Todas las empresas necesitan realizar un seguimiento del costo de hacer negocios, parte de la cual incluye la gestión de gastos. Los empleados deben enviar partes de gastos para que se les pague por compras de bolsillo. Los gerentes deben aprobar estos gastos para el reembolso, realizar un seguimiento de cuánto gasta la empresa en viajes y dietas, y documentar todo a efectos fiscales para ayudar a garantizar que la entidad pueda reclamar todas las deducciones aplicables.

Si bien las empresas más grandes suelen sustituir los informes en papel, las pilas de recibos y hojas de cálculo por software de gestión de gastos, es más probable que las empresas más pequeñas se aferren a procesos y sistemas manuales ineficientes. Esto puede tener graves consecuencias: las pequeñas empresas que carecen de software de gastos arriesgan a los empleados a comprar algo que no está permitido y a frustrarse con procesos engorrosos y retrasos en los reembolsos. Es posible que experimenten dificultades en su flujo de caja cuando se introducen al sistema informes duplicados o fraudulentos, no puedan facturar de manera oportuna los gastos incurridos en nombre de un cliente y los errores involuntarios provoquen sanciones fiscales.

¿Por qué es importante el software Expense Management?

El software automatizado de generación de partes de gastos ayuda a las empresas a simplificar las operaciones de relativas a gastos de viajes y dietas, aumentar la productividad y mejorar los resultados optimizando el proceso en cinco áreas:

Los empleados pueden enviar partes de gastos y la documentación correspondiente, incluidas fotos o escaneos de recibos, directamente al software desde sus computadoras, tablets o smartphones, lo que elimina la necesidad de rellenar formularios en papel y aferrarse a los recibos de ventas. El reembolso se acelera, devolviendo efectivo a las cuentas bancarias de los empleados y eliminando la frustración que conllevan los retrasos.

Además, las empresas tienen cada vez más personal disperso geográficamente y, a medida que las nuevas y mejores herramientas de colaboración refuerzan la experiencia de los equipos remotos, se espera que el número de profesionales a distancia se incremente en las empresas que contemplen esa opción.

Por ello, las empresas necesitan dar con una forma eficiente para que los empleados presenten los gastos y reciban los reembolsos en cualquier momento, tanto si están en casa como de viaje.

traditional vs. automated expense management

Los beneficios también se extienden a los equipos financieros.

El T&E suele ser el segundo gasto indirecto más alto de una organización, por detrás de la nómina, los informes de Mastercard, con funciones contables (procesamiento de gastos, auditoría, cumplimiento y gestión) que representan hasta el 23 % del costo total del programa. Los esfuerzos para aumentar la eficiencia y mantener bajos esos costos son un elemento en auge de la gestión de gastos en este momento. A continuación, indicamos cuatro aspectos en los que el software es de gran ayuda:

Las reglas personalizadas hacen cumplir las políticas, envían partes de gastos para su aprobación o incluso aprueban automáticamente los gastos recurrentes y detectan errores inocentes, así como casos de fraude. Un informe de la Association of Certified Fraud Examiners descubrió que, en empresas con más de 100 empleados, el 11 % de los casos de fraude surgían de partes de gastos. Las reclamaciones falsas o las entradas duplicadas desvían el dinero de la empresa y lo llevan al bolsillo de empleados deshonestos.

El cumplimiento de las directivas del IRS y otras agencias tributarias hace que el software de gestión de gastos resulta fundamental. El uso de software ayuda a realizar el seguimiento de los gastos que las empresas tienen derecho a deducir y proporciona documentación de fácil acceso en caso de que la empresa alguna vez sea auditada.

Los paneles de control proporcionan a los gerentes datos unificados de gastos y los presentan en un formato visual que facilita su comprensión y análisis. La información en tiempo real proporciona insights sobre el estado actual de las operaciones de negocio. Además, tener datos de gastos en un solo lugar puede ayudar a los equipos financieros a establecer presupuestos de gastos futuros.

