10 mejores prácticas para automatizar los procesos empresariales y aumentar la eficiencia

La automatización de procesos de negocios (Business Process Automation o BPA) es una estrategia crucial para cualquier empresa que desee aumentar la eficiencia, la productividad y reducir errores. Implementar la BPA correctamente puede resultar en procesos más consistentes y menos propensos a fallos. Sin embargo, no todos los procesos son ideales para la automatización, y la implementación puede tener sus desafíos. Por ello, aplicar las mejores prácticas al elegir, planificar y ejecutar proyectos de BPA es fundamental. Estas 10 prácticas recomendadas le ayudarán a identificar los procesos correctos para la automatización, aumentar la tasa de éxito y maximizar los beneficios para su organización.

¿Qué es la automatización del proceso empresarial?

Automatización de procesos de negocios (BPA) se refiere al uso de tecnología para agilizar y automatizar tareas manuales repetitivas dentro de una organización. Los objetivos de la BPA incluyen:

• Ahorro de tiempo: Libera a los empleados para tareas más estratégicas.
• Estandarización de procesos: Facilita la uniformidad en operaciones globales.
• Consistencia a lo largo del tiempo: Los procesos automatizados son menos variables.
• Menos errores: Reducción significativa de errores manuales.
• Mejor seguimiento de datos: Mayor control y análisis de datos.
• Mayor transparencia empresarial: Mejora la responsabilidad y puede prevenir fraudes.

La automatización se puede aplicar a una amplia gama de procesos de negocios en casi todas las áreas de la empresa, desde tareas simples de entrada y gestión de datos hasta procesos complejos, como la gestión de la cadena de suministro y la atención al cliente

Puntos clave

• La automatización de procesos empresariales (BPA) se refiere al uso de tecnología para automatizar tareas manuales repetitivas para lograr beneficios como mayor eficiencia y menos errores.
• Aplicar las mejores prácticas a los proyectos de BPA puede ayudar a las empresas a seleccionar los procesos correctos para la automatización y mejorar la tasa de éxito e impacto de sus iniciativas de BPA.
• Empieza por identificar metódicamente las áreas que necesitan mejoras, seleccionando aquellas que son prometedoras para la automatización y creando un plan holístico que considere las implicaciones para toda la organización.
• Definir procedimientos operativos estándar, asignar roles claros para las personas que trabajan con la tecnología y aplicar la capacitación adecuada, todo contribuye al éxito de la BPA.
• El software de planificación de recursos empresariales (ERP) ayuda a las empresas a automatizar procesos en toda la organización, desde ventas y finanzas hasta gestión de la cadena de suministro y manufactura.

La automatización de procesos empresariales en detalle.

La automatización de procesos empresariales implica el uso de tecnología para realizar tareas que anteriormente eran manejadas manualmente por humanos. La BPA a menudo se introduce como una forma de hacer que las tareas repetitivas sean más rápidas, añadir una mayor consistencia y reducir la posibilidad de errores humanos. Pero a medida que las empresas crecen y adquieren más experiencia con la BPA, frecuentemente descubren una gama más amplia de beneficios(opens in a new tab), que incluye:

• Ahorro de costos: a menudo es más barato que las tareas se realicen automáticamente.
• Ahorro de tiempo: la BPA libera tiempo para que tus empleados se enfoquen en tareas más importantes y menos tediosas, como resolver problemas, generar ideas innovadoras y construir relaciones con los clientes.
• Estandarización de procesos: las empresas globales pueden tener dificultades para capacitar a miles de empleados para que hagan las cosas de manera idéntica manualmente. La BPA puede ayudar a estandarizar procesos y resultados en todas las ubicaciones.
• Consistencia en el tiempo: comparado con los procesos manuales, los procesos automatizados varían menos a lo largo de los días, semanas o años.
• Menos errores: automatizar tareas puede reducir el potencial de errores manuales.
• Mejor seguimiento de datos: el software es bueno para mantener registros de exactamente lo que ocurrió y cuándo. Estos datos son útiles no solo para fines de auditoría sino también para análisis e insights empresariales.
• Mejor transparencia, responsabilidad y seguridad: un mejor seguimiento de datos también puede mejorar la transparencia empresarial para los líderes y otros stakeholders. Esto puede llevar a una mayor responsabilidad e incluso ayudar a prevenir el fraude: las personas pueden ser menos propensas a participar en comportamientos inapropiados si saben que sus líderes pueden ver fácilmente cada transacción financiera.

