¿Qué es la gestión del cambio (Change Management)?

En el dinámico entorno económico actual, las empresas tienden a realizar cambios frecuentes en sus operaciones a medida que afrontan los cambios en la tecnología, la competencia, las regulaciones, las preferencias de los clientes y la evolución en las tendencias del mercado. Pero el cambio puede ser complicado para las organizaciones y difícil de aceptar para los empleados. Los procesos eficaces de gestión del cambio desarrollan un marco para ayudar a coordinar la parte que atañe a las personas, proporcionando a los empleados una mayor claridad sobre los cambios en las prácticas comerciales, mejora la comunicación a lo largo del ciclo de vida del cambio y, en última instancia, facilita el compromiso a largo plazo de una organización con nuevos métodos de trabajo. Invertir en la gestión del cambio resulta fundamental para garantizar que las empresas evolucionen para mantenerse al día en un tiempo marcado por la evolución constante para que puedan tener éxito a largo plazo.

¿Qué es la Gestión del Cambio?

Las empresas siempre han tenido que cambiar y adaptarse para sobrevivir. Sin embargo, en los últimos años la presión para adaptarse a esta constante mutación se ha vuelto clave en un marco de frecuentes disrupciones e hiper competición. Por lo tanto, es más importante que nunca que las empresas mantengan la suficiente flexibilidad para llevar a cabo con eficacia los esfuerzos habituales que exige el cambio.

A medida que las empresas se enfrentan a la dificultad de afrontar los cambios, el campo de su gestión ha ganado presencia en las últimas décadas, combinando la visión de varias disciplinas, como la psicología, la ciencia del comportamiento y la ingeniería. Las empresas han adoptado múltiples métodos de gestión del cambio, variando en función del tipo de evolución que persigue cada organización. Sin embargo, a pesar de las diferencias en el enfoque, el objetivo final sigue siendo el mismo: proporcionar un marco claro que se pueda utilizar repetidamente para aumentar la probabilidad de que el cambio se ejecute bien, se adopte de manera eficaz y logre el impacto previsto.

La gestión del cambio ayuda a preparar, equipar y apoyar a los empleados en la adaptación al cambio propuesto. También garantiza que los líderes y gerentes puedan comunicarse, coordinar y realizar el cambio de manera eficaz, tanto si ello significa adoptar la implementación de nuevo software como el despliegue de estrategias para mantenerse por delante de la competencia. Bien ejecutada, la gestión del cambio aumenta la probabilidad de que los esfuerzos se realicen a tiempo, dentro del presupuesto y alcancen los objetivos deseados. Invertir en la gestión del cambio es fundamental para administrar el talento(opens in a new tab) con éxito, lo que permite a las empresas contratar, formar y retener(opens in a new tab) empleados de alta calidad. Por el contrario, cuando las empresas analizan la gestión del cambio, corren el riesgo de aumentar la rotación de empleados(opens in a new tab).

Principales conclusiones

• La gestión del cambio constituye un marco para fomentar una evolución apropiada de los procesos, tecnologías u objetivos de una organización.
• La gestión del cambio adopta un enfoque centrado en las personas, lo que ayuda a preparar, equipar y apoyar a los empleados para afrontar adecuadamente esta evolución.
• La gestión del cambio ofrece una serie de beneficios, como el incremento del proyecto, una adopción más profunda, un mayor control sobre los procesos integrales y resultados óptimos.
• Al adoptar un modelo de gestión del cambio, los líderes deben considerar qué enfoque se alinearía mejor con el alcance del propio cambio.

Gestión del cambio: explicación

La gestión del cambio es un término genérico que describe los métodos que utiliza una empresa para implementar cambios significativos, gestionar su impacto y garantizar su éxito. Debido a que los esfuerzos del cambio a menudo implican muchos elementos en evolución, la adopción de un enfoque estructurado ayuda a limitar la interrupción y garantizar una transición más fluida.

