4 Errores Comunes de Contabilidad y Cómo Prevenirlos

Se producen errores, incluso en los departamentos de contabilidad más estrictos. A pesar de los mejores esfuerzos de todos, los errores pueden abrirse camino en los procesos contables y causar todo tipo de estragos (y de hecho lo hacen).

Un dígito mal registrado puede generar importantes descuadres en los montos de los débitos y los créditos, o una entrada anulada puede causar un error que resulte imperceptible para los lectores ocasionales. Por eso es importante tener un plan para detectarlos, minimizarlos y corregirlos. La prevención de errores puede ser un objetivo más elevado, incluso poco práctico, dado el elemento humano involucrado, aunque los controles de software de contabilidad adecuados pueden ayudar.

A continuación te contamos todo lo que necesitas saber para reducir el número de errores en los sistemas contables.

¿Qué es un Error Contable?

Empecemos con lo que no es un error contable: el fraude. El fraude es la manipulación intencionada de la información contable. Es ilegal y poco ético, pero no es un "error".

Los errores contables son accidentes no deseados; son el resultado de un error involuntario. A veces, los errores de contabilidad vienen provocados por errores de dedo, como un número mal colocado o introducir el número que no corresponde. Otras veces son el resultado de no entender las normas contables o la política de la empresa. Sin embargo, cualquier departamento de contabilidad tiene como objetivo limitar los errores en sus datos contables, especialmente los que entran en la información financiera que utilizan las partes interesadas internas y externas. Los errores pueden ser embarazosos en el mejor de los casos, engañosos en el peor.

Principales Conclusiones

• Los errores contables son inevitables, pero se pueden minimizar.
• Los errores contables más comunes provienen de la entrada de datos defectuosos, errores por acción y omisión y mala aplicación de principios contables.
• Los errores contables socavan la credibilidad de la empresa, provocan el desperdicio de recursos y dañan la confiabilidad de la información necesaria para la toma de decisiones empresariales.
• La combinación de controles preventivos y de detección con software de contabilidad puede reducir la probabilidad de errores.

Tipos de Errores Contables

Hay dos grandes categorías de errores contables:

1. Los que afectan el balance de comprobación y se detectan fácilmente.
2. Los que obviamente no descartan el balance, lo que requiere una mirada más cercana.

El balance de comprobación es un informe contable que se ejecuta durante el proceso de cierre financiero y que muestra el saldo final de débito o crédito de cada partida del libro mayor de una empresa. El balance de comprobación debe mostrar la suma de los saldos de débito y crédito en importes equivalentes, aunque no necesariamente los saldos de débito y crédito individuales.

• Errores que provocan que el balance de comprobación esté claramente desequilibrado. Por ejemplo, el registro de un asiento descuadrado o de una entrada única puede hacer que el balance de comprobación sea incorrecto. Estos errores básicos suelen ser detectados por controles de software de contabilidad que impiden que las transacciones con débitos y créditos desiguales lleguen a registrarse.
• Los errores que no tienen un impacto obvio en un balance de comprobación aún pueden causar problemas. Por ejemplo, una transacción se puede registrar dos veces o introducir en las cuentas de libros mayores equivocadas, pero no se puede detectar en un balance de comprobación porque los débitos y créditos seguirán siendo iguales. De hecho, la mayoría de los errores contables no descuadran el balance de comprobación y, por lo tanto, deben identificarse utilizando otros mecanismos de control.

¿Cómo Afectan los Errores Contables a las Empresas?

La contabilidad(opens in a new tab) es el idioma del negocio, y los errores contables generan errores de comunicación. Si los datos contables subyacentes son incorrectos, es más probable que las partes interesadas que dependen de ellos tomen una decisión mal informada. Por ejemplo, un error contable puede hacer que un gerente de negocios tome una decisión operativa subóptima, especialmente dañina en los casos en que los márgenes de beneficio son escasos o el flujo de caja limitado. Del mismo modo, las entidades de crédito externas podrían estar basándose en estados financieros inexactos a la hora de tomar decisiones para la concesión de préstamos.

