¿Qué es una Entrada de Diario en Contabilidad? Una Guía

La razón de ser de la contabilidad es presentar de forma concisa, oportuna y precisa de la situación fiscal de una organización. Los líderes de empresas acuden a sus equipos financieros para comprobar cosas: ¿podemos permitirnos contratar a un nuevo ingeniero? ¿De cuánto "runway" disponemos? ¿Estamos dedicando demasiado dinero a gastos de explotación?

Las entradas de diario son los pilares fundamentales que proporcionan las respuestas a esas y otras preguntas. Muestran datos vitales, como de cuánto se dispone y cuánto se debe, en qué momento y en qué cuentas. Cada entrada corresponde a una transacción comercial discreta y al final se registra en la contabilidad general.

La validez de todos los informes financieros depende de la exactitud o inexactitud de la información introducida en este nivel.

¿Qué es una Entrada de Diario en Contabilidad?

Cada asiento contable contiene los datos significativos de una única transacción comercial, incluida la fecha, el importe que se debe abonar y se adeuda, una breve descripción de la transacción y las cuentas afectadas. Según la empresa, puede incluir dependientes afectadas, información en materia de impuestos y otra información.

Es crucial introducir con precisión datos completos de entradas para que el libro mayor y los informes financieros que utilicen esta información también sean precisos y completos. Con el software de contabilidad moderno, las entradas de diario recurrentes se pueden crear con plantillas y ejecutarse automáticamente, lo que minimiza la posibilidad de error.

Las entradas de diario se realizan en orden cronológico y siguen el sistema de contabilidad de doble entrada(opens in a new tab), lo que significa que cada uno tendrá una columna de crédito y débito. Incluso cuando los débitos y créditos están vinculados a varias cuentas, los importes de ambas columnas deben ser equivalentes. Por ejemplo, supongamos que una empresa gasta 277,50 dólares en comidas de catering para empleados. La cuenta de gastos aumenta en esa cantidad, mientras que la cuenta de efectivo(opens in a new tab), que es un activo, disminuye en 277,50 dólares porque ese dinero ahora se gasta.

Principales Conclusiones

• Un libro diario es un registro conciso de todas las transacciones que realiza una empresa; las entradas detallan cómo afectan las transacciones a las cuentas y los saldos.
• Todos los informes financieros se basan en los datos que contienen los asientos contables y existen varios tipos para satisfacer las distintas necesidades de negocio.
• Las entradas de ajuste(opens in a new tab), por ejemplo, se utilizan para devengar o diferir ingresos y gastos, cambiar o corregir entradas anteriores o estimar transacciones no monetarias, como asignaciones para deudas canceladas.

¿Qué son los Débitos y Créditos?

Los débitos se suman a las cuentas de gastos y activos y se restan de los saldos de pasivo, ingresos y capital, mientras que los créditos se restan de los saldos de gastos y activos y se suman a las cuentas de pasivo, ingresos y capital.

En contabilidad, el principio básico es el mismo: una entrada de ajuste para contabilizar los intereses devengados de un préstamo bancario se deducirá de la cuenta de gastos por intereses y cargará a la cuenta de intereses devengados a pagar.

¿Cuál es la Finalidad de una Entrada de Diario?

El objetivo de una entrada de diario es registrar física o digitalmente cada transacción comercial de forma correcta y precisa. Si una transacción afecta a varias cuentas, la entrada también detallará esa información.

Por ejemplo, supongamos que nuestra compra de catering implica tanto impuestos estatales como locales. Esa entrada contable compuesta podría tener el siguiente aspecto:

Por lo tanto, el diario permite al proveedor contabilizar con precisión los impuestos adeudados en múltiples jurisdicciones.

Las entradas de diario son básicas para mantener los registros contables con eficacia. Se ordenan en varios planes contables y, una vez verificada su precisión, se contabilizan en el libro mayor(opens in a new tab), que a continuación proporciona información a los informes financieros de los que dependen los responsables de la toma de decisiones empresariales.

Contar con asientos precisos y completos es también esencial para el proceso de auditoría, ya que las entradas de diario proporcionan cuentas detalladas de cada transacción. Los auditores, tanto internos como externos, buscarán entradas o ajustes que carezcan de la documentación, explicaciones o aprobaciones adecuadas o que se salgan de la norma en el negocio.

¿Qué se Incluye en una Entrada de Diario?

