Cuando una empresa considera incorporar su primer ERP, es crucial la preparación en dos ámbitos. En primer lugar, ¿está el negocio en la etapa expansiva adecuada para beneficiarse de lo que un ERP puede ofrecer para impulsar el crecimiento y la rentabilidad? Y, si ese es el caso, ¿se ha preparado de manera eficaz para aprovechar la implementación de un ERP?

Las evaluaciones de preparación para ERP miden la necesidad de una empresa de implementar un ERP y su capacidad para soportar el sistema financieramente, tecnológicamente y culturalmente. La cultura es importante porque los sistemas de ERP pueden alterar sustancialmente la forma en que las empresas operan e innovan, además de requerir inversiones considerables. Algunos empleados pueden adaptar sus conjuntos de competencias, pero otros no. Las evaluaciones de preparación de ERP analizan todos esos factores para ayudar a las empresas a responder tres preguntas clave:

  • ¿Qué problemas enfrentamos hoy en día y puede un sistema ERP abordarlos?
  • ¿Es un sistema ERP la solución adecuada en estos momentos?
  • Si un sistema ERP tiene sentido, ¿estamos listos para aceptar los cambios que trae?

¿Qué es la preparación para un ERP?

Las evaluaciones de preparación para un ERP miden las operaciones comerciales para determinar si una empresa puede implementar un nuevo sistema ERP y aprovechar todos sus beneficios potenciales. No se limitan a evaluaciones técnicas o financieras para medir si el ERP es, en efecto, necesario para abordar los desafíos de la empresa. También miden si las personas y los procesos de una empresa pueden hacer frente a los múltiples cambios en los flujos de trabajo, la comunicación y la estructura organizativa que generalmente implican los sistemas de ERP.

Una evaluación completa de preparación para un ERP debe:

  1. Identificar los procesos de mejora y los objetivos posteriores a la implantación de los nuevos procesos.
  2. Analizar los requisitos de hardware, software e infraestructura de un nuevo sistema ERP, en función de si está basado en la nube o en entornos locales, y si requerirá personalización para adaptarse a las políticas y flujos de trabajo organizativos.
  3. Determinar si las prácticas de gestión de datos existentes, incluida la seguridad y la copia de seguridad, pueden admitir un nuevo sistema ERP y, si no, qué cambios serán necesarios.
  4. Medir cómo los equipos responderán al proceso y los cambios culturales que los sistemas de ERP a menudo traen y desarrollan un plan de gestión de cambios adecuado.
  5. Describir los recursos financieros, analíticos, humanos y técnicos necesarios para implementar, mantener y hacer crecer un sistema ERP.
  6. Establecer los riesgos de la implementación de ERP, como costos, pérdida de datos y tiempo de inactividad, y compáralos con otras alternativas a ERP.
  7. Incluir una evaluación financiera que calcule el retorno de la inversión (ROI) que un ERP reportará a la empresa: los beneficios de invertir en un sistema ERP frente a sus costos a lo largo del tiempo.

Principales conclusiones

  • Los sistemas de ERP son herramientas excelentes que pueden transformar drásticamente la forma en que las empresas piensan, actúan y crecen, pero no todas las empresas están preparadas para implementarlas, gestionarlas y apoyarlas.
  • Las implementaciones de ERP a menudo resultan en cambios significativos en los flujos de trabajo, procesos y tecnologías que requieren nuevos conjuntos de competencias, recursos, estilos de gestión, estructuras organizativas y culturas corporativas.
  • Las evaluaciones de preparación para un ERP ayudan a las empresas a estudiar si un sistema ERP es la solución adecuada para sus desafíos y si están preparadas para cambios futuros.
  • Las empresas deberían buscar varias señales de que los sistemas existentes son inadecuados y que un sistema ERP podría ayudar, como la incapacidad para escalar, una mala comunicación, visibilidad limitada de las operaciones y tecnologías heredadas desactualizadas.

Preparación para un ERP en detalle

Incluso en las mejores circunstancias, muchas organizaciones afrontan dificultades en la implementación de un ERP, sobre todo porque estos sistemas a menudo provocan un profundo cambio en la organización, este rara vez resulta sencillo. Más allá del cambio tecnológico, los sistemas de ERP pueden alterar fundamentalmente la forma en que las empresas piensan y operan. Pero los sistemas ERP son una opción popular para las empresas en crecimiento porque una vez que una empresa alcanza un cierto tamaño, esos cambios en las estructuras operativas y los procesos se vuelven de todos modos necesarios.

Los sistemas de ERP implementados correctamente impulsan el crecimiento, en parte porque automatizan procesos y flujos de trabajo y en parte porque facilitan los cambios estructurales y culturales necesarios, impulsando la mejora en todo, desde la innovación hasta los beneficios. Sin embargo, las empresas no se darán cuenta de ninguno de estos beneficios si no están preparadas para implementar un ERP.