Los errores de contabilidad pueden llevar a relaciones tensas con proveedores y clientes si las transacciones se manejan incorrectamente o se pierden por completo. También pueden socavar la credibilidad del negocio. Además, los errores de contabilidad tardan tiempo en corregirse, lo que hace que el personal sea menos eficiente y se incrementen los costos de mano de obra.

Además, los errores contables pueden causar problemas con la generación de informes de conformidad, como estados financieros, pactos de deuda y declaraciones de impuestos, que, a su vez, pueden desencadenar auditorías, sanciones y multas.

Por estas razones, es importante reducir la ocurrencia de errores y aumentar la capacidad de detectarlos cuando surjan. Los errores se deben corregir tan pronto como se descubran para mitigar un impacto negativo que crezca sin control en el negocio.

4 Errores Comunes de Contabilidad

Los errores contables que resultan evidentes en un balance de comprobación son fáciles de identificar y corregir en el cierre contable. Pero para la mayoría de los errores contables, aquellos que son indetectables en el nivel del balance de comprobación, se requiere más esfuerzo. Por este motivo, es importante implementar procesos para detectar estos cuatro errores contables comunes:

1. Errores de introducción de datos. Estos son errores contables básicos. Los errores de entrada de datos incluyen dígitos en una posición equivocada, errores tipográficos y de otro tipo (a menudo manuales), como un decimal mal colocado.
2. Errores por acción. Esta categoría de errores surge de una acción incorrecta, por ejemplo, una transacción se registra, pero parte de ella es incorrecta, como el uso de un número de cuenta de libro mayor incorrecto o el uso de un valor calculado incorrectamente o redondeado incorrectamente. Las entradas anuladas, donde los débitos y créditos se cambian incorrectamente, y las entradas duplicadas también son errores por acción.
3. Errores por omisión. Estos errores se producen cuando se pasa por alto una transacción y no se registra. Simplemente se deja fuera de los registros contables.
4. Errores de principios contables. Los errores de principio se producen cuando se aplica un tratamiento contable incorrecto a una transacción. Los errores de principio son importantes errores de contabilidad técnica, ya que la transacción resultante no se ajustará a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), ya sea porque se siguió una orientación incorrecta o porque se siguió de forma inapropiada.

Es especialmente difícil encontrar errores contables que se compensen entre sí. A veces estos errores logran compensarse involuntariamente entre sí, ocultando el error subyacente. Por ejemplo, los gastos de arrendamiento de dos vehículos de empresa idénticos se pueden duplicar en un departamento y omitirse en otro, lo que hace que los totales parezcan precisos a pesar de que los costos de departamento individuales (y los indicadores clave de rendimiento asociados) son incorrectos.

6 Formas de Evitar Errores Contables

Como dice el refrán, más vale prevenir que curar. Cuando se trata de contabilidad, los departamentos contables más eficaces disponen de procedimientos de control establecidos que tienen como objetivo hacer ambas cosas. Hay dos tipos de controles:

• Los controles preventivos están diseñados para bloquear la ocurrencia de errores para mantener limpios los datos financieros antes de que se incluya en la información financiera que va a las partes interesadas.
• Los controles de detección identifican errores o irregularidades para la investigación y corrección después de que se registran.

Es importante que los controles de detección reparatorios se realicen regularmente para que los errores contables se detecten rápidamente.

A continuación se muestran ejemplos de controles preventivos y de detección que permiten minimizar los errores contables.