10 mejores prácticas para automatizar los procesos empresariales

Las empresas pueden maximizar el éxito de los proyectos de BPA siguiendo las mejores prácticas en cada etapa, desde la planificación hasta la implementación y la capacitación. Es importante adoptar un enfoque metódico para identificar los procesos que son candidatos para la automatización, priorizar tareas para esta tarea y considerar el impacto en los procesos adyacentes y en la organización en su conjunto. Cuando se trata de la implementación, el software de ERP puede ayudar a las empresas a automatizar procesos en toda la organización.

1. Identificar áreas que necesitan mejoras funcionales.

Identificar metódicamente las áreas que necesitan mejoras es a menudo el primer paso en el desarrollo de una estrategia de automatización de procesos empresariales. El enfoque alternativo — simplemente tropezar con áreas propicias para la automatización(opens in a new tab) — puede a veces dar buenos resultados, pero es inadecuado como base de una estrategia para mejorar las operaciones.

Identificar áreas para la automatización implica revisar y evaluar los procesos empresariales actuales para determinar cuáles son ineficientes, redundantes o propensos a errores. Las dos formas principales de lograr esto son analizando datos y hablando con personas. Las empresas inteligentes utilizan ambos métodos. El análisis de datos puede mostrar dónde existen cuellos de botella, dónde ocurren los errores con mayor frecuencia y dónde estás gastando más dinero del esperado. Hablar con personas puede decirte por qué existen esos problemas. También puede revelar otros procesos que son buenos candidatos para la mejora, pero que no se destacan como problemas en el análisis de datos, ya sea porque no estás rastreando las métricas correctas o porque tienes una oportunidad para mejorar de bueno a excelente.

Por ejemplo, el análisis de datos podría mostrar que directamente después de tus meses más ocupados, toma más tiempo recibir el pago por los trabajos completados. El análisis apunta a la necesidad de automatización contable, que puede acelerar la facturación y otras tareas financieras. Pero cuando hablas con los empleados responsables de la facturación, te das cuenta de que la automatización de la gestión de relaciones con los clientes (CRM) podría ser aún más valiosa. El software CRM con capacidades automatizadas podría acelerar las comunicaciones con los clientes y reducir el tiempo que tu equipo de servicios pasa rastreando datos y manteniéndose al día con el papeleo. Esto los libera para formar relaciones más profundas con los clientes y comprender mejor sus necesidades, generando lealtad y un aumento en las ventas. Al hablar con tu equipo, puedes identificar una oportunidad para crear una operación realmente excelente en lugar de simplemente lograr mejoras modestas.

2. Encontrar tareas repetitivas.

Una vez que hayas identificado áreas que necesitan mejoras funcionales, el siguiente paso es definir en cuáles de esas áreas se debe enfocar la automatización. La tecnología es mejor en algunos tipos de tareas que en otros, y es importante enfocarse en las áreas donde la tecnología tiene una ventaja sobre los humanos. Las mayores ganancias de eficiencia generalmente se logran automatizando las tareas más repetitivas. Las tareas que se repiten con frecuencia son buenas candidatas, porque implementar la automatización casi siempre consume más tiempo y es más costoso que realizar una tarea manualmente una vez o incluso algunas veces. Además, cuanta menos variación inherente tenga una tarea, más fácil suele ser automatizarla, porque la tecnología tiene que gestionar menos posibles escenarios.

Tomemos el ejemplo de un departamento de ventas que usa el correo electrónico para interactuar con los clientes. Dos de los tipos más comunes de mensajes salientes son las confirmaciones de compra y las respuestas a las preguntas de los clientes. Las confirmaciones de compra son mucho más fáciles de automatizar porque los mensajes son muy similares, solo unos pocos detalles difieren entre las transacciones. En contraste, las preguntas entrantes pueden requerir muchas respuestas diferentes que son difíciles de planificar con anticipación. Aunque las empresas pueden usar tecnología, como chatbots basados en inteligencia artificial, para responder preguntas comunes, automatizar estas respuestas es una tarea mucho más compleja.

