: no solo las características, el costo y el modelo de implementación de este tipo de sistemas, sino también los proveedores de ERP, con quienes trabajará durante muchos años.

Una evaluación exhaustiva lleva tiempo, pero demostrará que vale la pena en términos de eficiencia operativa y de costos, integración y análisis avanzados de datos para la toma de decisiones en tiempo real y apoyo al crecimiento futuro.

Esta guía, repleta de criterios de evaluación de proveedores y ERP, te ayudará a tomar la decisión correcta para tu empresa.

Evaluar y establecer los requisitos del ERP

Un ERP gestiona las numerosas funciones y procesos empresariales de una organización en un único sistema, integrando actividades y datos para que toda la empresa trabaje desde la misma página proverbial. También impulsa la colaboración entre departamentos.

Dado el amplio impacto del ERP en toda la empresa, un equipo interno de partes interesadas de diferentes áreas del negocio debe tener voz a la hora de dar forma a una lista de verificación de requisitos de ERP antes de considerar cualquier sistema o proveedor.

Este equipo de evaluación suele incluir a la alta dirección, directores de proyectos y a jefes de departamento de contabilidad, ventas, adquisiciones, marketing y otros departamentos, además de TI.

El primer trabajo de los miembros del equipo es reunirse con sus propios equipos para evaluar sus respectivos objetivos, los tipos de funciones necesarias para alcanzarlos, y los casos de uso.

Armado con las listas de deseos individuales, el equipo interno puede volver a reunirse, llegar a un consenso e idear una lista general de requisitos de ERP(opens in a new tab).

Este es también el momento de definir y documentar el retorno de la inversión (ROI) esperado y cuánto tiempo pasará antes de que se obtengan estos beneficios. Hacer esto en la etapa de evaluación hará del ROI (retorno de la inversión) más fácil de medir más adelante.

Funciones de ERP

Los principales sistemas ERP integran multitud de funciones empresariales críticas, como la gestión de la cadena de suministro y el marketing.

También son escalables: las funciones independientes se pueden conectar como módulos (opens in a new tab) al sistema ERP, de modo que las empresas en crecimiento puedan adquirir/comprar nuevas funciones a medida que aumentan sus necesidades.

Una encuesta realizada en 2020 a empresas que buscaban una solución ERP reveló que casi nueve de cada diez citaban la contabilidad como la función ERP más importante(opens in a new tab), seguida del inventario y la distribución.

Los sistemas ERP más completos también incluirán módulos para finanzas, producción, compras, comercio electrónico, automatización del marketing y diferentes tipos de gestión, incluido el inventario, los pedidos, las relaciones con los clientes (CRM) y el personal.

Al considerar nuevas funciones a implementar, considere las prácticas y procesos comerciales actuales que pueden mejorarse mediante la automatización, aumentando así la eficiencia y reduciendo los costos.

Además, determina si el ERP puede integrarse fácilmente con otros sistemas empresariales heredados que se espera mantener.

Determina el presupuesto y el cronograma

Con los requisitos en mano, el siguiente paso es determinar un presupuesto y un cronograma para las evaluaciones de proveedores de ERP, y para demostraciones, implementación y capacitación.

Un ERP basado en la nube normalmente cuesta menos que un sistema on-premises, especialmente considerando el desembolso inicial.

El tiempo empleado por el equipo de evaluación también debe considerarse como costo. Asegúrate de que el costo final de un sistema ERP se compense por el ahorro de costos resultante y la eficiencia agregada.

Una vez que se selecciona un ERP, ponerlo en uso puede llevar desde 30 días hasta más de un año, dependiendo de la complejidad de la implementación y del modelo de despliegue. Los sistemas ERP basados en la nube suelen tardar mucho menos en configurarse.

10 criterios clave para la selección de un ERP

Un ERP será parte de la empresa durante años, por lo que no es una decisión que deba tomarse a la ligera. A continuación, se presentan 10 criterios clave a tener en cuenta cuando tu empresa evalúe sus opciones.

1. Requisitos empresariales

   ¿Qué necesitas que haga tu sistema ERP? La pregunta puede parecer básica, pero su respuesta requiere mucha reflexión.

   Ahí es donde un equipo interno designado de partes interesadas de las distintas áreas de la empresa puede ser extremadamente útil.

