11 características de un ERP y sus beneficios

Traducido y adaptado por Pauline Barboza | Directora de Preventas

¿Buscas hacer más eficiente a tu equipo financiero y mejorar las operaciones de tu empresa? Conocer las características de un ERP te permite entender cómo estos sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) actuales integran y automatizan funciones financieras y operativas esenciales. Además, ofrecen un gran volumen de análisis de datos a partir de fuentes como el libro mayor, las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y los informes financieros. Los sistemas ERP modernos también ayudan con la gestión de inventario, pedidos y cadena de suministro, así como con las compras, la producción, la distribución y el cumplimiento de entregas.

Las funcionalidades de gestión de relaciones con los clientes (CRM) aportan beneficios adicionales.

Comprender las características de un ERP fundamentales deja claro por qué este software desempeña un rol crucial. Aquí tienes once funcionalidades que debes considerar al evaluar estos sistemas:

1. Integración

Los silos de datos generan ineficiencias, oportunidades perdidas y departamentos que trabajan con objetivos contrapuestos. El beneficio principal, y tal vez el más significativo, de un ERP es brindar una visión centralizada de los datos financieros, operativos y comerciales esenciales que se pueden compartir en la organización casi en tiempo real.

Los sistemas ERP brindan los medios para desarrollar inteligencia de negocios al convertir esos datos en informes y análisis estratégicos que tu empresa puede aprovechar para reasignar recursos o capitalizar nuevas oportunidades de mercado, entre otras acciones.

2. Automatización

Un ERP ofrece la capacidad de automatizar tareas repetitivas, como el procesamiento de pedidos, la facturación, la generación de informes y más. La automatización minimiza el tiempo dedicado a la entrada manual de datos, reduce errores y permite que tus empleados se concentren en tareas de mayor valor agregado.

Por la naturaleza de un sistema ERP, los datos ingresados por un usuario quedan disponibles en toda la organización. Así, por ejemplo, un módulo de seguimiento de inventario podría activar automáticamente un envío y una factura cuando una determinada referencia (SKU) esté disponible. Esto se traduce en más ingresos y una mejor experiencia para el cliente. Asimismo, los ejecutivos de las distintas áreas de negocio pueden recibir de forma automática informes actualizados sobre el posición de caja y otras métricas para orientar sus decisiones.

3. Análisis de datos

Usar los datos de manera más efectiva es una prioridad constante tanto para los directores financieros (CFO) como para los líderes empresariales, tal como lo demostró la encuesta Winter 2020 de Brainyard. El poder del análisis de datos permite a tus colaboradores recopilar una amplia variedad de información y transformarla en conocimientos prácticos, tanto sobre nuevas oportunidades de negocio como sobre formas de optimizar las operaciones actuales, reducir costos, detectar fraudes y atender mejor a los clientes.

Los datos demuestran que los principales objetivos de los CFO incluyen usar la información con mayor eficacia, generar informes más precisos, identificar áreas de ahorro e implementar la automatización.

4. Generación de informes

Contar con mejores informes es casi tan importante para los ejecutivos como hacer un uso más efectivo de los datos. Los módulos de generación de informes de un ERP compilan información sobre las operaciones de la empresa para crear reportes que permiten a los tomadores de decisiones tomar medidas más informadas, optimizar los procesos de negocio e identificar áreas problemáticas antes de que la empresa se vea afectada. Los informes pueden incluir representaciones visuales, como gráficos, tablas y dashboards, lo que te ayuda a revelar tendencias y patrones para mejorar los resultados del negocio.

5. Seguimiento y visibilidad

Las plataformas ERP permiten a las empresas rastrear, visibilizar y comprender sus métricas de negocio, lo cual representa una funcionalidad muy potente. Esto se logra al facilitar el acceso a datos en tiempo real en toda la organización, eliminar los silos de información y ofrecer informes y análisis para cada aspecto de las operaciones empresariales.

6. Contabilidad

Las funciones de contabilidad de un ERP brindan la capacidad de rastrear, almacenar y analizar datos financieros, como cuentas por pagar (AP), cuentas por cobrar (AR), libro mayor (GL), presupuestos y proyecciones. Los sistemas pueden realizar tareas más avanzadas, como gestión de impuestos, gestión de activos fijos, reconocimiento de ingresos y conciliación multidivisa.

El tiempo es dinero, y los cierres de mes siempre toman más tiempo del que desearían los CFO. Esta funcionalidad reduce el tiempo necesario para conciliar y cerrar los estados financieros mensuales. Es fundamental para las empresas que buscan avanzar hacia cierres mensuales continuos.

7. Gestión financiera

La gestión financiera (opens in new tab) es una tarea compleja que implica planificar, organizar y determinar el mejor uso de los fondos de un negocio. Los líderes financieros deben rastrear y utilizar datos financieros de todos los departamentos para tomar decisiones sobre, por ejemplo, proyectos de inversión, fuentes de financiamiento, gestión de tesorería y controles financieros.