Con tanto en juego, es importante que las empresas entiendan si un nuevo sistema ERP es la solución adecuada para sus problemas y, si es así, si es este el momento adecuado para implementarlo. Por ese motivo resulta importante que cualquier empresa que esté considerando incorporar un sistema ERP determine si está completamente preparada para abordar las implicaciones financieras, organizativas y culturales que presenta. Las evaluaciones de preparación para un ERP permiten saber si las personas, los procesos, la tecnología y las finanzas de una empresa están listos para una inversión tan importante.

Esta evaluación debe ser el primer paso real hacia la implementación de un ERP, antes de que se evalúen los proveedores del sistema o de que se asignen importantes recursos al proyecto. En algunos casos, una evaluación de preparación para un ERP también puede convertirse en el último paso del proceso, si determinan que aún no están listas para dar el salto. Las evaluaciones de preparación para un ERP ayudan a las empresas a evitar los peligros potenciales y los sustanciales costos que acarrearía una implementación deficiente, cuando otra solución podría ser más eficaz en esos momentos.

¿Por qué es importante la preparación para un ERP?

Ya sea una nueva implementación o la sustitución de un sistema heredado, un sistema ERP implica inversiones significativas de tiempo y recursos. Si bien los sistemas de ERP pueden impulsar una enorme innovación y crecimiento incluso en implementaciones basadas en casos prácticos, esos beneficios no se materializarán si el sistema no se ejecuta adecuadamente.

A menudo, las implementaciones eficaces comparten determinados elementos: presupuestos detallados, una estrategia de implementación clara, un proceso exhaustivo de evaluación de proveedores, una comunicación efectiva y coherente y una formación completa. Las evaluaciones de preparación de ERP mitigan el riesgo de fracaso al ayudar a las empresas a determinar si una implementación de ERP es la solución adecuada para ellas en ese momento. Lo hacen respondiendo a varias preguntas clave, como:

  • ¿Cuáles son los desafíos empresariales que esperamos que resuelva un sistema ERP?
  • ¿Cómo cambiará un sistema ERP los procesos y tecnologías de negocio existentes, y en qué medida nuestros empleados actuales estarán abiertos a adoptar ese cambio?
  • ¿Qué sistemas quedarán obsoletos después de una implementación de ERP?
  • ¿Está nuestra infraestructura tecnológica lista para admitir un sistema ERP? Si no es así, ¿qué cambios serán necesarios antes de la implementación?
  • ¿Qué nuevos recursos humanos necesitaremos para apoyar un nuevo sistema ERP?
  • ¿Cuál es el costo total de propiedad (TCO) de un sistema ERP durante cinco años? ¿Cuál es el ROI previsto durante ese periodo?
  • ¿Cuántas fases de implementación de ERP serán necesarias, cuánto tiempo necesitará cada una y cómo afectará a la organización durante ese tiempo?
  • ¿Qué factores podrían retrasar o poner en peligro el éxito de la implementación?

Para las empresas que están considerando reemplazar un sistema ERP heredado, las preguntas también incluyen:

  • ¿Cuáles son los desafíos del sistema ERP actual?
  • ¿Se puede actualizar el sistema actual para hacer frente a los desafíos? Si es así, ¿cuál será el costo total en tiempo y recursos necesarios para mejorar el sistema actual?
  • ¿Cómo puede afectar el crecimiento y la expansión del negocio a la plataforma de ERP existente?

Al final, las respuestas a todas las preguntas anteriores deben unirse para resolver la gran cuestión: ¿necesitamos un sistema ERP en este momento, o hay una alternativa más eficiente y rentable?

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Evaluación de la preparación para un ERP

En los años setenta, la consultora McKinsey & Company desarrolló un marco para valorar la eficacia organizacional que identificó siete componentes clave que ofrecen más oportunidades de éxito al operar en equilibrio entre sí. Conocido como las 7-S (por sus iniciales en inglés), los principios han proporcionado desde entonces un marco para impulsar la coordinación prácticamente de cualquier iniciativa empresarial corporativa. Cuando se aplica a un proyecto de ERP, las 7-S sirven como un método eficaz para evaluar la preparación. Aplicándolo, una organización puede identificar posibles brechas en la alineación estratégica para una implementación de ERP y abordar los problemas antes de que puedan desbaratarla.

El marco 7-S se divide en componentes "duros" y "blandos". Los tres componentes duros (estrategia, estructura y sistemas) representan elementos tangibles a menudo documentados en la mayoría de las empresas. Los cuatro componentes blandos, por otro lado (estilo, personal, competencias y valores compartidos), suelen ser menos claros. Visualmente hablando, considera el componente de valores compartidos como el centro de los otros seis radios, representando la importancia de los valores compartidos como la base de la cultura de la empresa que debería impulsar los otros elementos. El uso de estas 7-S para una evaluación de preparación de ERP tiene como objetivo identificar brechas donde las estrategias de un componente no se alinean con las de los demás. Veamos cómo contribuye cada componente al éxito de un ERP:

