El ROI de los sistemas ERP

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) ofrecen un inmenso valor al integrar funciones básicas del negocio, como finanzas, gestión de inventario, fabricación, ventas, gestión de proyectos y recursos humanos (RR HH.), con una única plataforma unificada que proporciona acceso centralizado a datos esenciales. Con una mayor visibilidad de estas funciones, los líderes empresariales pueden aumentar la eficiencia, reducir los costos y aprovechar nuevas oportunidades de crecimiento.

Cuantificar ese valor —el retorno de la inversión (ROI) de tu ERP— es crucial para construir un caso de negocio que justifique una inversión de ERP en primer lugar.

Además, el análisis que se dedica a cuantificar el ROI de la planificación de recursos empresariales ayuda a las empresas a evaluar y anticipar el impacto de un sistema ERP en sus organizaciones. Además, permite ajustar su enfoque en este ámbito a lo largo del tiempo para que el valor del ERP continúe aumentando para el negocio.

Pero dado que los sistemas ERP tienen el potencial de abordar múltiples aspectos diferentes de una empresa, la cuantificación de su impacto y, por lo tanto, su ROI, puede resultar compleja. Esto es especialmente cierto para las empresas que migran a sistemas ERP en la nube, que ofrecen beneficios intangibles cuyo ROI es menos fácil de cuantificar en dólares.

En este artículo, desglosamos los múltiples beneficios de los sistemas ERP, describimos cómo calcular con precisión su ROI y brindamos consejos para ayudar a su empresa a obtener el mayor valor de su inversión en ERP.

Ventajas de un ERP

Antes de calcular el ROI de la implementación de un sistema ERP, resulta crucial establecer por qué tu empresa está invirtiendo en uno y qué espera lograr. El siguiente resumen de las ventajas que los sistemas ERP pueden aportar a un negocio, y cómo el ERP las genera, ayudará a articular las expectativas.

• Datos almacenados en una base de datos común. Los sistemas ERP(opens in a new tab) recopilan datos de toda una organización y los alojan en una única base de datos común. Esto permite a los empleados en general, y a los principales directivos en concreto, controlar el pulso de su negocio con una vista única, precisa e integrada de las operaciones de negocio, desde los procesos financieros de backend y las operaciones de almacén, hasta la generación de oportunidades potenciales y el éxito de ventas.
• La vista unificada limita los silos. Trabajar con una vista unificada de la organización elimina los silos de datos y ahorra mucho tiempo a la hora de tomar decisiones empresariales bien fundamentadas. Por ejemplo, la información en tiempo real sobre las cadenas de suministro, la capacidad de inventario y la demanda proyectada de los clientes podría ayudar a que los fabricantes maximicen la producción sin exceder las capacidades de sus equipos.
• Permite a las empresas escalar rápidamente. Los sistemas de ERP basados en la nube, en concreto, ofrecen una plataforma de crecimiento atractiva, especialmente para las empresas que necesitan escalar rápidamente para gestionar la creciente complejidad de sus operaciones. Consideremos el caso del proveedor de logística de la cadena de suministro Green Rabbit(opens in a new tab), que se especializa en la entrega rápida de productos perecederos. Green Rabbit adoptó un ERP basado en la nube para expandirse rápidamente, desde su constitución hasta operar en todo el país. De esta forma, logró ayudar a sus clientes a entregar decenas de miles de pedidos en todo Estados Unidos, todos los días, sin retrasos ni errores de inventario.
• Reduce los errores humanos. Los sistemas ERP también ayudan a las empresas a mejorar la puntualidad de los pedidos y los pagos con una facturación optimizada. Por el contrario, la contabilidad manual es lenta y propensa a errores, lo que puede generar costos y retrasos innecesarios. Como dice el refrán, el tiempo es oro. Cuanto más rápido pueda una empresa procesar, enviar y facturar un pedido, más rápido llegará al cliente y antes se cobrará.
• Reduce el personal que necesitas para completar tareas. Gran parte del valor que las empresas obtienen de los sistemas ERP proviene del hecho de que integra procesos que involucran a varios departamentos. Piensa en un proceso estándar de ciclo de compra, en el que participan muchos equipos y puntos de contacto, desde ventas hasta el almacenamiento y la ejecución de órdenes.