Las entradas de diario pueden contener varios puntos de datos, pero generalmente incluyen:

• Un título, que describe el tipo de entrada, y la fecha en que se registró.
• un identificador numérico único o un número de referencia.
• Una o más cuentas e importes que se deducirán por la transacción y la(s) fecha(s) en que se realicen estas deducciones.
• Una o más cuentas a las que se cargará la transacción y sus importes, y la fecha en la que se realicen esos cargos.
• Breve descripción de la transacción.

Los asientos contables también pueden incluir datos específicos de la empresa, como la dependiente o las dependientes involucradas en la transacción y la moneda o monedas utilizadas.

Cómo se Registra una Entrada de Diario

MyToys Manufacturing Co. compra 100.000 dólares en materias primas. Paga 10.000 dólares en efectivo y utiliza el crédito para el saldo. La empresa registraría un débito, o aumento, de 100.000 dólares en materias primas. La cuenta de efectivo mostraría un crédito, o una disminución, de 10.000 dólares porque ese era el importe abonado en esta transacción. La entrada de cuentas a pagar mostraría un aumento, o crédito, de 90.000 dólares, ya que ahora debe ese importe a un proveedor con vencimiento en una fecha o fechas futuras.

Como MyToys realiza pagos a lo largo del tiempo para esta compra, la cuenta de caja mostrará el crédito correspondiente (menos efectivo está disponible) y las cuentas a pagar(opens in a new tab) el débito pertinente, ya que la empresa debe menos dinero.

Además, como las materias primas se utilizan para producir productos terminados (juguetes, en este caso), se aplica un crédito a la cuenta de materias primas para reflejar una disminución en el valor a medida que se consumen las materias primas, y a la cuenta de productos terminados se aplica un débito para reflejar un aumento en la cantidad de inventario disponible.

Seis Tipos de Entradas de Diario

Hay seis tipos de asientos contables, o siete si tenemos en cuenta la entrada única arcaica, vaga y rara vez utilizada. La entrada única no se utiliza en la contabilidad estándar, que se basa en entradas dobles. Es más adecuado para equilibrar un talonario que para la contabilidad empresarial, que implica muchas cuentas.

Cada uno de los seis tipos de entradas principales desempeña una función específica en el ámbito de la contabilidad. Juntos presentan una información equilibrada, precisa y objetiva de la situación financiera de la empresa.

Son:

1. Entradas de apertura

   Estas entradas reflejan el saldo final del periodo contable anterior como saldo inicial del periodo contable actual. Por ejemplo: el saldo final de la cuenta de efectivo en el balance del periodo contable anterior fue de 11.000 dólares una vez reembolsados todos los pasivos. Ese saldo de 11.000 dólares es ahora la entrada de apertura del periodo contable actual.

2. Entradas de traspaso

   Las entradas de traspaso mueven o asignan gastos o ingresos de una cuenta a otra. Por ejemplo, MyToys Manufacturing transfiere efectivo de su cuenta principal a la de una dependiente. Un entrada de diario de traspaso contabiliza el dinero que se mueve de una cuenta a otra. Ningún tercero participa en estas entradas, y las transferencias siempre deben tener sumar cero.

3. Entradas de cierre

   Estas entradas marcan el cierre un periodo contable con un saldo que posteriormente se puede transferir de una cuenta temporal a una permanente, o de un periodo contable a otro. En el caso de las cuentas temporales, la entrada de cierre reduce a cero la cuenta y cualquier saldo anterior que se transfiera a otra cuenta más permanente. Una vez hecho eso, se cerrará la cuenta temporal.

   Algunos ejemplos de cuentas temporales incluyen cuentas de gastos y pérdidas; cuentas de facturación, ingresos y ganancias; cuentas de resumen de ingresos; y cuentas de dividendos o retiros. En el caso de los periodos contables, la entrada de cierre refleja el saldo final de esa cuenta al final de ese periodo contable. Este valor se transfiere como entrada de apertura para el siguiente periodo contable. En ese caso, es el periodo contable de esa cuenta, que está cerrado.

4. Entradas de ajuste

   Las entradas de ajuste son asientos que registran cambios en cuentas que de otro modo no se contabilizarían en el libro, de conformidad con el método de contabilidad de devengo. Estas entradas se introducen en la contabilidad general al final de un periodo contable de acuerdo con los principios de cotejo y reconocimiento de ingresos. Algunos ejemplos comunes son devengos, periodificaciones y estimaciones.