Estrategia

Las implementaciones de ERP no suelen tener éxito si carecen de objetivos claramente definidos y medibles que estén vinculados directamente con la estrategia de la empresa. Por lo tanto, una evaluación de preparación para un ERP primero debe establecer un marco del alcance que refleje esa estrategia empresarial general. La alineación estrecha ayuda a garantizar la aceptación de las partes interesadas, que entienden mejor el "por qué" de la implementación. También ayuda a minimizar la resistencia de los usuarios a la implementación, lo que puede provocar retrasos y bajas tasas de adopción. Por ejemplo, una estrategia de la empresa podría hacer hincapié en el servicio al cliente, mientras que el objetivo del sistema ERP es la automatización de procesos. Sin embargo, si la implementación de ERP genera un exceso de automatización, podría crear problemas de servicio al cliente. Comprender esta posibilidad podría ayudar a abordar las preocupaciones antes de frenar la implementación.

Estructura

Los sistemas de ERP ayudan a las empresas a mejorar la disciplina operativa, pero previamente debe existir cierto grado de estructura organizativa para obtener esos beneficios. Una evaluación de preparación para un ERP garantiza que las estructuras organizativas existentes estén alineadas con los cambios en los flujos de trabajo, la colaboración y la toma de decisiones que traen consigo a menudo estos sistemas. Una evaluación de preparación debe evaluar los siguientes aspectos de la estructura organizacional:

  • Centralización: la centralización de los datos es un signo distintivo de los sistemas de ERP; beneficia a las organizaciones ya que les brinda mejor información para la toma de decisiones. Pero esto no necesariamente favorece a las empresas con estructuras de toma de decisiones centralizadas: los sistemas de ERP se pueden configurar para respaldar la toma de decisiones centralizada o descentralizada y deben diseñarse específicamente para uno u otro.
  • Especialización: las empresas con mayores grados de recursos especializados, como analistas empresariales o personal de TI, a menudo están mejor preparadas para respaldar el crecimiento del sistema ERP.
  • Formalización: los sistemas de ERP ayudan a las empresas a integrar procesos estandarizados en flujos de trabajo automatizados. En consecuencia, las empresas que ya hayan documentado procesos de trabajo estandarizados suelen tener más éxito con estas implementaciones.
  • Tamaño: hasta cierto punto, las organizaciones más grandes encuentran mayor facilidad a la hora de implantar un sistema ERP, ya disponen de un grupo más amplio de recursos internos diversos, especialmente en TI. Sin embargo, las organizaciones más pequeñas pueden utilizar recursos de terceros para ayudar con la implementación.
  • Jerarquía: los diferentes niveles de recursos deben presentar diferentes niveles de acceso a los datos en un sistema ERP. Después de todo, los gerentes junior no necesitan el mismo nivel de acceso que los jefes de departamento. Las empresas con jerarquías definidas pueden encontrar más fácil beneficiarse de los controles de acceso de los sistemas ERP.
  • Alcance de control: a diferencia de las jerarquías, que regulan el acceso, el intervalo de control regula quién puede modificar los sistemas. Las empresas con reglas definidas para el periodo de control pueden minimizar mejor los problemas de seguridad del ERP.

Sistemas

Preguntarse si se dispone de la tecnología necesaria para una implementación resulta fundamental para las evaluaciones de preparación para un ERP, aunque las implementaciones en la nube hacen que el soporte tecnológico resulte más sencillo que en entornos locales. Las soluciones locales requieren importantes inversiones en hardware, software e infraestructura, mientras que con el pago de la suscripción, ya los proveedores de servicios en la nube alojan y gestionan hardware y software. Sin embargo, las evaluaciones de preparación para un ERP no deberían limitarse a analizar aspectos tecnológicos. Por ejemplo, ¿está la empresa preparada para la migración de datos, que es uno de los componentes más importantes de una implementación de ERP? La migración de datos implica la identificación, limpieza y asignación de grandes cantidades de datos financieros, de empleados, de clientes y de inventario, entre otras cosas. Para que una implementación de ERP tenga éxito, las empresas deben evaluar la calidad de sus datos para garantizar que su nuevo sistema no tenga dificultades para procesar datos con formato incorrecto, lo que puede provocar interrupciones operativas. Los datos incompletos, incorrectos, incoherentes o duplicados pueden crear problemas graves con la generación de informes, el seguimiento del inventario y el servicio al cliente.

Estilo

Paradójicamente, uno de los resultados más interesantes de la implementación de un sistema ERP centralizado es que a menudo resulta en un pensamiento descentralizado notablemente mejorado, porque las unidades de negocio obtienen acceso a herramientas que generan mejores insights empresariales y colaboración. Este cambio descentralizado, sin embargo, crea cambios en los procesos y la cultura corporativa para los que las empresas pueden no estar totalmente preparadas. En particular, los gerentes pueden considerar cómo los cambios podrían afectar sus estilos de liderazgo. Por ejemplo, los líderes acostumbrados a que las decisiones pasen por ellos pueden encontrar a sus equipos más ansiosos por usar nuevos conocimientos para impulsar las decisiones. En consecuencia, los gerentes tendrán que estar abiertos a recibir feedback en el proceso de toma de decisiones. Una evaluación de preparación para la ERP debe determinar si la dirección de la empresa está preparada para desarrollar un estilo nuevo y más colaborativo después de la implementación.