Con un ERP, las partes interesadas de toda esta cadena pueden realizar el seguimiento y gestionar todo el proceso desde un único sistema. Por ejemplo, un vendedor que acaba de cerrar una operación importante puede comprobar el estado del pedido en cualquier momento y mantener al cliente actualizado, sin tener que depender de nadie más.

Este proceso aumenta la eficiencia y ahorra dinero, ayudando a construir relaciones más sólidas con los clientes, basadas en la responsabilidad y la confianza.

Video: Cuantificación del ROI del ERP

Cómo calcular el ROI del ERP

Los beneficios de los sistemas de ERP están bien documentados, pero el cálculo del rendimiento de la inversión(opens in a new tab) de cualquier implementación de ERP es un proceso lleno de matices. Antes de realizar un cálculo de ejemplo, analicemos tres dicotomías fundamentales: modelo de despliegue local frente a la nube, beneficios "tangibles" frente a "intangibles", e implantación inicial frente a uso continuo.

La elección del modelo de despliegue tiene un efecto importante en los cálculos del ROI del ERP. Técnicamente, el término "ROI" ni siquiera se aplica a los sistemas basados en la nube porque generalmente se pagan a través de tarifas de suscripción mensuales o anuales, que se tratan como gastos de explotación(opens in a new tab) desde el punto de vista contable. La “I” en el ROI hace referencia a una inversión de capital, y los desembolsos de capital(opens in a new tab) requieren un tratamiento contable más complejo. El ROI se aplica a los sistemas locales, que generalmente requieren desembolsos de capital iniciales para adquirir las licencias y el hardware, así como la infraestructura informática necesaria para operar el software. Sin embargo, las organizaciones que implementan un ERP en la nube recurren a los principios del ROI para comprender el valor que proporcionan sus sistemas de ERP.

También hay que hacer una distinción útil entre ROI tangible e intangible. El ROI tangible hace referencia a los rendimientos tradicionales a los que se puede asignar fácilmente un valor financiero cuantificable, como los ingresos incrementales obtenidos o la reducción de costos(opens in a new tab). Por ejemplo, los clientes de NetSuite ERP registraron una mejora del 40 % al 60 % en la eficiencia del proceso de pedidos desde la implementación de sus sistemas, y del 40 % al 55 % experimentaron una reducción en los tiempos de elaboración de los informes, que se pueden cuantificar fácilmente en términos monetarios y, por lo tanto, se incluyen dentro de la categoría de ROI tangible.

Por otro lado, el ROI intangible se refiere a beneficios que no son tan evidentes, como un aumento en la moral de los empleados o una mejora del valor de marca ante los clientes. Ambos beneficios pueden tener un profundo impacto en el resultado anual de la empresa, pero el valor exacto en dólares de su contribución es menos claro.

Las implementaciones de ERP tienen dos fases principales: la instalación inicial y luego el uso continuo por parte de los empleados que intentan aprovechar al máximo la nueva tecnología. Dentro de estos, las empresas a menudo se apoyarán en sus proveedores de ERP para ayudar con la implementación y, en la mayoría de los casos, migrar datos de su sistema anterior al nuevo ERP. Pero la formación de los empleados y la facilidad de uso son esenciales para maximizar el ROI de cualquier sistema ERP nuevo.

Es por eso que muchas implementaciones de éxito se centran en la formación inicial de los empleados para que conozcan los entresijos de su nuevo sistema y cómo los puede ayudar a satisfacer y superar sus necesidades, y en la experiencia del usuario, esto es, la sencillez de las interfaces y la funcionalidad móvil, entre otros criterios, que hacen que el sistema sea fácil de usar a largo plazo.

Fórmula del ROI del ERP

Ahora vamos a presentar la fórmula básica del ROI tangible del ERP y utilizaremos un ejemplo ilustrativo para analizarlo:

ROI = (valor total de la inversión - costo total de la inversión) / costo total de la inversión x 100%

En dos palabras, el ROI del ERP es la proporción de las ganancias generadas por una inversión en ERP (expresada como un valor monetario), frente al costo total de propiedad (TCO) o la inversión. Esta relación se expresa en términos porcentuales. El TCO de un ERP(opens in a new tab) incluye el costo inicial de la solución y los costos previstos a lo largo de su ciclo de vida. Tradicionalmente, esta fórmula solo se aplicaría al ERP local, ya que el costo total de propiedad, por definición, se refiere al desembolso de capital de un activo adquirido más los gastos de explotación continuos relacionados.