Después de todo, el cambio, desde las primeras etapas de planificación hasta la implementación(opens in a new tab) de un nuevo proyecto, tiene un efecto en las personas. Los cambios fallidos generalmente se deben a una deficiente evaluación de las necesidades, las pretensiones y las reacciones humanas de los empleados ante las disrupciones. Los procesos de gestión del cambio están diseñados para facilitar que las personas adopten las nuevas dinámicas. Algo que distingue una gestión eficaz del cambio es una eficiente comunicación, es decir, asegurarse de que todos entiendan la razón, su impacto en la organización y en cada individuo, el proceso que se debe seguir y los beneficios. La mayoría de los enfoques de gestión del cambio también incluyen predecir el impacto de los cambios, establecer los pasos necesarios para la implementación y poner en marcha métodos para supervisar el proceso de cara a garantizar el éxito. En última instancia, para que una organización cambie, son las personas que deben hacer que suceda.

El objetivo de la gestión del cambio es marcar el comienzo de la evolución a nivel de organización a través de diversos pasos, desde la concepción del plan del cambio hasta su implementación y la medición de los resultados empresariales. Por norma, el proceso incluye tres fases principales: preparación, gestión y mantenimiento.

Fases del Cambio Gestionado

¿Cuáles son los 6 Pasos de la Gestión del Cambio?

La gestión del cambio ayuda a las organizaciones a realizar la transición a nuevos procesos de negocio, tecnologías u objetivos. La mayoría de los procesos de gestión del cambio incluyen los siguientes seis pasos:

1. Define el cambio. Antes de hacer una transición dentro de la organización, desarrollar una comprensión clara del cambio, incluyendo la justificación, los beneficios anticipados, el impacto probable y los parámetros del éxito, informará el proceso de gestión del cambio.
2. Identifica las partes clave. La gestión del cambio debe tener un liderazgo experto, y es importante seleccionar a aquellos que no solo presentan tolerancia al cambio y aprecian su impacto, sino también a las personas que representan a la población que se verá afectada por el cambio y pueden expresar sus necesidades y preocupaciones. Es útil identificar a los responsables de gestionar el cambio dentro de la empresa a fin de garantizar el apoyo y el impulso continuo durante las primeras etapas del proceso.
3. Desarrolla el plan del cambio. Si defines el cambio y cuentas con el liderazgo clave, la organización puede desarrollar un plan exhaustivo e informado para implementarlo. Esto debería establecer los objetivos estratégicos del cambio, los indicadores clave de rendimiento para medir el éxito, los pasos para la implementación, los factores de riesgo y los planes para abordarlos, un plan de comunicación para cada fase del proceso de gestión del cambio y un programa de capacitación multifacético para garantizar que los empleados estén adecuadamente preparados para realizar el cambio.
4. Ejecuta el cambio. Una vez que tienes el plan, es hora de ejecutar el cambio. Si bien es importante seguir un método estructurado, los líderes del cambio deben mantener la flexibilidad para incluir los obstáculos imprevistos o cualquier resistencia. Es importante involucrar y capacitar a los afectados por el cambio durante la fase de ejecución para aumentar la probabilidad de que adopten el cambio. La comunicación continua también es crítica durante toda la ejecución, que tiende a producirse por etapas.
5. Incorpora el cambio. El trabajo no termina con la ejecución del cambio. Muchos empleados presentan la tendencia natural a desear retomar aquello con lo que ya están familiarizados. Los gerentes y responsables del cambio deben prepararse para que esto suceda y trabajar para apoyar la integración completa del cambio en los flujos de trabajo, la cultura y la estrategia. La introducción de nuevas estructuras, controles, recompensas y reconocimientos pueden ayudar a mantener el cambio a largo plazo.
6. Evalúa el proceso. Al final de cualquier iniciativa de gestión del cambio, tanto si fue todo un éxito como si acabó siendo un completo fracaso, es importante realizar un análisis retrospectivo del proceso. La realización de este análisis y revisión de lo que funcionó bien y lo que salió mal ayudará a los líderes a mejorar los futuros esfuerzos de gestión del cambio.

6 Pasos de una Iniciativa de Gestión del Cambio

La Importancia de la Gestión del Cambio

La forma en que una organización gestiona el cambio tiene un impacto en las personas (empleados, clientes, partners y proveedores) y, en última instancia, en el rendimiento de la empresa. Realizar cambios en la forma en que se operan los negocios puede resultar estresante, pero debido a la naturaleza en constante evolución del clima empresarial actual, el cambio es inevitable. Las empresas que simplemente exigen cambios sin haber evaluado mucho su impacto, o gestionan mal el proceso de cambio, fomentan el miedo, la incertidumbre y la duda inherentes al cambio.