Los informes personalizados profundizan en los detalles: quién gasta, cuánto y en qué categorías. También destacan las tendencias, como el tiempo que se tarda en aprobar un parte de gastos, el estado de los informes y dónde se encuentran dentro del ciclo de aprobación. Esto ayuda a los equipos financieros a identificar áreas en las que pueden obtener eficiencias, reforzar los controles de gasto para ahorrar costos y fortalecer el resultado final.

9 ventajas clave del software Expense Management

Además de proporcionar todas ventadas mencionadas, el software de gestión de gastos automatizada aborda múltiples desafíos relacionados con el seguimiento y la generación de partes de gastos.

Los beneficios de los procesos automatizados son numerosos: satisfacción de los empleados, mayor productividad, ahorro de costos y mejora del cumplimiento. La generación de informes mejorada facilita la planificación y el análisis financieros a medida que las empresas evalúan el gasto actual y encuentran formas de aumentar la eficiencia y recortar los costos.

Esto es a lo que las empresas deben atenerse cuando implementan software de gestión de gastos:

  1. Procesos más rápidos y sencillos.

    La antigua forma de presentar los gastos consistía en imprimir copias en papel, adjuntar recibos y pasar informes a los gerentes, que luego los aprobarían o los devolverían al empleado para su ajuste. Pero con el software de gestión de gastos, el flujo de trabajo está automatizado. Una vez que el empleado realiza el envío, el parte se envía automáticamente a la persona adecuada para su aprobación. Después de la aprobación, el importe que se debe reembolsar se puede sumar automáticamente a la nómina. Si el gerente que normalmente aprueba los informes de ese empleado está de permiso, el informe se puede enviar a un aprobador temporal.

    El resultado de los procesos simplificados es que las empresas:

    • Reducen los costos de procesamiento. Hay tangibles, como el papel, que se eliminan. Sin embargo, las empresas también eliminan los costos asociados tanto a los empleados como a los gerentes que se enfrentan a copias impresas, deben buscar recibos o cotejan importes manualmente. Muchas empresas ni siquiera hacen un seguimiento de cuánto cuesta procesar estos partes, por lo que la introducción de software de gestión de gastos puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero que ni siquiera sabían que estaban desperdiciando.
    • Reducen el tiempo de procesamiento. Debido a que el software de gestión de gastos utiliza la automatización para enviar informes para su aprobación, identificar gastos que no se contemplan en las políticas y enviar partes aprobados para su pago, las empresas disminuyen el tiempo que dedican a procesar los informes. Los departamentos de contabilidad pueden ejecutar informes de cuentas a pagar a tiempo en lugar de esperar a que el último parte de gastos impreso se envíe y apruebe.

  2. Reembolso más rápido a los empleados.

    Con el reembolso automatizado de gastos, los empleados pueden enviar partes de gastos y la documentación correspondiente sin demora, y los mánager pueden revisar y aprobar reclamaciones de forma rápida y sencilla a medida que entran las notificaciones. Por lo tanto, estas herramientas devuelven el efectivo a las cuentas bancarias de los empleados más rápidamente y eliminan la frustración que conlleva errores y retrasos, lo que mejora la satisfacción de los empleados.

  3. Menos retrasos y errores.

    Además de reducir el tiempo que se tarda en reembolsar a los empleados, las funciones de automatización del software de gestión de gastos mejoran la precisión contable. Por ejemplo, con los partes de gastos manuales, es posible que los empleados cometan errores de introducción de datos que podrían agravarse aún más cuando el personal de finanzas transcribe la información en hojas de cálculo. El software de gestión de gastos puede identificar errores y duplicación de entradas y evitar excesos de reembolsos, o notificar a los gerentes si la cifra en dólares parece demasiado alta. El software también puede enviar alertas si un informe o pago está vencido.