Personal

Los análisis del personal, posiblemente el elemento más importante de una evaluación de preparación, evalúan si los equipos están culturalmente preparados para aceptar la implementación de una ERP y su capacidad para asimilar nuevas formas de trabajar. Una evaluación de la preparación debería examinar tres esferas específicas de la preparación del personal:

  • Flexibilidad: Los sistemas ERP requieren nuevas habilidades y, a menudo, conducen a cambios en la estructura organizacional y las responsabilidades laborales, lo que puede resultar chocante para el personal que tiene dificultades con el cambio. Eso no significa que no puedan adaptarse, pero una evaluación de preparación debe examinar cuidadosamente la flexibilidad del personal. Se puede hacer mediante encuestas, pero también comprobando las revisiones de desempeño, donde se pueden ver las fortalezas y debilidades de quienes resultarán afectados por el plan de implementación.
  • Educación y formación: un método adecuado para ayudar al personal a prepararse para los cambios culturales de una implementación de ERP es crear un programa de formación exhaustivo para educarlos sobre cómo utilizar el nuevo sistema y cómo adoptar el cambio que trae consigo. Las implementaciones de ERP requieren formación antes, durante y después de la implementación para garantizar altas tasas de adopción.
  • Gestión de proyectos: el éxito de la implementación de un ERP depende de la selección de un líder y un equipo de proyecto eficaces. En la mayoría de los casos, los empleados internos deben liderar el proyecto, por el hecho de que son grandes conocedores de los pormenores de las operaciones y procesos de la empresa. Una evaluación de preparación para un ERP debe centrarse en la creación de un equipo multifuncional que posea altas competencias de colaboración y está acostumbrado a lidiar con grandes proyectos de TI. El responsable del proyecto debe tener pleno apoyo ejecutivo para tomar decisiones importantes sobre cómo proceder.

Competencias

Además de la voluntad de adoptar el cambio, las empresas que implementan un sistema ERP también necesitan equipos que presenten un equilibrio adecuado de competencias para aprovecharlo al máximo. Además de las competencias de gestión descritas en los apartados de "Estilo" y "Personal", las empresas deben evaluar la profundidad de su talento en dos áreas clave:

  • Competencias de TI: las implementaciones de Cloud ERP permiten lanzar y admitir sistemas ERP sin necesidad de ejércitos de soporte de TI, ya que los proveedores de nube gestionan el hardware y el software para los clientes. Pero los recursos internos de TI siguen siendo cruciales. De cara a determinar la preparación para un ERP, las empresas deben evaluar sus competencias técnicas en informática en la nube, gestión de bases de datos, seguridad de red, integración de sistemas y análisis de datos.
  • Competencias de los usuarios: los sistemas de ERP, especialmente en la nube, siguen ofreciendo experiencias de usuario más sencillas e intuitivas, pero las empresas aún deben asegurarse de que sus usuarios finales se sientan cómodos utilizando la ERP. Una evaluación de preparación de ERP debe evaluar en qué medida los usuarios de ERP están familiarizados con la tecnología en la nube. Los usuarios también deben conocer bien los procesos de la empresa, sentirse cómodos en un entorno de colaboración y tener sólidas competencias de gestión de datos. Cuando se identifican brechas, las empresas deben crear programas de capacitación sólidos en la implementación de un ERP antes, durante y después de la implementación.

Valores compartidos

En algunas organizaciones, el papel de los valores compartidos en el éxito empresarial se percibe como algo vago y desconectado de los objetivos tangibles. Sin embargo, a la hora de implementar un ERP, los valores compartidos pueden ser críticos para el éxito. En este contexto, los "valores compartidos" se refieren al grado en que las partes interesadas están de acuerdo en el grado de importancia que presenta la implementación para la consecución de los objetivos generales de la empresa. Cualquier conflicto percibido entre el impacto de la implementación de ERP y los objetivos generales de la empresa puede generar confusión en el equipo del proyecto o los usuarios de ERP, lo que puede conducir a la resistencia al proyecto. Por ejemplo, si una empresa promociona los procesos de negocio flexibles como un objetivo, pero su implementación de ERP da como resultado flujos de trabajo automatizados y estandarizados inflexibles, la desconexión podría afectar las tasas de adopción.

Una evaluación de preparación para un ERP puede ayudar a garantizar que los objetivos se mantengan alineados durante toda la implementación. El establecimiento de un plan de gestión del cambio durante la implementación también puede resultar útil. La gestión del cambio se centra en preparar a los empleados para los ajustes en tecnologías, procesos y cultura que los sistemas de ERP a menudo necesitan. Los equipos de gestión del cambio crean una estrategia de comunicación básica para el proyecto, proporcionando mensajes completos y coherentes en toda la empresa sobre objetivos, plazos, retrasos y cambios en la estrategia.