Dado que la mayoría de los proyectos de cambio implican importantes inversiones, el fracaso puede tener un impacto negativo en el beneficio de la empresa, retrasando la obtención de los resultados deseados, problemas con el compromiso de los empleados y la satisfacción del cliente, y rehacer todo el proceso, con los enormes costos que implica. En algunos casos, los resultados pueden ser tan negativos que obliguen a la organización a renunciar al cambio.

La gestión del cambio actúa como protección frente al riesgo de que resulte ineficaz y brinda a la dirección y a los gerentes más visibilidad y control sobre la totalidad del proceso. La adopción de procesos apropiados de gestión del cambio puede aliviar el estrés que genera el cambio, desde la concepción y la presentación del plan propuesto hasta el periodo de transición durante la integración del cambio en las operaciones diarias. La gestión eficaz del cambio prepara, apoya y guía a los equipos, lo que aumenta la probabilidad de que los proyectos importantes y las nuevas estrategias tengan éxito.

Beneficios de la Gestión del Cambio

Las empresas necesitan constantemente realizar cambios en sus operaciones para seguir siendo competitivas. La creación de planes de gestión del cambio puede facilitar la preparación, la transición y la integración de un proyecto. Entre las múltiples ventajas de la gestión del cambio, se incluyen las siguientes:

• Mayor coordinación entre los cambios propuestos y la estrategia de la organización. Cuando los procesos de gestión del cambio se inician durante la fase de deliberación, los gerentes pueden tomarse su tiempo para considerar el impacto que tendrá en el seno de la organización. Detenerse para evaluar cómo encaja un cambio propuesto en la misión de la organización aumenta la probabilidad de que se ajuste con su estrategia de negocio general.
• Mejora del rendimiento de los proyectos. Mal gestionados, los cambios pueden afectar a la implementación, a menudo provocando retrasos e inflando los presupuestos. Las empresas que invierten en la gestión del cambio tienen cinco veces más probabilidades de cumplir o adelantarse a los plazos de los proyectos y el doble de probabilidades de mantenerse dentro del presupuesto o incluso reducirlo, según las encuestas actuales de los profesionales de gestión del cambio de Prosci.
• Mayor adopción y aplicación del cambio. El retorno de la inversión depende en gran medida de que las personas que deban incorporar nuevos métodos de trabajo acepten el cambio. Los procesos de gestión del cambio aseguran que los afectados entiendan por qué está sucediendo, se sientan escuchados y apoyados, y dispongan de las herramientas y la formación adecuadas para ser partícipes. Esto a menudo acelera la adopción, propicia un uso más eficaz de los nuevos sistemas y aumenta el compromiso de los empleados.
• Mejora de los resultados. La aplicación de los principios de gestión del cambio a lo largo del ciclo de vida de un nuevo proyecto puede aumentar la probabilidad de que una organización logre los resultados deseados. Supervisar y comunicar los progresos a lo largo de todo el proceso pueden garantizar que el cambio cumpla los objetivos iniciales de la organización. Las empresas que utilicen un método basado en las mejores prácticas para gestionar el cambio multiplican por seis las probabilidades de alcanzar sus objetivos, según Prosci.
• Reducción de las interrupciones. Orientar a una organización o grupo de personas a lo largo del proceso de cambio, en lugar de realizar cambios sin mayores explicaciones, contribuye a mitigar las molestias y las interrupciones en el lugar de trabajo.
• Elevar y reforzar la moral. Las personas son la clave para el éxito del cambio. Las organizaciones que invierten en gestionar el impacto del cambio en sus empleados pueden obtener beneficios más allá del propio cambio, como elevar la moral de los empleados e incrementar la productividad. Mientras que un cambio mal gestionado puede provocar la rotación de empleados, bien ejecutada puede incrementar la retención(opens in a new tab).
• Mayor estandarización. Las empresas que adoptan procesos de gestión del cambio y los siguen de manera sistemática crean un enfoque más estandarizado para los nuevos procedimientos que se puede aplicar en todas las esferas de la organización, lo que lleva a una cultura más centrada en los procesos.
• Mayor innovación. Las organizaciones que invierten en la gestión del cambio fortalecen la capacidad de integrar el cambio de manera uniforme y están mejor preparadas para innovar, ya que han adquirido previamente las competencias necesarias para asimilar eficientemente cambios constantes.