Por lo tanto, aunque técnicamente no sea "TCO", en el caso de un sistema basado en la nube, los costos equivalentes incluirían tarifas de licencia mensuales o anuales del software de ERP. Cuanto mayor sea el ratio de ganancias respecto al costo total de propiedad (o su equivalente en la nube), mayor será el rendimiento de la inversión o ROI.

Pensemos en un fabricante de bienes de consumo que implementó un sistema ERP basado en la nube, pagado mediante suscripción anual. La empresa debe calcular el ROI de su nueva solución tres años después de la puesta en marcha, basándose en un costo de implementación(opens in a new tab) inicial de 50.000 dólares y en tarifas anuales de 100.000. Eso genera un costo total de propiedad equivalente a la nube de tres años de 350.000 dólares.

Por supuesto, este ejemplo se ha simplificado para adaptarlo a este artículo; el costo total del fabricante también puede incluir el costo de capacitar a los empleados para que utilicen la nueva solución ERP, las tarifas de los partners de implementación y otros, además de las tarifas de instalación por adelantado y las tarifas anuales de licencia, según el caso de uso específico y el modelo de implementación de ERP.

En cuanto a las devoluciones, el fabricante ha optado por centrarse en los costos fijos, por lo que ha calculado el crecimiento incremental de las ventas, mayores márgenes y menores costos de producción que puede atribuir a su sistema ERP, como se muestra en esta tabla:

El valor generado por el software durante este periodo de tres años (sin tener en cuenta la inflación) es de $665.000.

Al conectar el valor total de las ganancias atribuidas al ERP y el costo total simplificado del fabricante a la fórmula de ROI del ERP, obtenemos ($ 665.000 - $350.000) / $ 350.000 x 100, lo que equivale a un retorno de la inversión del 90 %.

Es importante destacar que las ganancias en este ejemplo también se simplifican. El valor total que una empresa puede atribuir al ERP dependerá de la naturaleza del negocio y podría incluir mejoras en los costos de transporte de productos, logística o inventario, mayores volúmenes de pedidos, menor número de empleados y menores costos administrativos.

Además de estos rendimientos tangibles, una empresa también puede obtener beneficios intangibles de su implementación de ERP, como la mejora de la moral de la plantilla, que también debe tenerse en cuenta en los cálculos del ROI.

Un asunto final que se debe tener en cuenta es que algunas organizaciones prefieren medir el ROI de su ERP año a año y no durante toda la vida útil del sistema. Un método válido para hacerlo es utilizar la fórmula descrita anteriormente y aplicar solo los ingresos y/o los ahorros de ese ejercicio. Pero esta no siempre es la opción ideal, ya que gran parte de los costos iniciales no se distribuirán en los años posteriores.

Por ejemplo, la formación de los empleados es más intensiva en los primeros meses inmediatamente posteriores a la instalación y menos en los años siguientes. Del mismo modo, los retornos del ERP tienden a aumentar en el primer par de años después de la implementación, a medida que se generan nuevas eficiencias y oportunidades, lo que redunda en mejores retornos, antes de estabilizarse en una dinámica constante.

Cinco consejos para aumentar el ROI de un sistema ERP

No existe una fórmula única para maximizar el ROI de la implementación de un sistema ERP, ya que cada empresa tiene sus propios objetivos y recursos. También se deben tener en cuenta aspectos específicos de la industria. Por ejemplo, una empresa de servicios, como una agencia de marketing, no está sujeta a los mismos problemas de la cadena de suministro que un fabricante.

Dicho esto, los siguientes cinco consejos pueden ayudarte a extraer valor adicional de tu sistema de ROI, ya optes por una solución de ERP local, basada en la nube o híbrida.

• Prioriza la formación. La única forma de garantizar casi que un nuevo sistema ERP reporte beneficios es que los empleados adopten nuevas formas de trabajar y aprovechen al máximo el software. La capacitación de los empleados aumentará el costo de una nueva implementación de ERP al principio, aparentemente reduciendo su ROI, pero estas inversiones iniciales dan sus frutos rápidamente, y luego comienzan a brindar rendimientos a largo plazo que vuelven a colocar el ratio en una tendencia positiva. Por el contrario, se sabe que los empleados que no están capacitados ni motivados para utilizar un nuevo ERP siguen utilizando hojas de cálculo y procesos manuales, lo que reduce significativamente el impacto de esta importante inversión en software.

