¿Qué es Procurement? Tipos, procesos y tecnologia

Las adquisiciones han sido una parte vital y transaccional de la realización de negocios casi desde que existe el comercio. Aunque los días en que los escribas registraban compras en pergaminos de papiro han quedado atrás, el proceso de seleccionar y comprar cuidadosamente los bienes y servicios necesarios para las operaciones empresariales diarias sigue siendo tan importante como siempre. Al permitir que la empresa obtenga de manera confiable los suministros que necesita al menor costo, las adquisiciones pueden impactar directamente en los resultados financieros.

¿Qué es Procurement?

Las adquisiciones abarcan una serie de actividades involucradas en la obtención de bienes o servicios. ¿Cuál es el propósito de las adquisiciones? En general, los equipos de adquisiciones trabajan para obtener suministros a precios competitivos que ofrezcan el mayor valor. Sin embargo, no todas las empresas definen las adquisiciones de la misma manera. Muchas empresas consideran que las adquisiciones abarcan todas las etapas, desde la recopilación de requisitos comerciales y la búsqueda de proveedores hasta el seguimiento de la recepción de bienes y la actualización de los términos de pago, mientras que otras las definen como un rango más estrecho de actividades, como la emisión de órdenes de compra y los pagos.

Conclusiones clave

• Las adquisiciones son una función empresarial vital. Cuando se gestionan de manera eficiente y se hacen bien, pueden ayudar a aumentar la rentabilidad de tu empresa.
• Incluye una serie de actividades involucradas en la obtención de bienes y servicios, incluyendo la búsqueda, negociación de términos, realización de compras, seguimiento de la recepción de suministros y mantenimiento de registros.
• Es importante monitorear y evaluar continuamente el proceso de adquisición para mejorar cualquier punto débil o ineficiencia.
• La tecnología puede reducir el costo y la carga administrativa al automatizar y rastrear los procesos de adquisiciones.

Las adquisiciones en detalle

Tradicionalmente, algunas empresas han utilizado el término adquisición como sinónimo de compras. Pero ahora, las compras a menudo se consideran solo una etapa en un proceso de adquisición más amplio y estratégico. Entonces, ¿qué es son exactamente las adquisiciones?

Las adquisiciones involucran todas las actividades relacionadas con la obtención de los bienes y servicios que una empresa necesita para apoyar sus operaciones diarias, incluyendo la búsqueda, negociación de términos, compra de artículos, recepción e inspección de bienes según sea necesario y el mantenimiento de registros de todos los pasos del proceso.

Video: ¿Qué es el software de procurement / adquisición?

¿Por qué es importante la adquisición en las empresas?

Las adquisiciones son un paso importante para comprender las cadenas de suministro(opens in a new tab), porque ayudan a una empresa a encontrar proveedores confiables que puedan proporcionar bienes y servicios a precios competitivos que se ajusten a las necesidades de la empresa. Esto es cierto ya sea que la empresa esté buscando materias primas para la fabricación, un proveedor de servicios de marketing o nuevos suministros de oficina.

Por ejemplo, si una empresa necesita un nuevo proveedor para proporcionar un servicio continuo durante un periodo de tiempo indefinido, como una solución de seguridad de correo electrónico, el proceso de adquisiciones ayuda a la empresa a elegir el proveedor que mejor cumpla con todos los requisitos del negocio a un precio razonable. Permite a la empresa evitar perder tiempo, dinero y recursos valiosos tratando con un proveedor inadecuado.

Minimizar costos es un aspecto importante de mejorar tus procesos de adquisición. Pero también es vital identificar proveedores que proporcionen la calidad de bienes y servicios que la empresa necesita, que tengan la capacidad de entregar de manera confiable y un historial de hacerlo.

Tipos de adquisiciones

Las adquisiciones se pueden categorizar de varias maneras. Se puede clasificar como adquisiciones directas o indirectas, dependiendo de cómo la empresa usará los artículos que se adquieren. También se pueden categorizar como adquisiciones de bienes o servicios según los artículos que se estén adquiriendo.

• La adquisición directa se refiere a la obtención de cualquier cosa que sea necesaria para producir un producto final. Para una empresa manufacturera, esto incluye materias primas y componentes. Para un retailer, incluye cualquier artículo comprado a un mayorista para su reventa a los clientes.
• La adquisición indirecta generalmente implica la compra de artículos que son esenciales para las operaciones diarias, pero que no contribuyen directamente a los resultados financieros de la empresa. Esto puede incluir desde suministros de oficina y muebles hasta campañas publicitarias, servicios de consultoría y mantenimiento de equipos.
• La adquisición de bienes se refiere en gran medida a la adquisición de artículos físicos, pero también puede incluir elementos como suscripciones de software. La adquisición efectiva de bienes generalmente depende de buenas prácticas de gestión de la cadena de suministro. Puede incluir tanto la adquisición directa como la indirecta.
• Los servicios de Procurement se enfocan en la adquisición de servicios basados en personas. Dependiendo de la empresa, esto puede incluir la contratación de proveedores individuales, mano de obra para contingencias, bufetes de abogados o servicios de seguridad on-site. Puede incluir tanto la adquisición directa como la indirecta.