Elegir a los campeones de proyectos es otra forma importante de alinear los valores compartidos con una implementación de ERP. La persona encargada de liderar un proyecto de forma global debería ser un directivo de alto nivel experto en la gestión de equipos y proyectos a gran escala. La selección de líderes de proyectos para áreas clave dentro de la implementación, como TI, finanzas, recursos humanos y ventas, también puede marcar una diferencia positiva a la hora de adoptar el sistema.

Ocho señales de que tu empresa necesita un sistema ERP

Una evaluación de preparación para un ERP se formula la siguiente pregunta: "¿Tenemos lo necesario para implementar un sistema ERP?" Pero en realidad debemos formularnos otra pregunta antes de iniciar la evaluación: "¿Realmente necesitamos un sistema ERP?" Si bien cada empresa es diferente, existen diversos puntos comunes que indican cuándo una empresa necesita un sistema ERP para superar los obstáculos y materializar las oportunidades de crecimiento.

  1. Incapacidad para aumentar el número de operaciones cerradas

    Cuando a las empresas se les quedan pequeñas sus sistemas heredados de finanzas, gestión de la cadena de suministro y gestión de relaciones con los clientes, ello suele provocar incapacidad para escalar el volumen de operaciones de ventas. Por ejemplo, si los equipos de ventas no pueden obtener una visibilidad precisa de los niveles de inventario, no pueden comprometerse con contratos por temor a que la empresa no pueda cumplirlos. Los sistemas de ERP incluyen componentes de ventas, fabricación y logística que ofrecen métricas de ventas en tiempo real y KPI de operaciones en toda la organización.

  2. Controles incoherentes

    Es imposible supervisar todas las actividades en todas las empresas, pero cuando las organizaciones pierden de vista los procesos de toma de decisiones o quién accedió a los datos y cuándo, probablemente suceda que los sistemas operativos existentes están teniendo problemas. Dificulta determinar la responsabilidad en toda la organización y ejerce una enorme presión sobre los gerentes, que a menudo se encuentran tratando de rastrear dónde se han roto los procesos, en lugar de gastar tiempo en proyectos más estratégicos. Los sistemas de ERP automatizan los procesos para mantener una mayor disciplina operativa. También utilizan pistas de auditoría, por ejemplo, para garantizar que las empresas tengan un conocimiento inmediato sobre quién accede o realiza cambios en el sistema. Los sistemas de ERP también permiten a las empresas crear controles de acceso que asignen diferentes niveles de acceso o modificación a diferentes roles organizativos, lo que minimiza los errores.

  3. Deficiencia en la información en tiempo real

    Un grave inconveniente de los sistemas operativos heredados para ciertas funciones, como finanzas, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro o gestión de relaciones con el cliente, es la incapacidad de analizar los datos para una toma de decisiones exhaustiva. Cuando los sistemas se desconectan y contienen datos incompletos, inconsistentes o redundantes, sacar conclusiones firmes sobre el estado del negocio se vuelve extremadamente difícil. Por ejemplo, los datos inexactos o incompletos pueden generar información errónea en los niveles de inventario, lo que puede retrasar la ejecución de órdenes. La incapacidad de comprender con precisión el movimiento del inventario dificulta la comprensión de qué productos tienen tendencias positivas o negativas. Los informes financieros deficientes pueden dar lugar a oportunidades perdidas para reducir los costos. Los sistemas de ERP proporcionan visibilidad en tiempo real de un almacén de datos centralizado para informes precisos y procesables. En consecuencia, brindan mucho mejores insights para la toma de decisiones e información más puntual y precisa.

  4. Expansión global

    La expansión global no requiere necesariamente sistemas de ERP, pero pueden ayudar. Por ejemplo, los sistemas ERP se pueden configurar para automatizar el cumplimiento de diferentes leyes y regulaciones relacionadas con la importación y exportación en cada país, evitando costosos retrasos en los envíos. Lo mismo ocurre con las leyes de privacidad de datos, que también varían de un país a otro. Los sistemas ERP pueden garantizar que las empresas cumplan constantemente las regulaciones internacionales, como el Reglamento General de Privacidad de Datos (GDPR) en Europa, cuyo cumplimiento acarrea sanciones costosas. Aparte del cumplimiento, Amb Ambassador Foods, un importador estadounidense de alimentos internacionales, personalizó su ERP para simplificar las complejas estrategias de precios que involucran a sus clientes, distribuidores y fabricantes.