   Un devengo de gastos hace referencia a un gasto reconocido en un periodo contable antes de que se pague realmente. Un ejemplo es la electricidad utilizada por una planta durante el mes previo a que la empresa de servicios públicos emita una factura para la empresa.

   Un devengo de ingresos está relacionado con el trabajo que se ha realizado o los productos que se han entregado pero para que aún no se ha facturado al cliente.

   Un aplazamiento de gastos se produce cuando se realiza un pago en un periodo contable anterior al momento en que realmente se incurre en el gasto. Un ejemplo es un pago realizado ahora para un seguro que cubre el siguiente periodo de seis meses. Los ingresos diferidos se aplican cuando una empresa recibe pagos por adelantado por servicios o productos que se entregarán en el futuro.

5. Entradas compuestas

   Estas entradas registran más de una cuenta a cargar o a abonar. La regla de las entradas de diario(opens in a new tab) requiere que el total de débitos sea equivalente al de créditos, pero el número de créditos y débitos no tiene debes ser igual. Por ejemplo, puede haber un débito, pero dos o más créditos, o un crédito y dos o más débitos, o incluso dos o más créditos y débitos. Por ejemplo, las nóminas pueden implicar un gran número de entradas contables, que se pueden simplificar en un asiento compuesto a modo de resumen.

6. Entradas de reversión

   Las entradas de reversión se realizan al inicio de un nuevo periodo contable y sirven para revertir o deshacer una entrada de ajuste realizada al final del periodo contable anterior. Esta opción proporciona una reducción significativa de los errores contables debido a gastos o ingresos de doble contabilidad y aumenta la eficiencia del procesamiento de facturas reales en el nuevo periodo contable. En otras palabras, se utilizan para simplificar la contabilidad. Por ejemplo, un gasto devengado reconocido en el periodo contable anterior se puede revertir para que el gasto se pueda contabilizar en el periodo contable en el que se abonó, sin tener que preocuparse por que el gasto se registre dos veces.

Cómo Preparar Entradas de Diario para tu Empresa

Es importante preparar los asientos contables correctamente para garantizar que las transacciones se registren con precisión. Comienza por decidir dónde se debe reconocer la transacción. Si utilizas software de contabilidad, deberás generar menos asientos porque la automatización integrada que ofrece el software(opens in a new tab) transmitirá los datos relevantes a otras cuentas e informes según proceda.

Si mantienes tu contabilidad de forma manual, para registrar una transacción correctamente, tendrás que averiguar todo lo que la transacción afecta a los libros de la empresa.

Identifica las cuentas que se verán afectadas:

El primer paso consiste en identificar las cuentas a las que afecta la transacción. Eso puede resultar un poco confuso si no estás familiarizado con los términos y principios contables. Pero en general, estás buscando áreas en las que impacte la transacción: ¿qué cuentas ganarán y cuáles perderán con esta transacción?

Ordena primero las transacciones:

La clasificación de las transacciones por tipo (gastos, depósitos bancarios, impuestos trimestrales) te pondrá en el camino correcto para que puedas registrar estas transacciones de manera eficaz.

Sigue el dinero:

Ahora que la transacción está ordenada, piensa en cómo afecta a los valores, en términos de débitos y créditos, de cuentas vinculadas. Pregúntate a ti mismo, ¿de dónde ha venido el dinero y a dónde se ha ido? ¿Qué añadió la transacción al negocio y qué le quitó? La teoría de la física de que "con cada acción, se produce una reacción igual y opuesta" también es aplicable a la contabilidad. Asegúrate de identificar todas las acciones y reacciones causadas por la transacción.

Determina el tipo de cuenta:

Algunas transacciones son fáciles de asignar en términos de créditos y débitos en varias cuentas afectadas. Otros pueden ser un poco más complicados. A continuación incluimos algunos consejos para ayudarte a descubrirlos,

• Conoce los tipos básicos de cuentas: todos los asientos se incluyen en uno de los tipos de cuenta básicos: Activos, Pasivos, Gastos, Ingresos y Patrimonio neto. Una vez que reconozcas cada uno de estos tipos, será más fácil comprender lo que implica cada uno, cómo se relacionan con otras cuentas y cómo los diferentes tipos de transacciones los afectan.

• Utiliza reglas contables estándar para indicar dónde aplicar créditos y débitos: las normativas contables(opens in a new tab) no existen porque sí. Uno de los motivos es estandarizar el contenido de los informes financieros y las entradas de diario. Consulta las normas contables para saber dónde aplicar débitos y créditos para una entrada contable específica.