Cómo funcionan las adquisiciones

El proceso de adquisiciones(opens in a new tab) generalmente implica una serie de pasos. La empresa identifica los bienes y/o servicios específicos que necesita, busca los proveedores que ayudarán a la compañía a alcanzar sus objetivos empresariales, negocia términos y costos, y luego compra y recibe los artículos relevantes.

Una pequeña empresa puede tener solo una persona encargada de la adquisición de todos los bienes y servicios. Las empresas más grandes pueden tener un equipo de personas especializadas en tratar con diferentes proveedores(opens in a new tab) o en apoyar a grupos comerciales internos específicos. Para algunos artículos, el equipo puede necesitar reunir información de varios grupos empresariales diferentes para determinar los requisitos generales de la empresa.

Es importante recordar que la adquisición no consiste en una serie de actos aislados, sino que es un proceso continuo. Por ejemplo, las empresas generalmente buscan establecer relaciones con proveedores clave para ayudar a obtener el mejor servicio y los costos más bajos posibles, lo que finalmente se traduce en márgenes de beneficio más altos. Las empresas también pueden necesitar realizar controles regulares de aseguramiento de la calidad y análisis de rendimiento para asegurarse de que los proveedores cumplan consistentemente con las expectativas.

9 pasos en el proceso de adquisición

Los procesos de adquisición varían mucho según la estructura y las necesidades de cada empresa, pero generalmente incluyen los siguientes nueve pasos básicos:

1. Identificar qué bienes y servicios necesita la empresa.

   Primero, una empresa debe identificar sus requisitos para un artículo específico o un servicio. Esto puede ser un nuevo artículo que la empresa no haya comprado previamente, una reposición de bienes existentes o una renovación de suscripción. Este paso generalmente implica profundizar en los detalles específicos de lo que la empresa necesita, como las especificaciones técnicas precisas, materiales, números de parte o características del servicio. En esta etapa, es una buena idea consultar con todos los departamentos comerciales afectados por la decisión de compra para asegurarse de que los artículos adquiridos reflejen con precisión las necesidades de cada departamento.

2. . Enviar la solicitud de compra.

   Cuando un empleado o grupo comercial necesita adquirir una cantidad significativa de nuevos suministros o servicios, realiza una solicitud formal de compra (también conocida como requisición de compra(opens in a new tab)). Una solicitud de compra notifica a la empresa que existe una necesidad, generalmente a través de los gerentes de departamento, el personal de compras o el equipo financiero, así como especificaciones como precio, tiempo necesario, cantidad y otras cosas importantes que el equipo de compras debe tener en cuenta. El departamento que supervisa la compra puede entonces aprobar o denegar la solicitud de compra. Si se aprueba, el equipo de adquisiciones puede proceder a seleccionar un proveedor y realizar la compra.

3. Evaluar y seleccionar proveedores.

   Con una lista clara de requisitos y una solicitud de compra aprobada, llega el momento de encontrar el mejor proveedor y enviar una solicitud de cotización (RFQ) –esto es lo que el equipo de compras envía a los proveedores potenciales para recibir una cotización–. Es importante ser lo más detallado posible para poder comparar de manera precisa. La evaluación de proveedores debe enfocarse no solo en el costo, sino también en la reputación, velocidad, calidad y fiabilidad. Muchas empresas consideran también la ética y la responsabilidad social, ya que la adquisición a menudo está entrelazada con la identidad corporativa. Un retailer que se enorgullece de la sostenibilidad se beneficiaría al asociarse con proveedores responsables con el medio ambiente, por ejemplo.

4. Negociar el precio y los términos.

   Una práctica recomendada es obtener al menos tres cotizaciones de proveedores antes de tomar una decisión. Examina cada cotización cuidadosamente y negocia cuando sea posible. Si necesitas retirarte de un acuerdo, asegúrate de tener opciones alternativas concretas. Una vez que hayas acordado los términos finales, asegúrate de tenerlos por escrito.

5. Crear una orden de compra.

   Llena una orden de compra (PO) y envíala al proveedor. La PO debe ser lo suficientemente detallada como para identificar los servicios o bienes exactos necesarios y permitir que el proveedor complete el pedido.