  5. Escalar operaciones empresariales

    Los sistemas obsoletos con capacidad limitada a menudo frustran la capacidad de una organización para escalar las operaciones. Los sistemas locales heredados requieren inversiones significativas en hardware e infraestructura para satisfacer la creciente exigencias incorporar mayor número de usuarios y más poder de procesamiento. Los sistemas más antiguos suelen tener una funcionalidad limitada para gestionar transacciones financieras complejas, incluidos los pagos multimoneda. Los sistemas antiguos también tienden a ser más inflexibles que los sistemas recientes basados en la nube, lo que a menudo obliga a las empresas a adaptar sus procesos a sus capacidades limitadas. Los sistemas heredados también pueden ser difíciles de integrar con las nuevas tecnologías, creando silos de datos que dan como resultado informes inexactos o incompletos o problemas de cumplimiento. Los sistemas de ERP, en particular las ofertas basadas en la nube, permiten a las empresas ampliar la capacidad y las capacidades a demanda para satisfacer las cambiantes necesidades empresariales. Los proveedores de ERP basados en la nube también actualizan sus sistemas automáticamente para permitir a los clientes adoptar las últimas funciones.

  6. Los sistemas existentes pierden soporte

    Eventualmente, todo el software alcanza un final de vida (EOL), cuando los proveedores ya no ofrecen soporte técnico, parches o actualizaciones. Los clientes pueden seguir utilizando el software, pero a su propio riesgo y costo. Cuando los sistemas empresariales para la gestión de relaciones con los clientes, las finanzas o la fabricación pierden soporte, aumentan varios riesgos, especialmente con las implementaciones de software locales. Con un soporte más limitado, es probable que el rendimiento del sistema disminuya mientras aumentan los costos de mantenimiento. Los riesgos de seguridad y cumplimiento también se exponen cuando los clientes pierden el acceso a la experiencia de los proveedores. A las empresas tampoco les debe extrañar encontrarse con dificultades para integrar los sistemas al final de la vida útil con las nuevas tecnologías. Los sistemas de ERP basados en la nube hacen que la transición después del final de la vida útil sea más sencilla y rápida porque requieren implementar muy poco hardware e infraestructura, o ninguno.

  7. Tipos de fabricación agregados

    A medida que las empresas producen productos más complejos, los sistemas existentes pueden tener dificultades para mantener el pipeline de fabricación. La mayoría de las empresas utilizan tres categorías amplias de procesos de fabricación para crear productos:

    • Fabricación para almacenar, donde el fabricante decide los componentes de sus productos y los construye antes de los pedidos, en función de las previsiones de demanda.
    • Fabricación por pedidos, donde todos los pedidos son personalizados, a menudo debido a la complejidad del producto, como un avión. La fabricación comienza cuando se recibe el pedido. Como resultado, los programas de productos a menudo varían en función de las órdenes individuales, lo que dificulta la gestión de los niveles de inventario, los programas de producción y los plazos de entrega.
    • Fabricación para ensamblar, donde los fabricantes construyen piezas antes de los pedidos, pero ensamblan esas piezas en función de pedidos específicos.

    Los sistemas ERP gestionan la complejidad proporcionando una plataforma centralizada que realiza un seguimiento y gestiona el proceso de fabricación, desde materias primas hasta productos terminados. Los sistemas de ERP también proporcionan herramientas de gestión de inventario, control de calidad y gestión de costos más completas e integradas.

  8. Fusiones y adquisiciones

    Si bien no es del todo necesario que las empresas que buscan ser adquiridas tengan un sistema ERP, sin uno el proceso de due diligence para la empresa adquirente suele presentar mayores riesgos. ¿En qué medida resultan confiables los informes financieros y de inventario de la empresa adquirida, por ejemplo, si se basan en sistemas heredados dispares con datos potencialmente inexactos o incompletos? Un sistema ERP puede añadir un grado de confianza al proceso, dando a la empresa adquirente mayor confianza para tomar una decisión. Además, desde un punto de vista operativo, la unificación en un único sistema ERP posterior a la adquisición es la mejor manera de agilizar las operaciones e impulsar la innovación mediante la consolidación de datos y la automatización de flujos de trabajo, políticas y procesos.

Problemas que necesitas resolver para la preparación de un ERP

Una vez que las empresas se dan cuenta de que necesitan un sistema ERP, aún tienen trabajo por hacer antes de estar listas para implementarlo. Por ejemplo, los sistemas de ERP no resuelven mágicamente los problemas relativos a la gestión de inventario. La causa subyacente de este tipo de problemas se debe identificar primero, de modo que el ERP se pueda configurar para solucionarlo. Y ese es solo un ejemplo de los diversos problemas que las empresas deben enfrentar como parte de sus evaluaciones de preparación. Veamos cuatro casos:

Problemas de inventario

La gestión de inventario es un componente fundamental de muchas implementaciones de ERP. Pero para aprovechar la tecnología, las empresas primero deben resolver problemas relacionados con la mala calidad de los datos de inventario y la optimización de procesos, que pueden tener un efecto dominó en toda la organización, con un sistema ERP. Los recuentos de inventario inexactos pueden provocar un exceso o escasez de stock, lo que dificulta la creación de los procesos de previsión precisos que se necesitan para implementar con éxito de ERP. Como parte de una evaluación de preparación de ERP, las empresas deben auditar los controles de inventario, los niveles y los procesos para identificar problemas. Con datos y procesos precisos, los sistemas de ERP proporcionan mayor visibilidad del inventario para minimizar los errores y ahorrar dinero.