Tipos de Gestión del Cambio

El cambio a nivel de organización, es decir, las medidas que toma una empresa para realizar ajustes en una parte fundamental de su entidad, se puede realizar de múltiples formas. Los líderes pueden tratar de cambiar los procesos internos, la tecnología o infraestructura fundamental, la estructura organizativa, los modelos de negocio o la cultura corporativa. El cambio también puede producirse en diferentes niveles de una organización, por ejemplo, a nivel de empresa, equipo o persona.

Comprender la naturaleza y el alcance del cambio que la organización está llevando a cabo contribuye a identificar qué tipo de gestión del cambio resulta más adecuado. Entre los tipos de gestión del cambio más comunes, se incluyen los siguientes:

• Gestión del cambio a nivel de proyecto. Los jefes de proyectos pueden emplear un proceso estructurado y un conjunto de herramientas para gestionar el impacto de sus proyectos en la organización con el fin de lograr los resultados deseados.
• Gestión del cambio a nivel de empresa. Las organizaciones que prevén cambios significativos constantes, aquellos centrados en el alto crecimiento o la innovación en un corto período de tiempo, por ejemplo, pueden convertir la gestión del cambio en una competencia organizativa básica priorizando la adopción sistemática y el despliegue de competencias, herramientas y procesos específicos para ello.

También es importante entender el alcance del cambio que una organización está considerando para determinar la mejor manera de abordarlo. La gestión del cambio se puede aplicar para todas las tareas, desde una transformación digital completa hasta ajustes más graduales en los procesos de ventas, pedidos e inventario. Entre los niveles más habituales de cambio, se incluyen los siguientes:

• Cambio evolutivo o adaptativo. Estos cambios iterativos son de menor alcance e incluyen mejoras en los procesos y procedimientos establecidos, como la implementación de una nueva versión de software, la actualización de una política de recursos humanos o la introducción de un nuevo directivo o cargo.
• Cambio transitorio. Este tipo incluye los cambios necesarios para impulsar a una organización, función o equipo de su estado actual a uno nuevo para resolver un problema o crear una oportunidad, como la automatización de un proceso manual o la ejecución de una fusión o adquisición.
• Cambio transformacional. Los cambios transformacionales alteran de raíz el funcionamiento o la cultura de una organización. Entre los ejemplos de estos cambios más profundos, se incluyen alteraciones del modelo de negocio, la reorganización o la transformación digital.
• Cambio individual. Del mismo modo que los grupos de personas se benefician de la gestión del cambio, también lo hacen las personas, ya que son empujados a crecer en sus cargos, por ejemplo, a través de la recapacitación o la asunción de tareas estimulantes.

Cómo Implementar Procesos de Gestión del Cambio

Para aumentar la probabilidad de que un cambio se desarrolle sin problemas, las empresas pueden adoptar un enfoque expresamente para implementar procesos de gestión del cambio. Aquí incluimos una serie de pautas que se deben tener en cuenta a la hora de introducir un programa de gestión del cambio.