6. Recibir e inspeccionar los bienes entregados.

   Examina cuidadosamente las entregas para detectar cualquier error o daño. Asegúrate de que todo se entregue según lo especificado en la PO y que la calidad cumpla o supere las expectativas.

7. Realizar la coincidencia de tres vías.

   Los encargados de las cuentas por pagar deben realizar la coincidencia de tres vías y comparar la orden de compra, el recibo del pedido o la lista de empaque y la factura. El objetivo es asegurarse de que los bienes o servicios recibidos coincidan con la orden de compra y evitar el pago de facturas no autorizadas o inexactas. Destaca cualquier discrepancia entre los tres documentos y resuelve los problemas antes de organizar el pago.

8. Aprobar la factura y organizar el pago.

   Si la coincidencia de tres vías es precisa, aprueba y paga la factura. Las empresas deben esforzarse por tener un proceso de pago de facturas coherente a través de cuentas por pagar(opens in a new tab), en el que se verifique que los pagos coincidan con el monto de la factura y la fecha de vencimiento. Un proceso estandarizado puede ayudar a asegurar que las facturas siempre se paguen a tiempo, lo que puede prevenir cargos por pagos tardíos y construir buenas relaciones con los proveedores.

9. Mantenimiento de registros.

   Es importante mantener registros de todo el proceso de adquisición, desde las solicitudes de compra hasta las negociaciones de precios, facturas, recibos y todo lo demás. Estos registros pueden ser útiles por múltiples razones. Ayudan a la empresa a volver a pedir bienes al precio correcto en el futuro, así como a asistir en los procesos de auditoría y cálculo de impuestos. Unos registros claros y precisos también pueden ayudar a resolver cualquier disputa potencial.

Etapas de la adquisición

Los nueve principales pasos del proceso de adquisición también pueden considerarse en tres etapas distintas: la etapa de aprovisionamiento, la etapa de compra y la etapa de recepción.

• Etapa de aprovisionamiento: esto cubre los pasos iniciales en los que la empresa identifica sus necesidades, crea una solicitud de compra y evalúa a los proveedores. Incluso después de completar los pasos iniciales de aprovisionamiento, es una buena práctica construir relaciones sólidas con los proveedores. Estas pueden sentar las bases para que los proveedores aprendan de los socios, mejoren productos y procesos y desarrollen confianza.
• Etapa de compra: esta etapa incluye la negociación de términos, la creación de órdenes y la recepción e inspección de bienes y servicios.
• Etapa de pago: los responsables de las cuentas por pagar realizan la coincidencia de tres vías para asegurar la correspondencia entre la orden y la factura. Luego, se puede aprobar la factura y organizar el pago. Se deben mantener y cuidar cuidadosamente los registros de todas las facturas, órdenes y pagos.

Ciclo de vida de compras

Las organizaciones comúnmente consideran los pasos en el proceso de adquisición(opens in a new tab) como un ciclo de vida. Esta perspectiva recuerda que todas las tareas y etapas en el proceso de adquisición se superponen y dependen unas de otras y que el proceso es continuo. Un ciclo de vida de adquisición cuidadosamente planificado también reconoce la integración entre el proceso y la empresa en su conjunto, incluyendo la necesidad de alinearse con las reglas y procedimientos existentes, como el presupuesto. El proceso no siempre es lineal y, a veces, es necesario hacer ajustes para tener en cuenta una cadena de suministro digital(opens in a new tab) dinámica, con proveedores, disponibilidades y costos cambiantes.

Tres componentes de la adquisición

Tres componentes clave trabajan juntos para hacer posible el proceso de adquisición: personas, proceso y documentación.

• Personas: las personas generalmente son responsables de iniciar o autorizar cada paso del proceso de adquisición. Además de los especialistas en adquisiciones, las personas involucradas incluyen otros stakeholders, como cuentas por pagar y los grupos empresariales que solicitan los bienes y servicios. El número de personas involucradas a menudo depende del valor de los bienes y servicios; más stakeholders pueden estar involucrados en especificar y aprobar compras de alto valor.
• Proceso: un proceso de adquisición efectivo puede ayudar a una empresa a tener éxito al mantener bajos los costos y asegurar que los suministros lleguen cuando la empresa los necesita. Un proceso bien diseñado y metódico ayuda a promover la precisión y la puntualidad, porque cada persona involucrada sabe exactamente lo que necesita lograr y cuánto tiempo tiene para completar las tareas. En contraste, un proceso de adquisición desorganizado resulta en ineficiencias y errores potencialmente costosos. Los pagos excesivos, por ejemplo, pueden impactar los resultados financieros, mientras que los pagos tardíos afectan negativamente las relaciones con los proveedores.
• Documentación: es importante mantener registros de cada etapa del proceso de adquisición y asegurarse de que sean fácilmente accesibles. Estos registros actúan como un almacén de conocimiento organizacional sobre los términos de pago y el rendimiento de los proveedores, lo que ayuda a la empresa a mantener un proceso de adquisición eficiente, incluso si el personal cambia con el tiempo. En caso de una auditoría o una disputa, una empresa debe ser capaz de seguir fácilmente el rastro de papel o electrónico a través de cada etapa del proceso de adquisición.