Desgloses de comunicación

Los sistemas de ERP son conocidos por ayudar a las empresas a eliminar los silos, brindando insights corporativos en tiempo real que estimulan la colaboración y mejoran la toma de decisiones entre los diversos departamentos. Desafortunadamente, no pueden superar problemas fundamentales relativos a la comunicación organizacional, como la falta de objetivos comerciales claros o roles y responsabilidades mal definidos. Es especialmente importante resolver los problemas de comunicación antes de la implementación, ya que pueden desbaratar rápidamente un proyecto de ERP. Cuando los equipos no entienden las razones de la implementación y los beneficios, aumenta la probabilidad de que sean reticentes al cambio. Una evaluación de preparación de ERP debe incluir una auditoría de los procesos y herramientas de comunicación para garantizar que las empresas puedan transmitir la importancia de la implementación de ERP a todas las partes interesadas, lo cual mejorará las tasas de adopción. Un buen plan de gestión del cambio puede ayudar, mediante el uso de múltiples canales, como correo electrónico, reuniones en vivo y boletines informativos, a compartir objetivos de implementación, actualizaciones, plazos e hitos entre todas las principales partes interesadas.

Ciclos de ventas largos

Los sistemas ERP pueden ser de incalculable valor cuando las empresas experimentan ciclos de ventas demasiado prolongados a causa de unos procesos incoherentes y acceso limitado a datos precisos. Los procesos automatizados pueden ayudar a que el proceso de ventas sea más rápido y eficiente. Dar a los equipos de ventas acceso en tiempo real a datos precisos de inventario, producción y clientes les permite responder rápidamente a las preguntas de los clientes y cerrar ventas. A veces, sin embargo, los ciclos de ventas largos son provocados por una calificación deficiente de las oportunidades potenciales, la falta de procesos de ventas o un equipo ineficaz. Todos estos problemas deben abordarse antes de implementar un sistema ERP. Antes de la implementación, las empresas deben identificar las ineficiencias analizando los procesos de ventas actuales, como el punto en que los clientes abandonan con más frecuencia el proceso de ventas o a qué aspectos dedican más tiempo los equipos de ventas. Una vez hecho eso y antes de lanzar el sistema ERP, pueden agilizar los procesos, mejorar la comunicación o alinear las estrategias de ventas.

Errores de introducción manual de datos

Para bien o para mal, los humanos cometen más errores que los ordenadores. En consecuencia, cuanto más humanos participen en la introducción de datos, que suele ser el caso cuando las empresas utilizan múltiples sistemas desconectados para gestionar sus negocios, mayor será el riesgo de errores costosos. Más allá de las consecuencias de tomar decisiones basadas en datos inexactos, los errores en los niveles de inventario, registro y facturación, programación de producción, informes financieros y procesamiento de nóminas pueden dañar significativamente los ingresos y la reputación. La automatización es un componente clave de los sistemas de ERP, lo que permite a las empresas reducir la intervención manual.

Lista de comprobación gratuita de evaluación de preparación para un ERP

La implementación de un sistema ERP requiere mucho tiempo y recursos. Pero, ¿cómo puedes estar seguro de que tu empresa lo necesita ahora? O ¿tiene tu empresa las competencias y la mentalidad necesarias para que la implementación resulte exitosa? Utiliza nuestra lista de comprobación de 20 preguntas para evaluar si un sistema ERP es lo más adecuado para tu empresa en estos momentos.

NetSuite acelera la obtención de rentabilidad con implementaciones progresivas

Cuando estés listo para implementar un nuevo sistema ERP, NetSuite ERP puede ayudar a tu organización a superar muchos de los obstáculos que pueden surgir. NetSuite ERP se diseñó y construyó en la nube con un repositorio de datos central unificado para módulos que admiten múltiples unidades de negocio. De este modo, permite que los equipos de toda la empresa utilicen un único sistema para colaborar sin problemas en torno a los datos más precisos y actualizados posibles. La solución ERP de NetSuite incluye aplicaciones para finanzas, gestión de inventarios y pedidos, recursos humanos (RRHH), automatización de servicios profesionales, comercio omnicanal y análisis avanzado. Debido a que sus módulos están perfectamente integrados, con NetSuite podrás tener controladas las operaciones en tiempo real, lo que brinda a toda la organización una vista sin precedentes de la reducción de costos, la mejora de la productividad y la automatización de los procesos para fomentar la eficiencia. NetSuite también acelera los tiempos de implementación con NetSuite SuiteSuccess, un modelo de interacción con el cliente que incorpora prácticas líderes de procesos de negocio, que reducen el tiempo y el costo de implementación y acelera la obtención de resultados.

La mayoría de las empresas en crecimiento requerirán un sistema ERP para lograr sus objetivos en algún momento, pero eso no significa que tengan que hacerlo de inmediato. Como siempre, hay que saber cuál es el momento más adecuado. Las evaluaciones de preparación para un ERP ayudan a las empresas a comprender si ha llegado el momento de implementar un sistema ERP. Si bien no garantiza el éxito total de la implementación, las evaluaciones de preparación para un ERP en última instancia ayudan a las empresas a tener más claro si deben seguir adelante.