    Las soluciones extraen datos directamente de cuentas bancarias y extractos de tarjetas de crédito y se pueden integrar con sistemas de gestión de viajes corporativos. Los empleados pueden recopilar recibos mediante sus dispositivos móviles y adjuntarlos a informes mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) habilitado para la aplicación, lo que elimina los posibles errores que trae aparejados intentar escribir en una pantalla pequeña.

  4. Mejora de la eficiencia operativa.

    Si imputas los gastos directamente a los clientes, los partes de los empleados deben ser oportunos y precisos para maximizar el flujo de caja. Lo ideal es que el software de gestión de gastos esté integrado con el seguimiento del tiempo, la gestión de proyectos, la contabilidad y el software de planificación de recursos empresariales (ERP). Cuando este proceso es sencillo para los empleados que realizan el seguimiento y los gerentes que están aprobando y generando partes, tu empresa podría percibir una mejora en el flujo de caja.

    Y dado que todos los empleados dedican menos tiempo en partes de gastos manuales, propensos a errores y engorrosos, no se centran en la parte de "introducción de datos" del proceso entrada-salida. En su lugar, pueden centrarse en las tareas y proyectos que aportan valor a la organización, ya sea en llamadas de ventas o en la preparación de presupuestos estratégicos. Esta es una de las razones clave por las que las startups pueden beneficiarse enormemente del software de gestión de gastos.

  5. Cumplimiento de política de gastos.

    Incluso el gerente más meticuloso puede no estar al día en cada nueva política de gastos y cambio de impuestos. Al aplicar reglas personalizadas adaptadas a tu empresa, el software de gestión de gastos automatizado señala los gastos de desplazamiento que no están contemplados en las políticas. Por ejemplo, las asignaciones para dietas diarias pueden haber aumentado según las directrices federales, pero los empleados están enviando partes de gastos en función del importe anterior. Por otro lado, un empleado puede estar tratando de solicitar un reembolso por uno concepto añadido a la póliza, como un teclado ergonómico, pero se le niega.

    5 principales pistas de fraude de gastos

    Los profesionales financieros deben estar atentos a estos signos reveladores.
    Recibos modificados: una posible desventaja de los recibos electrónicos es presentan mayor potencialidad de alterar las imágenes. Para solucionar este asuntos, se aconseja el uso de tarjetas de crédito emitidas por la compañía, de modo que los equipos de finanzas puedan cotejar los informes presentados y los extractos de cuenta.
    Etiquetas de fecha, hora y ubicación: una comida o un gasto de estacionamiento/Uber en un fin de semana, tarde en la noche o en una ciudad que no sea la sede de la empresa o el hogar del empleado debe desencadenar un seguimiento, especialmente ahora que los viajes son menos frecuentes.
    Desviaciones de las normas: define tu sistema de gestión de gastos para activar alertas si una reclamación de gastos es significativamente superior a la referencia histórica. Por ejemplo, si la mayoría de los trabajadores internos gastan 80 dólares al mes en Internet, una reclamación de reembolsos por valor de 150 debería encender las alarmas.
    Pagos en efectivo: Ahora estamos en la era de los pagos sin contacto. Con la excepción de las propinas permitidas, pregunta por qué se pagó un gasto en efectivo.
    Dividir reclamaciones: si la compañía limita, por ejemplo, el costo de un hotel por noche a 200 dólares, un empleado puede reservar una habitación por dos noches a 350 dólares y presentar dos reclamaciones separadas para sortear la política.

  6. Visibilidad mejorada.

    La mayoría del software de gestión de gastos incluye un panel de control que recopila datos de gastos de los empleados y los presenta en un formato visual fácil de entender mediante tablas y gráficos. Los gerentes pueden consultar métricas, como cuánto gasta una empresa por empleado o por categoría, o el tiempo medio que se tardan en aprobar los partes de gastos.