3. Priorizar las áreas que se van a automatizar.

Identificar las tareas que son buenos candidatos para la BPA puede generar una gran lista de posibilidades, y no siempre es obvio por dónde empezar. En última instancia, la decisión debe basarse en lo que marcará la mayor diferencia para tu empresa. Priorice áreas para la automatización basándose en el impacto potencial. Si es nuevo en BPA, comience con tareas simples para desarrollar competencia. Centrarse en la reducción de costos o el crecimiento empresarial puede guiar la priorización. Recuerde que los desafíos de la automatización pueden variar, así que elija procesos que ofrezcan los mayores beneficios para su negocio.

Si eres nuevo en la BPA, es posible que desees comenzar con tareas que sean relativamente fáciles de automatizar. Implementar la automatización puede consumir tiempo y requiere habilidad y experiencia. No todas las automatizaciones tienen éxito o funcionan de la manera que sus diseñadores imaginaron. Comenzar con problemas más simples y luego avanzar hacia desafíos cada vez más difíciles puede desarrollar tanto la habilidad como la confianza.

Algunas empresas priorizan las áreas a automatizar eligiendo un objetivo empresarial específico y enfocándose en proyectos que hagan la mayor contribución a ese objetivo. Aunque la reducción de costos es un objetivo común, la BPA también puede ser una excelente manera de ayudar a las empresas a escalar para apoyar el crecimiento empresarial(opens in a new tab).

A veces, las empresas se enfocan en unidades o grupos de negocios particulares(opens in a new tab). Esto tiene sentido, especialmente si esos grupos tienen necesidades muy diferentes, por ejemplo, en industrias reguladas, como la atención médica y los servicios financieros, donde las funciones comerciales y las interacciones con los clientes están sujetas a diferentes reglas y requisitos.

Otro enfoque es priorizar las actividades de la BPA por tipo de proceso. Puede ser más eficiente enfocarse en automatizar un solo tipo de proceso en toda la empresa que cambiar continuamente entre procesos muy diferentes. Los despliegues de automatización pueden ser más rápidos, baratos y de mayor calidad si no intentas implementar demasiados tipos diferentes de cambios.

Ten en cuenta que el mejor enfoque será el que sea mejor para tu empresa. Algunas empresas enfrentan problemas particularmente urgentes, y la urgencia debe prevalecer sobre cualquier otra consideración.

4. Crear un plan holístico.

Al diseñar un cambio importante en un proceso empresarial, es importante crear un plan holístico que abarque no solo la tarea que estás automatizando, sino también el impacto más amplio en los procesos empresariales circundantes y en toda la empresa. Los aspectos importantes que se deben considerar incluyen:

• Observa todo el proceso, no solo la parte que es fácil de automatizar. Asegúrate de que las mejoras al proceso general sean lo suficientemente grandes como para justificar la inversión en automatización. Además, a menudo tiene sentido evitar múltiples cambios en el mismo proceso en rápida sucesión cuando podrías realizar una revisión más completa de una vez. Imagina que estás haciendo un esfuerzo en toda la empresa para automatizar tanto correo electrónico saliente como sea posible, pero tu plan a largo plazo también incluye una actualización de CRM con mayor automatización. Para minimizar la interrupción, puede tener sentido implementar ambos cambios al mismo tiempo. Piensa en cavar una carretera para reemplazar una tubería de agua rota, pavimentar la carretera y luego volver a cavarla seis meses después para actualizaciones de alcantarillado programadas: ¿no habría sido mejor cavar la carretera una vez y hacer ambas tareas al mismo tiempo?
• Considera los procesos empresariales anteriores, posteriores y adyacentes. Por ejemplo, si estás utilizando software para automatizar cálculos, ¿podrá el software manejar las entradas por correo electrónico que antes se procesaban manualmente? De la misma manera, ¿qué pasa con la salida del proceso automatizado? ¿Necesita alguien explicar o interpretar los resultados?
• Piensa en cómo funciona toda la empresa. Enfocarte únicamente en automatizar procesos individuales plantea el riesgo de ignorar las posibilidades de transformación para tu organización. Por ejemplo, uno de los beneficios clave de la automatización es que puede liberar horas de trabajo del personal. Al tomar decisiones basadas únicamente en datos sobre qué procesos automatizar, es fácil pasar por alto el beneficio más amplio de lo que el personal puede lograr con este tiempo adicional. Esos beneficios a largo plazo pueden superar fácilmente el impacto de cualquier ganancia de eficiencia a corto plazo. Si automatizar un proceso libera a un equipo para pasar más tiempo diseñando productos que podrían representar el futuro de tu negocio, entonces podrías dar máxima prioridad al automatizar ese proceso.