Prepara tu entrada de diario:

Ahora que has identificado el tipo de transacción y las cuentas a las que afecta, estás listo para crear tu entrada de diario.

• Introduce la fecha correcta: cada entrada debe tener una fecha para garantizar que los datos que contiene se apliquen al periodo contable correcto.

• Asigna el nombre de la cuenta y el código: anota el nombre de la cuenta y el código único del libro mayor. Las transacciones se codifican en cuentas específicas a efectos de información. Los saldos de cuenta alimentan las distintas partidas de los estados financieros.

• Introduce los importes de débito y crédito: si usas software de contabilidad, es probable que parte de los créditos y débitos de una entrada de diario se automatizarán al menos parcialmente. Si mantienes los libros de la empresa a mano, tendrás que comprobar todo dos veces para asegurarte de que has introducido todos los créditos y débitos con precisión.

Ejemplos de Registros Comunes en Contabilidad

La práctica generalmente aceptada es utilizar un sistema de contabilidad de doble entrada, que generalmente implica el uso de una contabilidad general y un libro diario. También puede incluir el uso de registros especiales para transacciones frecuentes dentro de una categoría específica.

Libro diario

Un libro diario es un registro de transacciones de negocio sin procesar registradas en orden cronológico por fecha. Es el primer lugar donde se registra una transacción. A continuación, los importes se contabilizan en las cuentas correspondientes, como cuentas a cobrar(opens in a new tab), cuentas de caja o cuentas de activos.

Diario especial

Los diarios especiales o especializados contienen transacciones frecuentes dentro de una categoría determinada y normalmente se utilizan en la contabilidad manual, para facilitar a las empresas la tarea de buscar instancias de tipos particulares de transacciones. Los ejemplos incluyen asientos de ventas y compras que agrupan las ventas a varios clientes o las compras a proveedores en un solo lugar. El software de contabilidad moderno hace que no sean necesarios los asientos especiales, ya que facilita la clasificación de transacciones y la búsqueda de detalles específicos.

Cómo Realizar un Seguimiento de las Entradas de Diario

El seguimiento de las entrada de diario de tu empresa puede ser un factor que marque la diferencia a la hora de mantener la integridad financiera. Como sucede al equilibrar tu talonario de cheques, el seguimiento de las entradas de diario garantiza que toda la actividad financiera se refleje con precisión en los libros de tu empresa. Para realizar un seguimiento de las entradas, implementa un proceso estandarizado y mejores prácticas como estas:

1. Establece un procedimiento estandarizado para el registro de entradas de diario.
2. Invierte en software de contabilidad moderno.
3. Registra las entradas en orden cronológico.
4. Asegúrate de que las entradas incluyan todos los puntos de datos necesarios.
5. Concilia tus libros con regularidad.
6. Mantén un registro de quién realizó cada entrada y cuándo.
7. Implementa un nivel estricto de seguridad de datos para evitar el acceso no autorizado a las entradas de diario.

Ejemplos de Entradas de Diario

Las cuentas T son una representación visual de la cuenta de libro mayor. A continuación, ofrecemos una serie de ejemplos, así como otros tipos de entradas de diario.

Dos Cuentas T: Efectivo y Pagarés

*Intereses devengados el mes anterior, recibidos en el mes actual

*Ingresos por intereses devengados y aún no cobrados

Libro diario general

Uso del Software de Contabilidad para el Seguimiento de las Entradas de Diario

A medida que se complica la contabilidad y crece el número de entradas de diario, el seguimiento se vuelve más difícil, especialmente en los sistemas de entradas manuales. El software de contabilidad es una solución más eficaz para la mayoría de las empresas, ya que se puede automatizar gran parte del esfuerzo en torno al seguimiento de asientos, la extracción y su asignación a cuentas.

La automatización incrementa la eficiencia y reduce las tasas de error(opens in a new tab). Además, el software de contabilidad moderno facilitará enormemente el proceso de auditoría.

Las entradas de diario son la columna vertebral de toda la información financiera. Por lo tanto, se deben comprobar las transacciones y los asientos contables correspondientes de manera cruzada para verificar su precisión. Tanto si los libros se mantienen de manera manual como digital, los créditos y los débitos de las cuentas afectadas se deben asignar con arreglo a las normas contables generales.

Con estas medidas simplificadas pero exigentes, una empresa puede saber cuál es su situación financiera y a qué pueden aspirar de cara al futuro.