• Selecciona una solución de gestión del cambio adecuada. Las organizaciones pueden emplear la gestión del cambio en diversos escenarios diferentes, desde la implementación de nuevas tecnologías o procesos de negocio hasta la preparación para un crecimiento empresarial inminente, nuevas estructuras organizativas o equipo de dirección. Si bien los principios de la gestión del cambio son relativamente universales, la aplicación debe tener en cuenta la naturaleza, el alcance y el propósito del cambio.
• Establece líderes del cambio. Establecer líderes del cambio subraya la importancia del cambio y aumenta la aceptación interna. Estos líderes pueden motivar y guiar a otros en la organización a lo largo de la transición. La inclusión de un grupo multifuncional ayuda a garantizar que se tengan en cuenta las necesidades de todas las personas a las que afectará el proceso.
• Identifica los obstáculos y la resistencia. Es importante anticipar potenciales obstáculos al cambio para desarrollar estrategias de mitigación de cara a la implementación. ¿Un nuevo sistema o proceso requerirá una capacitación significativa y tiempo para la adopción? ¿Es probable que los empleados se resistan al cambio por una razón en particular, como el miedo a la pérdida de empleo? ¿Es más o menos probable que un equipo o función en particular adopte el cambio? Ser consciente de los posibles impedimentos puede ofrecer pistas sobre dónde enfocar los recursos de gestión del cambio.
• Planifica una implementación por fases. Considera desde el principio cómo dividir un cambio en fases de implementación más pequeñas para evitar abrumar a los afectados. Las investigaciones han demostrado que un cambio más gradual resulta más sencillo de adoptar que los cambios bruscos y masivos. Algunas organizaciones optan por comenzar poniendo a prueba un cambio en un grupo o departamento más pequeño para identificar desafíos y diseñar estrategias facilitan un despliegue más grande.

Cómo Crear un Plan de Gestión del Cambio

Es importante desarrollar un plan de gestión del cambio claro y completo antes de iniciar todo el proceso. La creación de un plan de gestión del cambio implica los siguientes pasos:

• Creación de una propuesta de cambio. Este paso describirá el cambio, aportará argumentos justificativos, anticipará los beneficios y pronosticará el impacto previsto. Para garantizar la claridad, los expertos en gestión del cambio sugieren responder a siete preguntas específicas sobre el cambio propuesto, las llamadas siete "R" de gestión del cambio, para permitir una evaluación y comprensión completas del cambio, sus beneficios y sus riesgos:
• ¿Quién recomendó el cambio?
• ¿Cuál es la razón para el cambio?
• ¿Cuál es el resultado del cambio?
• ¿Cuáles son los riesgos que implica el cambio?
• ¿Qué recursos se necesitan para realizar el cambio?
• ¿Quién es responsable de la creación, comprobación e implementación del cambio?
• ¿Cuál es la relación entre este cambio y otros?
• Nombramiento de líderes del cambio. Estos promotores del cambio, que deben incluir representantes de grupos de partes interesadas clave, desempeñan una función clave, no solo en la implementación del plan de gestión del cambio, sino también a la hora de lograr la implicación del resto de la organización.
• Desarrollo del plan de comunicación. El éxito del cambio exige una comunicación eficaz. Los empleados pueden ser reticentes al cambio, de modo que explicar cómo afectará el cambio a las personas y crear un plan para ayudarlos realizar todo el proceso es un método óptimo para abordar sus preocupaciones. También es adecuado realizar evaluaciones periódicas para analizar cualquier desafío que vaya surgiendo.
• Definición de los KPI para el cambio. Para evaluar el rendimiento de los cambios, es importante establecer relaciones entre los resultados y las métricas que se puedan supervisar a lo largo del tiempo. Garantizar que estos indicadores clave de rendimiento (KPI) estén claros en toda la organización puede contribuir a generar mayor entusiasmo por el cambio.
• Inversión en la tecnología de gestión del cambio. Las organizaciones pueden recurrir a una serie de sistemas para administrar con mayor eficacia el plan de gestión del cambio y su adopción, incluido un software específico y herramientas de formación de los empleados.
• Elaboración de una estrategia de formación. No existe una fórmula universal válida para todos, por lo que es importante ofrecer diversos métodos de formación a la hora de ejecutar cambios para garantizar que los empleados estén preparados para su adopción. Una organización puede ofrecer orientación tradicional en persona, formación en línea, directrices en la aplicación y soporte bajo demanda, así como capacitación personalizada basada en roles.
• Solicitud e incorporación de feedback. Entender cómo los empleados experimentan el cambio, tanto en lo positivo como en lo negativo, puede proporcionar información útil aplicable a futuros planes de gestión del cambio.