5. Establecer roles claros.

Es esencial establecer roles claros y responsabilidades para las personas involucradas en la implementación y el mantenimiento de la automatización. Asegúrese de que el equipo de TI tenga recursos suficientes para proporcionar soporte técnico. Divida las responsabilidades entre ventas, especialistas en facturación y gestión de reglas y procedimientos. No puedes asumir que, si una tarea es realizada por un robot, cada otro paso en el proceso permanecerá igual. Los humanos deberán ser responsables de asegurarse de que las cosas se hagan correctamente y que no se pasen por alto pasos o excepciones. Necesitarás asignar responsabilidades para gestionar las entradas de la tecnología de automatización, supervisar los resultados, manejar las excepciones y errores, y encargarse del resultado.

Tomemos el ejemplo de una empresa que está automatizando su proceso de facturación. Un buen sistema contable puede eliminar gran parte del trabajo manual al generar automáticamente facturas, sumar los cargos en cada factura y agregar detalles de contacto del cliente. Pero los humanos todavía necesitan generar la información de facturación y del cliente, y es posible que necesiten examinar las facturas antes de enviarlas a los clientes. Una división de responsabilidades para gestionar el nuevo sistema de facturación automatizado podría ser algo así:

• El equipo de ventas es responsable de registrar pedidos y asegurarse de que los datos del cliente estén actualizados en el sistema CRM.
• Un especialista en facturación es responsable de indicar al sistema automatizado cuándo generar facturas, verificarlas para asegurar su precisión y aprobarlas antes de que el sistema las envíe automáticamente al cliente.
• El gerente de ventas es responsable de establecer las reglas y procedimientos que el sistema automatizado utilizará al generar facturas.
• El departamento de TI es responsable de proporcionar soporte técnico para el nuevo sistema y garantizar que esté siempre en funcionamiento durante el horario laboral normal.

Como muestra este ejemplo, agregar tecnología tiende a significar más responsabilidades para los grupos de TI. Tiene sentido involucrarlos temprano en el proceso de planificación y asegurarte de que tengan suficientes recursos para ayudar a todos los demás departamentos a tener éxito. Es muy fácil entusiasmarse con la implementación de la automatización mientras se deja a los equipos de tecnología con poco personal y frustrados.

6. Crear Procedimientos Operativos Estándar (SOP).

Los procedimientos operativos estándar (SOP) definen los pasos y procedimientos involucrados en una tarea o proceso específico. Los SOP facilitan que las personas asuman nuevos roles y se reemplacen entre sí. También facilitan el uso de herramientas de automatización al proporcionar una descripción clara de los pasos que necesitan ser automatizados.

Las grandes organizaciones reconocen que los SOP son indispensables para lograr una replicación de procesos y resultados consistentes. Las grandes empresas tienen una rotación regular de empleados y necesitan poder replicar procedimientos en muchos equipos y ubicaciones. Pero las empresas más pequeñas a menudo no se dan cuenta del valor de los SOP con la suficiente rapidez. Eso es comprensible porque una startup no quiere estar limitada por muchas reglas o tomarse el tiempo para documentar cosas que todos en el equipo ya saben. Pero una vez que el ritmo de contratación aumenta y la empresa comienza a experimentar cierta rotación, confiar demasiado en la memoria institucional puede causar problemas de consistencia y eficiencia, y sin procedimientos claramente definidos, será más difícil remediar esos problemas a través de la automatización.