Controles Preventivos

1. Utiliza un software de contabilidad que incluya funciones de reducción de errores, como la capacidad de bloquear transacciones cargadas que afectarían al balance de comprobación. Elige un producto con el mayor nivel de automatización e integración de sistemas; esto minimizará la necesidad de una intervención manual excesiva, que es el número de errores de entrada de datos que se introducen. NetSuite Cloud Accounting Software incluye herramientas que aplican de forma consistente los estándares y las políticas especificadas para limitar los errores por acción y de principios contables.
2. Invierte en personal capacitándolos adecuadamente, proporcionando recursos adecuados y garantizando cargas de trabajo gestionables. Los departamentos de contabilidad sobrecargados tienen más probabilidades de generar errores contables.
3. Separa las tareas y realiza una revisión adecuada para minimizar los errores. Estos controles van de la mano. Al incorporar otras personas que revisen el producto del trabajo de un profesional, los errores a menudo se pueden marcar en el extremo frontal del proceso de contabilidad. Dado que esto puede suponer un desafío para las empresas con personal limitado o donde el propietario lo hace todo, considera usar un profesional de contabilidad externo para revisar las cuentas con frecuencia.
4. Mantente organizado con un mantenimiento de registros adecuado para reducir la probabilidad de pasar por alto las transacciones contables que producen errores por omisión. También se requieren registros debidamente organizados en caso de una auditoría fiscal.

Controles de Detección

1. Realiza conciliaciones de cuentas periódicas para comparar los saldos contables con fuentes externas, como extractos bancarios, de préstamos y de tarjetas de crédito. Las conciliaciones también se pueden aplicar a las comparaciones de libros subsidiarios (es decir, registros cronológicos especiales de transacciones frecuentes, como un libro subsidiario de cuentas por cobrar) con el libro mayor, aunque este paso generalmente se puede eliminar mediante el uso de software de contabilidad integrado(opens in a new tab).
2. Compara saldos reales y presupuestados para identificar las variaciones. Al analizar variaciones que parecen irrazonables, se pueden detectar errores contables. Por ejemplo, las entradas duplicadas pueden crear saldos mayores de lo esperado, mientras que las transacciones omitidas pueden dar lugar a saldos de cuenta más pequeños de lo normal. Un procedimiento similar puede llevarse a cabo utilizando los saldos reales del año en curso frente al año anterior o con respecto a los indicadores clave de rendimiento.

Disponer de información contable precisa resulta fundamental para la eficaz gestión del negocio. Si bien es imposible eliminar todos los errores contables, pueden implementarse procesos y controles para ayudar a minimizar su aparición. Para empezar, es vital entender cómo surgen los errores contables comunes y dónde buscarlos. El uso de software integrado automatizado, junto con una variedad de controles preventivos y de detección, puede crear un entorno contable menos propenso a errores.

Preguntas Frecuentes Sobre Errores Contables

¿Qué son los errores contables comunes?

Los errores contables son fallos no intencionales que pueden originarse de varias maneras. Comúnmente, implican el registro incorrecto de una transacción debido a un percance en la entrada de datos. A veces, las transacciones se pierden por completo o simplemente se registran en el libro subsidiario incorrecto. Menos a menudo, pero más importante, los errores contables pueden ser el resultado del uso incorrecto de la norma contable o de una aplicación inadecuada de esa norma.

¿Cómo se identifican los errores contables?

Un sólido marco de controles preventivos y de detección, junto con un software de contabilidad adecuado, puede ser la forma más efectiva de encontrar errores contables.

¿Cuáles son los diferentes tipos de errores en la contabilidad? Explicación con ejemplos.

Los errores contables se describen ampliamente como aquellos que causan un desequilibrio claro en la suma total de los saldos de débito y crédito y los errores que no lo hacen. Los errores más obvios afectan al balance de comprobación, lo que provoca que los débitos estén descuadrados respecto a los créditos. Los errores que no afectan al balance de comprobación pueden ser más difíciles de detectar. Incluyen errores de entrada de datos, como errores tipográficos; errores por acción, como el uso del número de cuenta equivocado del libro mayor; errores por omisión, como el descuido a la hora de registrar una transacción; y errores en la aplicación de los principios contables, como el registro de una compra como un gasto en lugar de un activo.

¿Cuáles son los 4 tipos de errores contables?

La mayoría de los errores contables pueden clasificarse como errores de entrada de datos, errores por acción, errores por omisión y errores en la aplicación de los principios contables. De los cuatro, los últimos son el tipo de error más técnico y pueden provocar que los datos financieros resultantes no cumplan los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP).

Traducido y adaptado por: Júlia Rozenberg Furgang | Gerente de Marketing