Principios de la Gestión del Cambio

El enfoque óptimo para una organización puede ser ineficaz en otra. Sin embargo, la gestión del cambio como ciencia organizativa se cimienta sobre una serie de principios clave:

• El cambio es complicado. Como humanos, estamos diseñados para interpretar el cambio como un peligro. Los planes de gestión del cambio están dirigidos a acompañar a las personas y los grupos a lo largo de un proceso potencialmente complicado.
• El cambio comienza en la dirección. Los líderes de la organización deben aceptar el cambio con entusiasmo y alentar al resto de la empresa a seguir su ejemplo. Los líderes también deben mostrar empatía en relación con el esfuerzo y el estrés que requiere el cambio.
• El éxito del cambio de negocio depende de las personas. Para que una organización cambie, su gente debe estar dispuesta a ejecutar el cambio. Por lo tanto, la gestión del cambio se centra principalmente en las personas implicadas y en la información y el apoyo que necesitan para realizarlo con éxito.
• Nunca debemos pensar que las razones para el cambio son de por sí evidentes. Si una organización quiere realizar un cambio, sus líderes deben proporcionar los argumentos. Las razones del cambio deben ser claras, convincentes y creíbles. Asumir que todos entienden las razones y están de acuerdo con el cambio es un error. Los expertos en gestión del cambio consideran que lo óptimo es que los líderes sigan la práctica de informar, informar y volver a informar en múltiples canales y de forma constante.
• Es fundamental que alguien asuma la responsabilidad del cambio. Para el éxito del proceso, alguien debe asumir la responsabilidad del cambio, promoviendo con pasión en todas las esferas de la organización y dirigiéndose hasta su culminación.
• Un plan formal pero flexible funciona mejor. Un enfoque sistemático de la gestión del cambio ayuda a guiar a una organización, incluidos sus líderes, partes interesadas y empleados, a través del cambio y debe elaborarse antes de iniciar el proceso. También deben aplicarse los ajustes que resulten necesarios.
• La cultura se alimenta del cambio. Evaluar la cultura de la organización en varios niveles y determinar la preparación para el cambio son dos tareas que pueden hacer la diferencia en cuanto a su capacidad para adoptar un cambio duradero. La identificación de puntos problemáticos, conflictos potenciales y áreas que generen reticencia resulta de gran importancia para elaborar una hoja de ruta para el cambio.

Modelos Populares de Gestión del Cambio

Con el paso de los años, se han desarrollado múltiples métodos de gestión del cambio, algunos de los cuales han evolucionado hasta convertirse en modelos populares ampliamente utilizados:

• Modelo de gestión del cambio de Lewin. El psicólogo Kurt Lewin desarrolló un marco que divide el cambio en tres etapas: descongelamiento, desplazamiento o avance y recongelamiento.
• El proceso de ocho pasos de Kotter para la gestión del cambio. El profesor de la Universidad de Harvard John Kotter elaboró un modelo para orientar al usuario, desde crear un sentido de urgencia y formar una coalición de guía, hasta mantener la aceleración y afianzar el cambio.
• Metodología de Prosci. Este enfoque, basado en las mejores prácticas, incorpora el modelo de Conciencia, Deseo, Conocimiento, Capacidad y Refuerzo (ADKAR por sus siglas en inglés) para el cambio individual, así como un proceso triple para el cambio a nivel de organización.
• McKinsey 7-S. Los consultores Tom Peters y Robert H. Waterman esbozaron siete factores que afectan el cambio: valores compartidos, estrategia, estructura, sistemas, estilo, personal y competencias.
• El modelo de transición de Bridges. William Bridges desarrolló un modelo de tres etapas para describir cómo las personas se adaptan al cambio: dejar ir, la incertidumbre y la confusión, y la aceptación.
• Biblioteca de Infraestructura de TI (ITIL). El marco ITIL(opens in a new tab) ofrece orientación específica para los cambios operativos de TI.

Algunos de estos modelos son más adecuados para tipos específicos de cambios. Por ejemplo, el modelo de transición de Bridges, con su enfoque en las emociones y el comportamiento, puede resultar útil para comprender y gestionar el cambio centrado en las personas. Las transformaciones de procesos y sistemas pueden combinarse mejor con enfoques como el modelo ADKAR de Prosci o el proceso de 8 pasos de Kotter. Al embarcarse en un proceso de cambio, es importante considerar qué modelo podría funcionar mejor según el tipo y la escala del cambio.