   Cada miembro debe recoger primero la opinión de sus propios equipos sobre cómo quieren utilizar el nuevo sistema, incluidas las funciones deseadas.

   A partir de ahí, el equipo interno puede elaborar un documento de análisis de los requisitos empresariales que coordine la retroalimentación, articule una visión general de cómo el sistema aportará valor — también conocido como ROI— a cada parte aplicable de la empresa, y defina qué métricas se utilizarán para medir ese ROI previsto.

   Este documento se puede utilizar como guía y/o lista de verificación al evaluar diferentes sistemas y, en última instancia, para medir el ROI del sistema ERP.

2. Funciones de ERP

   Diferentes empresas y sus departamentos requerirán funciones de ERP que respalden sus procesos específicos.

   Pero es probable que todos tengan la necesidad común de una interfaz y un panel intuitivos que mejoren la gestión y la colaboración entre departamentos con indicadores clave de rendimiento (KPI) fáciles de leer y la creación de informes.

   Otros requisitos comunes son la inteligencia empresarial avanzada, las capacidades de minería de datos y la seguridad de los datos.

   Un sistema ERP también debe ser capaz de integrar datos de sistemas existentes y ser personalizable (más información sobre ambos aspectos a continuación).

3. Costo total de propiedad y ROI

   Depende del modelo de implementación elegido.

   Cuando el ERP se instala localmente (on-premises), la empresa es responsable de todos los costos iniciales de hardware y software, así como de los costos asociados con la implementación, la personalización, las actualizaciones a medida que crece la empresa y la seguridad.

   Los costos adicionales incluyen la capacitación de los empleados, y el mantenimiento y soporte continuos.

   Algunos costos se cobran una sola vez, otros son continuos, y el número de usuarios también puede influir.

   El costo total de propiedad (TCO) suele ser elevado, por lo que la obtención del ROI de un ERP generalmente llevar más tiempo que en el caso de sistemas menos esenciales para la empresa.

   El ERP basado en la nube, que es configurado, alojado y gestionado por un proveedor de ERP de la nube, reduce, elimina o amortiza muchos de esos costos, reduciendo potencialmente el TCO y acelerando casi con toda seguridad el ROI, una de las principales razones por las que los modelos de implementación en la nube son populares entre las empresas en crecimiento.

   Se accede al sistema ERP a través de Internet, con la seguridad administrada por el proveedor de la nube y el software entregado como un servicio. El proveedor también se encarga de las actualizaciones, las mejoras y el mantenimiento del software.

4. Integración de sistemas

   Un ERP no solo debe integrar procesos empresariales dispares, sino que las soluciones líderes también se integrarán con los sistemas y aplicaciones existentes que la empresa quiera seguir utilizando.

   Y si lo hacen, el nuevo proveedor debe tener conectores disponibles que hagan exactamente lo que su nombre significa, preferiblemente permitiendo la sincronización en tiempo real para que los datos entre sistemas estén siempre actualizados.

5. Soporte y capacitación

   El sistema ERP requerirá soporte para la implementación inicial, operaciones diarias continuas y capacitación de los empleados.

   Determina si el proveedor ofrece todos esos tipos de soporte para la implementación, su habilidad particular en su segmento de negocio, qué niveles escalonados de soporte están disponibles para adaptarse a las necesidades de su empresa y qué tiempo de respuesta está garantizado.

   El soporte administrado puede ser una opción por una tarifa mensual.

6. Implantación

   La implantación de un ERP puede llevar desde un mes hasta más de un año, dependiendo de si el sistema se implementa en las instalaciones, en la nube o en una combinación híbrida.

   En términos generales, una empresa estará lista y funcionando más rápidamente con un sistema ERP basado en la nube, ya que el proveedor se encarga de la implementación en lugar de vincular los recursos internos.

   Un nuevo ERP suele implantarse por fases(opens in a new tab) e implica la migración de datos, lo cual requiere una limpieza de estos para garantizar su calidad.

   Es esencial realizar pruebas rigurosas antes de ponerlo en marcha.

7. Experticia del proveedor en el sector

   Además de evaluar el software ERP, es una buena idea evaluar a los proveedores de ERP por su experiencia en tu industria.

   El proveedor de ERP ideal tendrá una historia exitosa de instalaciones previas de ERP para empresas de su industria y aproximadamente del mismo tamaño.