• Consigue la aceptación generalizada empezando por la dirección. El éxito o el fracaso de las implementaciones de sistemas ERP dependen de la apertura de miras y el compromiso de la empresa para utilizar la nueva solución. Todos los directivos, jefes de departamento y gerentes deben implicarse en el nuevo ERP y comprender la labor fundamental que desempeña de cara a impulsar el crecimiento y el éxito. Esta es la clave para la transformación y para lograr la implicación de los empleados. Fulton & Roark(opens in a new tab), empresa líder del sector retail de productos de aseo para hombres. Puso en marcha su nuevo sistema ERP en solo 20 días y vio cómo sus ventas interanuales se incrementaban un 50 %: todo sin aumentar el número de empleados. Gran parte de su éxito se debe al hecho de que el proyecto fue iniciado por sus cofundadores, y su perspectiva y su entusiasmo se contagiaron a todos los equipos y empleados.

• Nunca dejes de evaluar. Otra clave para maximizar el ROI del ERP es evaluar y ajustar constantemente su enfoque. Al menos una vez al año, se aconseja que los líderes empresariales hagan balance de los costos y rendimientos de su solución ERP, los comparen con las cifras iniciales y consideren nuevas formas de reducir costos y extraer valor del sistema y de los datos que proporciona. El sistema de ERP basado en la nube de NetSuite permite a las empresas establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) departamentales y empresariales, y realizar un seguimiento riguroso para garantizar que mejoren constantemente su rendimiento. Es importante señalar que, de esta forma, las empresas encuentran mayores facilidades para mantenerse en el buen camino para alcanzar sus objetivos específicos, además de un ahorro mayor de costos y tiempo.

• Sé realista en cuanto a los costos y los beneficios. Es notoriamente difícil estimar el costo de una implementación de nueva tecnología, especialmente para las pequeñas o medianas empresas que pasan a una forma de trabajo más sofisticada. Muchas empresas recurren a su proveedor o partner de implementación de ERP para obtener orientación sobre plazos, costos y cómo capacitar a los empleados de manera eficaz y eficiente. Es igualmente importante medir con precisión los beneficios del nuevo ERP para obtener una imagen completa del ROI, incluidos los beneficios tangibles e intangibles. Por ejemplo, N&N Moving Supplies(opens in a new tab) redujo su tiempo de procesamiento de nóminas en un 84 %, lo que liberó al personal para realizar actividades de mayor valor añadido. Esto redunda en un aumento de la moral de los empleados que, a su vez, impulsó el rendimiento.

• Evita los problemas comunes del ERP. Una serie de dificultades comunes a todas las empresas impiden que estas aprovechen todo el potencial de sus sistemas ERP. La trampa más común es tratar las implementaciones de ERP como un despliegue de tecnología tradicional, con un único costo inicial y un breve periodo de recuperación. En realidad, las implementaciones de ERP más exitosas se implementan por fases a lo largo del tiempo, calculando el ROI en cada hito.

  También es importante saber cuándo dejar de medir el ROI, especialmente para los sistemas ERP en la nube. En el caso de un desembolso de capital, como una pieza de maquinaria con una vida útil estimada de 10 años, es fácil cuantificar su costo y su rendimiento cada año y dejar de calcularlos una vez que la máquina se desmantela.

  Sin embargo, en el caso del software en la nube, rara vez existe un marco temporal fijo, sobre todo si las mejoras y las actualizaciones se realizan de forma automática. Llegado a cierto punto, el nuevo ERP simplemente se convierte en parte del procedimiento operativo estándar de la empresa, por lo que deja de medirse el ROI.

  Por último, es fundamental conocerse y ser riguroso a la hora establecer los parámetros y calcular el ROI. No todas las empresas tienen el ancho de banda o la experiencia para calcular métricas como la tasa interna de rendimiento (TIR) o la tasa mínima de rentabilidad, lo que es comprensible ya que deben centrarse en la estrategia principal y el crecimiento.