  7. Mejor prevención del fraude.

    Ese informe de la Association of Certified Fraud Examiners señala que el 20 % de las empresas con menos de 100 empleados y el 13 % de las organizaciones más grandes han informado de reembolsos de gastos fraudulentos. Es comprensible que los equipos y gerentes financieros ocupados puedan pasar por alto las entradas falsas bien camufladas de empleados o contratistas de confianza. Una vez que se ha pagado ese dinero, es difícil recuperarlo. Y, si un auditor detecta una entrada sospechosa, se encienden las alarmas y se profundiza la investigación.

  8. Generación de informes simplificada.

    Los informes y análisis proporcionan insights en tiempo real del gasto de la empresa. Entre las opciones para la generación de partes de gastos se incluyen por empleado, por proyecto y por categoría. El software de gestión de gastos permite consolidar los gastos en un único informe. Además, las empresas pueden implementar las mejores prácticas de gestión de gastos mediante:

    • La identificación de personas de gasto elevado, infractores crónicos de políticas y las tendencias de gastos de cada empleado a lo largo del tiempo.
    • Sugerencias sobre qué compañías nacionales de hoteles, alquiler de coches e incluso cadenas de restaurantes pueden querer acercarse para obtener descuentos por volumen.
    • Animar a los empleados a ahorrar dinero llegando a un equilibrio entre la austeridad y la capacidad de invertir en crecimiento.

    Estos conocimientos también ayudan a las empresas a identificar más áreas en las que necesitan aclarar o hacer cumplir mejor las políticas de gasto.

  9. Mayor cumplimiento normativo.

    El software de gestión de gastos ayuda a las empresas a cumplir las normativas de las agencias tributarias locales, estatales y federales. Las empresas pueden colocar los gastos en categorías, como la oficina, los viajes y el kilometraje, y etiquetarlos adecuadamente; algunos gastos, como la mayoría del entretenimiento y las cuotas para clubes de campo, golf y atletismo, ahora no son deducibles de impuestos, por lo que incluirlos puede llamar la atención del IRS. El software de gestión de gastos también ofrece copias electrónicas fácilmente accesibles de informes y recibos, que son de enorme valor en el caso de que se audite la organización.

Selección de un sistema de gestión de gastos

Al igual que con cualquier proyecto de implementación de software, sigue las mejores prácticas al comprar una solución de gestión de gastos y ten en cuenta algunos consejos:

  • Comienza con una fase de detección y planificación, que incluya definir los requisitos del sistema en función de flujos de trabajo detallados de gestión de gastos y, a continuación, investigar y seleccionar un sistema. ¿Elegirás software local o como servicio (SaaS)?
  • Consulta a los proveedores su parecer sobre la estructura de costos para la compra, la configuración y la personalización, y analiza cuidadosamente las tarifas continuas e indirectas para las actualizaciones, el soporte al cliente, las renovaciones de licencias de software y más.
  • Asegúrate de que la solución se puede personalizar de tal forma que te permite abordar los flujos de trabajo y las políticas de tu empresa sin necesidad de contar con grandes recursos para desarrolladores. Una mejor opción podrías ser detenerte para analizar si tus procesos se pueden ajustar para adaptarse al software, teniendo presente que se ha desarrollado para satisfacer las necesidades de cientos o miles de empresas.
  • Elige un sistema que sea fácil de usar para todos los empleados (aquellos que informan, aprueban y analizan) con capacidades móviles, funcionalidad bien diseñada y una interfaz intuitiva que atraiga a las fuerzas de trabajo multigeneracionales de la actualidad.
  • Asignar recursos suficientes para proporcionar formación y soporte técnico a todos los usuarios.
  • No te ciñas exclusivamente a migrar todos los datos históricos al nuevo sistema; tómate tiempo para eliminar cuentas de clientes obsoletas y buscar imprecisiones.
  • Integración profunda con soluciones de contabilidad y costos de proyectos.

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