Los sistemas ERP ayudan a los equipos de finanzas en este proceso de gestión rastreando, analizando y reportando datos empresariales críticos. En organizaciones grandes y complejas, los sistemas ERP son herramientas indispensables para una gestión financiera sólida.

8. Gestión de relaciones con los clientes (CRM)

Los sistemas ERP con funcionalidades de CRM integradas incorporan los datos de las relaciones con los clientes, ampliando la visión del negocio. Toda la información del cliente — incluidos contactos, historial de pedidos, órdenes de compra y estado de los prospectos — se encuentra en una base de datos compartida y de fácil acceso.

Los sistemas CRM permiten a las empresas automatizar procesos como la elaboración de órdenes de compra, la generación de recordatorios de cuentas por cobrar y el envío de notificaciones para que un ejecutivo de cuenta realice el seguimiento cuando un prospecto alcance un punto predefinido en tu embudo de ventas.

9. Ventas y marketing

Los sistemas ERP con CRM integrado también benefician a los equipos de marketing y ventas al facilitarles vender, realizar ventas cruzadas o incrementales (upselling), generar cotizaciones y órdenes de compra, elaborar proyecciones y hacer seguimiento a detalles clave como márgenes de ganancia y coeficientes.

Los equipos de marketing se benefician de la capacidad de generar más prospectos, crear y ejecutar campañas rápidamente y rastrear la actividad de los clientes a lo largo del ciclo de ventas.

Los equipos de ventas y marketing utilizan las funciones del ERP en estrecha coordinación con sus colegas de finanzas y operaciones para ofrecer una experiencia superior al cliente a lo largo de todo el proceso comercial.

10. Gestión de la cadena de suministro (SCM)

Los sistemas ERP ofrecen visibilidad sobre la eficiencia en la gestión de la cadena de suministro (SCM) de tu empresa al hacer seguimiento a la demanda, el inventario, los procesos de fabricación, la logística y la distribución. Una cadena de suministro totalmente automatizada e integrada optimiza las operaciones sugiriendo órdenes de compra, órdenes de trabajo y órdenes de traslado en múltiples ubicaciones.

Los sistemas de SCM también ayudan a establecer objetivos de inventario y simplifican la planificación de recursos de distribución. Los datos en tiempo real sobre la cadena de suministro de tu empresa ayudan a identificar áreas de ineficiencia, proporcionándote un mayor control y gestión sobre el inventario.

11. Manufactura

La función del ERP tuvo sus orígenes en la manufactura. Los sistemas actuales generan eficiencias en los procesos de producción al ayudar con la planificación de productos, la adquisición de materias primas, el monitoreo de la producción y las proyecciones. Otros componentes incluyen módulos para gestión de ensamblaje, lista de materiales, gestión de órdenes de trabajo, control de planta, planificación de distribución y seguimiento de productos.

En conjunto con la SCM, las herramientas de manufactura del ERP mejoran la capacidad de tu organización para gestionar y automatizar decisiones clave de planificación de inventario y proyecciones.

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Preguntas frecuentes sobre las características de un ERP

¿Qué es un ERP y cuáles son sus características?

El Enterprise Resource Planning (ERP) es un sistema de software utilizado por las organizaciones para gestionar e integrar las partes esenciales de sus operaciones de negocio. Optimiza el flujo de información entre las diversas funciones empresariales y gestiona las conexiones externas, siendo vital para muchas empresas de todos los tamaños e industrias.

Entre las características de un ERP destacan la integración de diferentes procesos de negocio (como ventas y finanzas), la automatización de tareas manuales, herramientas de análisis de datos para una toma de decisiones informada, seguimiento y visibilidad para un mayor conocimiento operativo, y herramientas de cumplimiento e informes para apegarse a las regulaciones.

¿Cuáles son los principales componentes de un ERP?

Entre los principales componentes se encuentran: 1) Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM), que administra las ventas y el servicio al cliente; 2) Gestión de la Cadena de Suministro (SCM), que supervisa el flujo de bienes y servicios; 3) Gestión Financiera, que se encarga de la contabilidad y los informes financieros; y 4) Gestión de Fabricación/Producción, que administra los programas de producción y la calidad del producto.

¿Cuáles son las 3 características indispensables de un ERP?

Tres características clave de un ERP son su flexibilidad para adaptarse a procesos de negocio únicos, su modularidad — que permite la integración selectiva de módulos según las necesidades — y una base de datos centralizada para ofrecer información coherente y actualizada en todos los departamentos.

¿Cuáles son los 6 beneficios principales de un ERP?

Entre los principales beneficios de utilizar un sistema ERP se incluyen: 1) mayor eficiencia mediante procesos empresariales optimizados; 2) mejores capacidades de generación de informes y planificación para una toma de decisiones más precisa; 3) información integrada y coherente en toda la organización; 4) reducción de los costos operativos y administrativos; 5) mayor seguridad y calidad de los datos; 6) mejor servicio al cliente gracias al fácil acceso a la información de los clientes. Estos beneficios demuestran que los sistemas ERP son fundamentales para gestionar operaciones complejas en las empresas modernas, ya que ofrecen una solución integral para la gestión eficiente de diversos departamentos y funciones.