  Un enfoque prudente es comenzar estableciendo y alineando los requisitos de negocio con los objetivos departamentales, como la eliminación de silos o la integración entre procesos. Con ese fin, NetSuite ofrece cuadros de mando de evaluación de las necesidades empresariales y de costo total de propiedad que ayudan a sus clientes a realizar este ejercicio y aportan rigor a sus cálculos de ROI.

Los sistemas ERP son grandes y complejos, y afectan a todas las esferas de la organización, desde las finanzas hasta el servicio al cliente.

Analizar el impacto del ERP en todas estas operaciones es una tarea bastante compleja, al igual que calcular los rendimientos en las diversas líneas de negocio, que se obtienen de distinta forma y en distintos momentos en el ciclo de vida de un ERP. Sin embargo, un ERP implementado con éxito puede proporcionar a tu empresa una perspectiva inmejorable de tu rendimiento, lo que genera nuevas oportunidades para obtener ingresos y, al mismo tiempo, reducir costos y ahorrar un tiempo valiosísimo para la organización. Aquí es donde se percibe el verdadero ROI del ERP y donde los consejos descritos anteriormente pueden garantizar los máximos rendimientos.

Esta es también la razón por la que muchas empresas eligen un ERP en la nube. Sin infraestructura de TI ni cambios de recursos que gestionar, las empresas pueden obtener visibilidad de todas sus operaciones, ampliar su plataforma de gestión básica y ver con claridad el ROI que esperan lograr luego de su implementación.

Preguntas frecuentes sobre el ROI del ERP

¿Cómo se calcula el ROI de la implementación del ERP?

El cálculo del ROI de una implementación del ERP es un proceso complejo que implica un análisis detallado de los beneficios y costos posteriores al despliegue.

La fórmula para calcular el ROI es la siguiente: (valor total de la inversión - costo total de propiedad) / costo total de propiedad x 100. Cuanto mayor sea la relación, mayor será el ROI.

¿Qué valor reporta el ERP al negocio?

Los sistemas de ERP ofrecen valor a las empresas de múltiples formas. Sobre todo, proporcionan a los líderes y a los principales dirigentes una visibilidad total del conjunto de las operaciones de su empresa, para que puedan tomar decisiones informadas sobre la estrategia empresarial, las oportunidades de crecimiento y las inversiones futuras.

¿Cuánto tiempo se tarda en percibir el retorno de la inversión en un sistema ERP en la nube?

No hay plazo establecido para obtener rendimientos de una inversión en ERP, pero si la implementación y la formación de los empleados se llevan a cabo de manera eficaz para garantizar que los equipos hagan un buen uso de la solución, es posible que los beneficios se sientan de inmediato.

Estos retornos pueden incluir el crecimiento de las ventas, reducción de los gastos de explotación y aumento de la productividad de los empleados. Dicho esto, los sistemas locales han sido generalmente difíciles de implementar y pueden tardar un año o más en generar valor, si es que lo logran en algún momento.

¿Qué es el ROI de la implementación del ERP?

El ROI de un sistema ERP es una combinación de los beneficios tangibles e intangibles observados, que son resultado de su implementación. Los beneficios tangibles, o "duros", son fácilmente cuantificables e incluyen métricas como el crecimiento de los ingresos o la reducción de los gastos generales. Los beneficios intangibles no son tan fáciles de cuantificar, pero no por ellos resultan menos decisivos. Incluyen parámetros como la mejora de la moral de los empleados o la confianza de los clientes.

¿Cuál es la tasa media de fracaso en la integración de un sistema ERP?

Según algunas estimaciones, el 50% de las implementaciones de ERP (opens in a new tab) fracasan en el primer intento. Sin embargo, cabe señalar que las lecciones aprendidas tras estos fracasos aumentan las posibilidades de éxito de las implementaciones posteriores.

¿Cuáles son los cinco elementos de un ERP estándar?

Las características distintivas de un sistema ERP son una base de datos común que permite a las empresas centralizar la información de varios departamentos, una experiencia de usuario uniforme en todos los departamentos y cargos, la integración con los procesos de negocio y flujos de trabajo existentes, la capacidad de automatizar tareas repetitivas y el poder de eliminar los silos departamentales para impulsar la eficiencia y mejorar la comunicación en toda la organización.