Adquisición, compras y cadena de suministro: ¿cuál es la diferencia?

Los términos adquisición, compras, aprovisionamiento y cadena de suministro a menudo se usan indistintamente. Sin embargo, hay diferencias importantes entre ellos.

• Adquisición vs. compras: si la adquisición implica compras, podrías preguntarte: ¿cuál es la diferencia entre compras y adquisición? La respuesta es que las compras son esencialmente transaccionales, enfocándose en gestionar pedidos específicos para satisfacer las necesidades de la empresa. La adquisición es un conjunto de procesos mucho más amplio y complejo, que incluye el establecimiento y mantenimiento de relaciones con proveedores. Otra forma de pensar en la diferencia entre compras y adquisición es que la adquisición adopta un enfoque proactivo, que comienza con el análisis de las necesidades de la empresa, mientras que las compras son un enfoque reactivo, simplemente enfocándose en obtener lo que la empresa ya ha decidido que necesita.
• Adquisición vs. aprovisionamiento: el aprovisionamiento, al igual que las compras, es solo parte del proceso general de adquisición. El aprovisionamiento es una etapa temprana del ciclo de adquisición. Incluye actividades como la identificación y evaluación de posibles proveedores de bienes o servicios, la negociación de términos y la selección de los proveedores que mejor satisfacen las necesidades de la empresa.
• Adquisición vs. cadena de suministro: la adquisición cubre un aspecto de la gestión de la cadena de suministro. La adquisición incluye el aprovisionamiento, la obtención y el pago de bienes y servicios. La gestión de la cadena de suministro también cubre la logística involucrada en la obtención de bienes, como el envío y la gestión de almacenes, así como la transformación de los bienes adquiridos en productos y su distribución a los clientes.

7 principios comunes de la adquisición

En las organizaciones del sector público, el proceso de adquisición es generalmente similar al proceso en las organizaciones del sector privado, pero con algunas diferencias importantes. Dado que las personas involucradas manejan fondos públicos, generalmente deben seguir principios rigurosos durante el proceso de adquisición.

Estos principios pueden considerarse un código de conducta ética que responsabiliza a los funcionarios públicos por sus compras. Algunos de los principios también pueden ser beneficiosos para las organizaciones del sector privado.

Los principios varían un poco según la organización. Aquí hay siete de los principios de adquisición más comunes:

1. Valor por dinero:

   La organización debe gestionar los fondos de manera eficiente y económica al adquirir bienes y servicios. Esto puede incluir la realización de análisis de costo-beneficio y evaluaciones de riesgo. Es importante señalar que un costo bajo no necesariamente equivale a un mayor valor; características como la calidad y durabilidad también influyen en determinar si la compra representa un valor por dinero.

2. Imparcialidad:

   La adquisición no debe proporcionar un trato preferencial a individuos o proveedores. Todas las ofertas deben evaluarse objetivamente, basándose en qué tan bien satisfacen las necesidades de la organización.

3. Competencia:

   Las organizaciones deben buscar ofertas competitivas de múltiples proveedores, a menos que haya razones específicas para no hacerlo, como un proveedor exclusivo donde el bien o servicio solo esté disponible de un único proveedor.

4. Eficiencia:

   Los procesos de adquisición deben llevarse a cabo de manera eficiente para ayudar a maximizar el valor y evitar demoras.

5. Transparencia:

   Las organizaciones deben hacer que la información relevante sobre adquisiciones esté disponible para todos, incluidos el público y los proveedores. La información debe mantenerse confidencial solo cuando haya razones legales u otros motivos válidos para hacerlo.

6. Integridad:

   Aquellos que ejercen la adquisición pública deben esforzarse siempre por ser percibidos como confiables, honestos y responsables. Los fondos deben utilizarse para su propósito previsto y en el interés público.

7. Responsabilidad:

   Las personas involucradas en el proceso de adquisición son responsables de sus acciones y decisiones. Están obligadas a reportar las actividades de adquisición de manera precisa, incluidos los errores.