7. Recordar la gestión de procesos empresariales.

La gestión de procesos de negocios (BPM) es esencial para mejorar procesos frecuentes y puede incluir automatización. Si bien la BPM no necesariamente requiere automatización, a menudo implica automatizar procesos. De hecho, la automatización de procesos empresariales es un aspecto poderoso y en crecimiento(opens in a new tab) de la gestión de procesos empresariales. Las técnicas y herramientas de BPM (opens in a new tab) uutilizadas para codificar, documentar y mejorar los procesos humanos pueden aplicarse a los procesos automatizados.

8. Capacitar a los usuarios.

Capacitar a los usuarios en la nueva tecnología y en los nuevos procedimientos es una práctica recomendada al automatizar procesos empresariales, pero algunas empresas no piensan en la capacitación hasta que es demasiado tarde. La capacitación adecuada debe programarse de acuerdo con el cronograma de implementación para evitar emergencias durante la transición.Los empleados necesitarán ser capacitados en la nueva tecnología, pero también necesitarán capacitación en el nuevo proceso. Las empresas son más propensas a reconocer la necesidad de capacitación tecnológica porque la nueva tecnología generalmente requiere conocimientos para usarla. Pero la automatización de procesos empresariales a menudo implica cambiar procedimientos y responsabilidades, incluso para personas que pueden no interactuar directamente con la nueva tecnología. Por lo tanto, los empleados pueden necesitar capacitación para aprender los nuevos procedimientos.

Un aspecto complicado de la capacitación, además del desafío de hacerla interesante, es el momento. No puedes comenzar a capacitar a las personas demasiado pronto, antes de que los nuevos procesos estén completamente definidos; pero no puedes esperar hasta después de que el proceso anterior haya sido completamente reemplazado. A veces, hacer tiempo para una capacitación adecuada requerirá retrasar el cronograma de implementación. Pero eso es mejor que lidiar con una corriente constante de emergencias porque tus empleados están aprendiendo el nuevo sistema automatizado sobre la marcha.

9. Crear un plan de respaldo.

¿Qué sucede si la automatización no funciona como se esperaba? ¿Y qué pasa si estás utilizando la solución de software de un proveedor y el proveedor cambia repentinamente la forma en que funciona o incluso deja de operar? ¿Qué tal si los cambios en otro flujo de trabajo alteran las entradas de tu proceso automatizado de maneras que este no estaba diseñado para manejar?

La solución a estos problemas es tener un plan de respaldo. Este plan puede ser tan simple como asegurarte de que tienes la opción de volver a hacer las cosas como antes, sin automatización. Es esencial tener un plan. La automatización de procesos empresariales puede ser extremadamente valiosa, incluso transformadora, pero nadie puede garantizar una tasa de éxito del 100 % para cada implementación.

10. Aprovechar el software de ERP.

Para muchas empresas, el software ERP(opens in a new tab) juega un papel integral en la BPA y les permite crear aún más valor a partir de la automatización. NetSuite ERP(opens in a new tab) incluye capacidades de automatización integradas que ayudan a ahorrar tiempo y dinero, reducir errores, aumentar la consistencia y rastrear mejor las actividades. Las empresas pueden usar una sola plataforma integrada para automatizar muchas áreas empresariales, desde ventas y finanzas hasta manufactura.

El software ERP agrega otra dimensión al valor obtenido de la BPA porque integra los datos de la empresa a través de procesos, geografías y áreas funcionales. Esta integración significa que los datos creados por un proceso pueden ser más fácilmente utilizados para mejorar otra área del negocio. Por ejemplo, los informes y seguimientos automatizados pueden crear datos invaluables para el análisis empresarial diagnóstico y predictivo, al mismo tiempo que ayudan a prevenir errores repetidos y fraudes. Se vuelve mucho más fácil detectar anomalías, como diferentes niveles de rendimiento entre los grupos empresariales. Estas diferencias pueden significar que un empleado necesita ayuda o pueden resaltar una práctica emergente que vale la pena copiar en toda la empresa.