   También vale la pena obtener y comprobar referencias de clientes satisfechos (y quizás insatisfechos). La viabilidad financiera también es importante para garantizar el apoyo en el futuro.

8. Tecnología

   Las tecnologías avanzadas siguen emergiendo y elevan muchos de los beneficios que puede proporcionar un sistema ERP.

   La nube, la inteligencia artificial (IA) y, más específicamente, el machine learning pueden mejorar los procesos empresariales; proporcionar análisis e información más profundos y predictivos, y permitir una experiencia personalizada, entre otros beneficios.

   Algunos sistemas también pueden admitir dispositivos de Internet de las Cosas (IoT), como sensores y cámaras que retroalimentan información al ERP; blockchain, para realizar transacciones y el flujo transparente de datos, y realidad aumentada.

9. Hoja de ruta del producto del proveedor

   A medida que una empresa crece, es probable que necesite más del sistema ERP de lo que está incluido en sus requisitos iniciales.

   Como resultado, es importante averiguar cómo el proveedor mejorará, agregará y respaldará su producto (nuevas versiones, características y funciones) en el futuro, y cómo se integrarán esas características en el software existente.

   Otro elemento a considerar es la frecuencia de las actualizaciones y los parches.

10. Personalización

    La necesidad de personalizar dependerá de las complejidades de sus procesos empresariales, e incluso si no lo necesita en el momento de seleccionar el ERP, puede llegar a ser importante a medida que la empresa crece.

    También puede guiar el tipo de implementación de nube seleccionada: inquilino único (single tenant) versus inquilino múltiple (multitenant).

    El primero permite una mayor personalización porque el ERP está dedicado a una sola empresa, en lugar de compartido como en el último modelo.

¿Aún no sabe qué ERP elegir? 30 preguntas para hacerles a los proveedores de ERP

Después de que el equipo de evaluación haya compilado una lista corta de posibles sistemas ERP, es hora de profundizar con preguntas más detalladas.

Las respuestas diferenciarán aún más a los proveedores y te ayudarán a descubrir cuál sistema es el adecuado para tu empresa.

1. Requisitos empresariales
   • ¿El sistema ERP es compatible específicamente con mi segmento de mercado empresarial, por ejemplo, comercio electrónico o servicios profesionales?
   • ¿El sistema ERP cumple todos los requisitos del documento de requerimientos de la empresa?
2. Funciones del ERP
   • ¿La interfaz de usuario es intuitiva y coherente en todos los módulos?
   • ¿Se pueden agregar nuevas funciones/módulos, según sea necesario, a medida que crece el negocio?
   • ¿Se puede acceder al software ERP desde una aplicación móvil?
   • ¿Se incluyen herramientas de inteligencia empresarial para crear informes y extraer datos?
3. Costo total de la propiedad
   • ¿Cuánto costará un sistema ERP local vs. uno basado en la nube?
   • ¿Cómo se licencia el software? ¿Se paga una sola vez? ¿Suscripción mensual? ¿Costos por usuario?
   • ¿El precio incluye seguridad, mantenimiento y actualizaciones?
   • ¿Qué tan pronto veré el ROI (Retorno de la inversión)?
4. Integración del sistema
   • ¿Cómo se cargarán los datos existentes en el sistema?
   • ¿Cuál software gateway o software middleware servirá de puente con los sistemas y datos heredados?
   • ¿El sistema de ERP se integra con otros sistemas empresariales?
5. Soporte y capacitación
   • ¿Qué nivel de soporte se ofrece durante la implementación? ¿24/7? ¿Está esto incluido en el precio?
   • ¿Qué tipos de paquetes hay disponibles para el soporte continuo? ¿En el sitio? ¿Teléfono? ¿Cuál es el tiempo de respuesta garantizado para cada tipo de soporte?
   • ¿Cómo se imparte la formación? ¿En el sitio? ¿En las instalaciones del proveedor? ¿A través de un tercero?
6. Implementación
   • ¿Cuánto tiempo llevará la implementación?
   • ¿Quiénes son los socios de implementación del proveedor y cuál es su experticia?
   • ¿Se proporcionan herramientas de prueba con el software?
7. Experiencia del proveedor en el sector
   • ¿Qué tan bien conoce el proveedor mi industria?
   • ¿Cuánto tiempo ha estado el proveedor en el mercado?
   • ¿Cuál es la base instalada de implementaciones exitosas? ¿Cuántos de esos clientes están en mi segmento de mercado?
   • ¿El proveedor puede dar referencias de clientes?
8. Tecnología
   • ¿Cómo se adapta el software? ¿Se pueden agregar nuevas funciones a medida que mi empresa crece?
   • ¿El sistema ERP utiliza tecnologías de IA (inteligencia artificial) y machine learning para el procesamiento y análisis avanzados de datos, la personalización y la mejora de procesos?
   • ¿El sistema ERP es compatible con IoT, blockchain y realidad aumentada?
9. Hoja de ruta de productos del proveedor
   • ¿Qué nuevas funciones están planeadas? ¿Cuándo saldrán al mercado?
   • ¿El proveedor publica actualizaciones según un cronograma establecido?
10. Personalización
    • ¿El sistema ERP es personalizable?
    • ¿Qué tipo de soporte se ofrece para la personalización? ¿Están disponibles las interfaces de programación de aplicaciones (API)?