Cómo pueden trabajar juntos lás áreas de adquisiciones y las de finanzas

En muchas empresas, los equipos de adquisiciones y finanzas operan como departamentos separados. Históricamente, a veces han estado en desacuerdo por una razón principal: la adquisición gasta dinero, mientras que las finanzas se enfocan en la rentabilidad, lo que a veces significa encontrar maneras de gastar menos.

Sin embargo, una asociación estratégica entre las dos áreas puede beneficiar a la empresa en su conjunto, en parte porque cada grupo puede proporcionar conocimientos únicos sobre las operaciones de la organización. Por ejemplo, un equipo de adquisiciones bien gestionado puede tener una comprensión profunda de cómo los bienes y servicios cuidadosamente seleccionados pueden ayudar a los grupos empresariales a maximizar la rentabilidad. Esto ayuda al grupo de finanzas a tener una mejor visión general del gasto de la empresa y cómo afecta los resultados.

El software de gestión de la cadena de suministro integrado que puede conectar la información de toda la organización, incluidas las finanzas, es una herramienta importante para cerrar la brecha tradicional y ayudar a los equipos a trabajar juntos para avanzar en los objetivos empresariales. El software de gestión de la cadena de suministro también puede ayudarte a rastrear el progreso hacia los objetivos, proporcionando la información que necesitas para los indicadores clave de rendimiento (KPI) en un formato fácil de entender para tu equipo de adquisiciones.

KPI de adquisiciones

Al monitorear los KPI de adquisiciones, las empresas pueden aumentar la eficiencia de su proceso de adquisición, rastrear el progreso hacia los objetivos comerciales e identificar áreas de mejora. Aquí hay algunos KPIs de adquisiciones comúnmente medidos:

Tiempo de ciclo de orden de compra: controle el número medio de horas o días que se tarda en procesar solicitudes y enviar órdenes de compra a proveedores..

Tiempo del ciclo de la orden de compra: monitorea el número promedio de horas o días que toma procesar las solicitudes y enviar órdenes de compra a los proveedores.

Tiempo del ciclo de la orden de compra = # de horas o días que toma procesar las solicitudes y enviar órdenes de compra a los proveedores / # de órdenes de compra enviadas a los proveedores.

Tiempo de entrega del proveedor: el número promedio de días que tarda el proveedor en enviar los artículos después de recibir una orden de compra.

Número de proveedores: tener más proveedores le da a la empresa más opciones, pero también aumenta el trabajo administrativo. Muchos grupos de adquisiciones monitorean el número de proveedores en sus redes de proveedores y periódicamente eliminan a los proveedores poco utilizados para aumentar la eficiencia.

Tasa de defectos del proveedor: medida importante de la calidad del proveedor, generalmente se mide como el número de partes defectuosas dividido por el número total de partes suministradas.

Tasa de defectos del proveedor = # de partes defectuosas del proveedor / total # de partes del mismo proveedor

Disponibilidad del proveedor: esto mide la capacidad de cada proveedor para responder a demandas de última hora o de emergencia.

Disponibilidad del proveedor = # de veces que el proveedor cumplió con los pedidos de la empresa / # de pedidos enviados al proveedor

Precisión del cumplimiento: esto mide el porcentaje de pedidos que los proveedores completan con precisión y que coinciden exactamente con la orden de compra.

Precisión del cumplimiento = # de pedidos precisos del proveedor / total # de pedidos del mismo proveedor

ROI total del proceso de adquisición: esto mide el valor que la estrategia de adquisición de una empresa aporta a la organización. Es la relación entre los ahorros anuales generados por el grupo de adquisiciones y el monto total anual gastado en adquisiciones.

Cómo la tecnología puede ayudar a gestionar las adquisiciones

Como en casi cualquier otra área del negocio, la tecnología puede aumentar la productividad de los grupos de adquisiciones, mientras reduce los costos del proceso hasta en un 30 %(opens in a new tab). También puedes simplificar pasos como solicitar cotizaciones, crear órdenes y pagar suministros utilizando soluciones de ERP con software de adquisiciones(opens in a new tab). También puede permitir a los equipos analizar mejor los ahorros y rastrear el rendimiento de los proveedores.

Las adquisiciones pueden desempeñar un papel clave en la rentabilidad y el éxito general de una empresa. Incluye una amplia gama de actividades relacionadas, cada una de las cuales requiere atención al detalle para asegurar que la empresa obtenga el mayor valor. Las soluciones de software de gestión de la cadena de suministro pueden ayudar a acelerar, simplificar, analizar y reducir el costo de todo el proceso de adquisición.