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Preguntas frecuentes sobre la preparación para un ERP

¿Por qué es tan importante el proceso de preparación para la implementación de un sistema ERP?

Existe una enorme diferencia entre querer un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y estar listo para implementarlo. Aunque pueden transformar drásticamente la forma en que las empresas operan e innovan, los sistemas ERP precisan una inversión sustancial de tiempo y recursos. Es posible que algunas empresas no estén preparadas para implementar con éxito un sistema ERP porque carecen de los recursos técnicos o financieros adecuados. Otros pueden no estar preparados para el cambio en los flujos de trabajo, procesos y cultura que los sistemas de ERP pueden crear. Las evaluaciones de preparación de ERP ayudan a las empresas a comprender mejor si necesitan un sistema ERP u otra solución.

¿Qué función desempeña una gerente de proyecto en la implementación del sistema ERP?

Podría decirse que el gerente de proyecto es la figura más importante en la implementación de una ERP. Los gerentes de proyectos son responsables de la planificación general, la asignación de recursos, la mitigación de riesgos y la comunicación con el liderazgo y los usuarios del sistema. Además de las competencias de gestión de proyectos, los gerentes de proyectos de ERP deben poseer un liderazgo superior, habilidades de comunicación, técnicas y de resolución de problemas.

¿Por qué es importante la gestión del cambio en los proyectos de ERP?

Las implementaciones de ERP a menudo cambian la forma en que operan las empresas, impulsando flujos de trabajo más eficientes y una mayor colaboración, comunicación y agilidad empresarial. Si bien estos cambios pueden tener un impacto positivo en la organización, también pueden suponer un trastorno para determinados empleados. En la implementación de un sistema ERP, los procesos de gestión del cambio se centran en las personas. Y para ello crean sólidos planes de comunicación a nivel de organización con respecto a los objetivos, plazos, horarios, actualizaciones de proyectos e impactos esperados. La gestión del cambio ayuda a los empleados a sentirse más cómodos con las transformaciones provocadas por la implementación de ERP, lo que reduce las reticencias e impulsa la adopción.

¿Qué hace exactamente la ERP?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) combinan varias funciones empresariales, como finanzas, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, fabricación y logística, y gestión de relaciones con los clientes en un sistema integrado que consolida los datos en un repositorio central unificado. Como resultado, los sistemas ERP proporcionan visibilidad en tiempo real de las funciones empresariales críticas para mejorar la toma de decisiones y promover una mayor comunicación y colaboración entre los equipos. Los sistemas de ERP también incluyen herramientas de flujo de trabajo automatizadas para aumentar la eficiencia y reducir los errores.

¿En qué fases se divide la implementación de un sistema ERP?

La implementación de un sistema ERP se divide en seis fases. La fase de descubrimiento y planificación recopila las necesidades empresariales de varios equipos. La fase de diseño implica el análisis de flujos de trabajo, la personalización del software y la migración de datos. En la fase de desarrollo, se configuran las necesidades del negocio en el software y comienza la migración de datos. En la fase de prueba, se recopilan los comentarios de los grupos de usuarios para ajustar el sistema antes del despliegue. El sistema se activa en la fase de despliegue, seguida de la fase de soporte, donde se abordan los problemas y se realizan actualizaciones.

¿Cuáles son los cinco componentes de un ERP?

Aunque el número de componentes en un sistema ERP depende de los requisitos de la organización, muchos optan por los siguientes cinco módulos integrados básicos: finanzas, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, fabricación y logística y gestión de relaciones con el cliente.

¿Cuáles son los criterios que se deben tener en cuenta para seleccionar una ERP?

Se deberían utilizar los requisitos de negocio específicos de cada negocio para ajustar los criterios de selección para un sistema ERP. Los siguientes diez criterios de selección de ERP suponen un buen punto de partida:

  • Requisitos empresariales: ¿Qué necesitas que haga tu sistema ERP?
  • Características: ¿Cómo prioriza las funciones más importantes de tu sistema ERP?
  • Costo total de propiedad y retorno de la inversión: ¿cuáles son los costos de implementación y mantenimiento de un sistema ERP y cuál es el valor de sus beneficios?
  • Integración: ¿Qué otros sistemas necesitan conectarse al sistema ERP?
  • Apoyo y capacitación: ¿Qué es necesario antes, durante y después de la implementación?
  • Implementación: ¿Cuánto tiempo tomará? ¿En cuántas fases?
  • Experiencia del proveedor: ¿El proveedor entiende tu industria?
  • Tecnología: ¿ERP local o en la nube? ¿Necesitas tecnologías especializadas, como la inteligencia artificial?
  • Hoja de ruta del producto del proveedor: ¿qué funcionalidad está barajando tu proveedor de cara al futuro?
  • Personalización: ¿Qué cambios en el sistema serán necesarios a corto y largo plazo?