Elección del proveedor de ERP adecuado

El proveedor y el sistema ERP adecuados dependen de cada empresa: sus objetivos, requisitos y presupuesto son todos factores en el proceso de toma de decisiones.

Las empresas en crecimiento recurren cada vez más a ERP basados en la nube, como NetSuite ERP, que automatiza e integra muchos procesos centrales sin los costos iniciales requeridos cuando se implementa en las instalaciones.

Desde una única aplicación ERP NetSuite, las empresas pueden gestionar la contabilidad, el inventario, los pedidos, la producción, la cadena de suministro y las operaciones de almacén con visibilidad de las operaciones y los datos en toda la empresa.

NetSuite ERP también se integra con otras aplicaciones empresariales de NetSuite, como comercio electrónico y CRM.

Conclusión

Todas las áreas de una empresa pueden beneficiarse de un sistema de ERP.

Es por eso que elegir el correcto es una decisión importante que requiere una reflexión cuidadosa y una evaluación exhaustiva.

Las soluciones ERP(opens in a new tab) varían en características, costos y modelos de implementación.

Establecer objetivos claros y los criterios de evaluación correctos desde el principio puede llevar a una empresa a seleccionar e implementar con éxito el sistema ERP ideal que generará un retorno de la inversión significativo durante muchos años.

Preguntas frecuentes sobre los criterios de selección de proveedores de ERP

¿Cuáles son los criterios de selección de proveedores de ERP?

Existen muchos criterios a la hora de evaluar a los proveedores de ERP.

Entre las preguntas que hay que hacer, hay que averiguar su nivel de experticia: no solo sus conocimientos sobre ERP, sino también hasta qué punto comprenden las complejidades de tu industria.

Pregunta por los precios, cuánto tiempo llevará la implementación, el nivel de soporte/asistencia (inicial y en curso), y la capacitación proporcionada, cómo se manejan las actualizaciones del sistema y cómo son las hojas de ruta de los productos. Además, solicita referencias de clientes.

¿Cuál debería ser el primer paso en el proceso de selección de un proveedor de ERP?

El primer paso es reunir un equipo interno de partes interesadas de diferentes áreas de la empresa para crear un documento de análisis de requisitos empresariales que describa los objetivos de negocio de sus equipos y las necesidades de ERP.

Este equipo de evaluación suele incluir a altos directivos, jefes de proyecto, jefes de departamento e TI de contabilidad, ventas, compras, marketing y otros departamentos.

¿Cómo se realiza la selección del proveedor y del software de ERP?

La evaluación de los sistemas ERP debe realizarse de forma sistemática y cuidadosa.

Hay muchas soluciones ERP en el mercado, tanto basadas en la nube como locales. Cualquier sistema que parezca cumplir con los requisitos de una empresa debe explorarse más a fondo hablando con el proveedor, solicitando una demostración y verificando las referencias de los clientes.

¿Cuál es el proceso de selección de ERP?

Hay varios pasos para seleccionar un sistema de ERP.

Entre ellos: evaluar y establecer requisitos y objetivos empresariales; desarrollar un presupuesto y un cronograma; y evaluar los sistemas candidatos en función de factores como el costo, el modelo de despliegue, el tiempo de implementación, el soporte y la capacitación, la experticia del proveedor y la personalización.