La automatización de procesos empresariales, la práctica de utilizar tecnología para realizar tareas repetitivas, puede proporcionar muchos beneficios, incluyendo la reducción de costos, la aceleración de procesos y la disminución de errores. Automatizar procesos significa que los empleados pasan menos tiempo en tareas repetitivas y monótonas, permitiéndoles centrarse en trabajos de nivel superior que aportan mayor valor a la organización. Sin embargo, no todos los procesos son buenos candidatos para la automatización, y las iniciativas de BPA mal implementadas pueden no ofrecer los resultados deseados. Al aplicar las mejores prácticas para seleccionar procesos candidatos y planificar y ejecutar los esfuerzos de automatización, las empresas pueden maximizar el impacto y la tasa de éxito de sus iniciativas de BPA.

Preguntas frecuentes sobre la Automatización de Procesos Empresariales

¿Qué procesos empresariales se pueden automatizar?

A medida que avanza la tecnología, cada vez más procesos empresariales se pueden automatizar. Estos incluyen muchas tareas realizadas con tecnología, como el seguimiento del progreso de proyectos, la generación de correos electrónicos para clientes, la producción de informes y la facturación a clientes. Los procesos físicos también se pueden automatizar, desde una simple cinta transportadora que elimina la necesidad de empujar objetos manualmente en la fábrica hasta robots que realizan tareas complicadas de ensamblaje en la fabricación de semiconductores o la selección de artículos en almacenes. Las innovaciones recientes utilizan cámaras y visión por computadora para una variedad de funciones, desde el seguimiento automatizado de inventarios hasta la captura de datos de texto a partir de imágenes. Procesos que anteriormente eran costosos y llevaban mucho tiempo, como ingresar gastos de empleados, se pueden automatizar utilizando dispositivos cotidianos como teléfonos inteligentes.

¿Qué significa automatizar un proceso empresarial?

Automatizar un proceso empresarial significa utilizar tecnología para realizar automáticamente, de manera repetitiva y consistente, una tarea o conjunto de tareas dentro de una empresa. Esto puede involucrar software, maquinaria que interactúa con algo físico o una combinación de ambos. Las tareas pueden ser tan pequeñas como un paso en un proceso más grande, en cuyo caso la automatización ofrece una herramienta eficiente al trabajador humano, o muy complejas, como líneas de ensamblaje completamente automatizadas en fábricas.

¿Cuáles son los pasos en la automatización de procesos empresariales?

Aunque no existe una secuencia universal de pasos para automatizar procesos empresariales, típicamente incluyen:

• Análisis del proceso: después de identificar los procesos que son candidatos para la automatización de procesos empresariales, asegúrate de entender a fondo el proceso actual para que puedas replicarlo y mejorarlo mediante la automatización, sin omitir nada importante.
• Diseño del proceso: planea los pasos exactos que manejará la tecnología automatizada.
• Prototipado, pruebas y desarrollo: asegúrate de que todo el proceso automatizado se pueda realizar con éxito y de manera repetida antes de reemplazar el proceso empresarial existente. Esto incluye probar los nuevos procedimientos para las personas que trabajarán con la tecnología.
• Capacitación: entrena a los usuarios en el nuevo sistema y en los nuevos procedimientos.
• Implementación: es cuando la solución tecnológica completamente probada se pone en marcha, junto con los nuevos procedimientos para las personas que trabajan con la tecnología.
• Monitoreo, mantenimiento y mejora: monitorea la tecnología automatizada para asegurarte de que haga su trabajo correctamente. Asegúrate de que se solucionen los problemas y de que la tecnología se actualice cuando se identifiquen oportunidades de mejora sustancial.
• Evaluación del impacto: evalúa el impacto del proceso automatizado, prestando especial atención a las áreas donde excede o no cumple con las expectativas.

¿Por qué deberías automatizar los procesos empresariales?

Automatizar los procesos empresariales puede proporcionar muchos beneficios, incluyendo ahorros de costos, ahorro de tiempo, mejora de la transparencia y reducción de las tasas de error. Debido a que reduce los pasos manuales repetitivos y que consumen mucho tiempo, la automatización de procesos empresariales libera a los empleados para que dediquen más tiempo al análisis y otros trabajos de mayor valor.

La aplicación de buenas prácticas para automatizar procesos de negocios puede transformar su empresa, aumentando la eficiencia, reduciendo costos y mejorando la consistencia de los procesos. Con estas 10 prácticas recomendadas, estará bien equipado para planificar, implementar y gestionar la automatización de procesos de manera eficaz y estratégica.