Por qué Fallan las Iniciativas de Gestión del Cambio

Para preparar a tu organización para que gestione el cambio con éxito, puede ser útil comprender por qué fallan las iniciativas a las que se recurra. Algunos problemas habituales pueden provocar el fracaso de un proyecto de gestión del cambio:

• Falta de claridad sobre el cambio. Si no se comprende con claridad qué impulsa un cambio, puede ser difícil comunicarlo a la organización y ganar el impulso necesario para acometerlo.
• Escasa aceptación. La gestión efectiva del cambio depende no solo de que se respalde a la dirección, sino también del compromiso de las personas afectadas.
• Comunicación ineficaz. Si no se comparten con la suficiente antelación y frecuencia las razones del cambio, es posible que crezcan el miedo y la incertidumbre. La comunicación clara, específica y frecuente es el sello distintivo de una gestión exitosa del cambio.
• Recursos inadecuados. Una gestión eficaz del cambio requiere una inversión significativa de tiempo y dinero. Escatimar en esfuerzos puede generar costos adicionales en el futuro.
• Mala planificación. Si bien es posible que los líderes no puedan anticipar todos los problemas que puedan surgir con un proyecto, tomarse el tiempo para considerar los potenciales obstáculos y la reticencia al cambio y desarrollar estrategias de mitigación puede ayudar a garantizar que el proceso se desarrolle sin problemas.
• Falta de métricas. No puedes gestionar aquellos no puedas medir. Sin indicadores clave de rendimiento, resulta complicado evaluar los progresos y abordar las cuestiones antes de que se vuelvan abrumadoras.
• Impulso inadecuado. Muchos líderes cometen el error de detenerse demasiado pronto en sus esfuerzos de gestión del cambio. Para que el cambio se mantenga en el tiempo, es necesario desarrollar un impulso suficiente y continuo para que culmine el proceso de transición.
• Formación inadecuada. Dado que la mayoría de los cambios requieren que las personas trabajen de nuevas maneras, sin una capacitación adecuada, los empleados no podrán adoptar los nuevos procesos.
• Mal momento. Es importante acertar a la hora de decidir cuándo se debe realizar el cambio. Implementar un cambio en un momento ya ajetreado, cuando se están realizando otros cambios significativos, puede conducir al fracaso. Muchos expertos en cambio señalan que los programas de cambio más breves y progresivos resultan eficaces.

Ejemplos de Éxito en la Gestión del Cambio

Si bien los fracasos en la gestión del cambio suelen tener más repercusión, son innumerables las historias de éxito que muestran en la práctica la importancia de la inversión. Entre los ejemplos más notables de gestión eficaz del cambio se incluyen Netflix, Domino's y Coca-Cola:

• Netflix se encontraba inmersa en una crisis existencial cuando la empresa, que había basado su modelo de negocio en pedidos de DVD por correo, se tuvo que enfrentar a la disrupción digital de los medios de streaming. Cuando la compañía lanzó inicialmente sus propios servicios de transmisión digital en 2007, a un costo adicional para los clientes, muchos suscriptores mostraron su descontento. Pero la dirección de Netflix se mantuvo fiel a la nueva misión, adoptando los principios de gestión del cambio y, en última instancia, logró cambiar a un modelo de negocio digital y atraer a los suscriptores de las antiguas empresas de cable.
• Domino’s era una pizzería de entrega a domicilio que luchaba por seguir siendo relevante cuando, en 2008, su dirección decidió cambiar su enfoque. A medida que los consumidores comenzaron a adoptar los pedidos en línea, Domino's se apresuró a invertir en este campo, logrando así diferenciarse de otras empresas de entrega a domicilio de su país. La empresa adoptó la gestión del cambio, convirtiéndose en un líder en innovación digital mediante la implementación de sucesivas mejoras tecnológicas a lo largo de los años, desde pedidos por SMS hasta entrega mediante drones y robots.
• El crecimiento de Coca-Cola se había estancado en 2004, momento en el que incorporó un nuevo equipo de dirección para revitalizar la organización tras dos reorganizaciones fallidas. Esta vez las cosas fueron distintas. Un nuevo directivo de RR. HH. realizó un análisis interno de siete meses, con la colaboración de otros altos cargos. Fue un esfuerzo coordinado, basado en una encuesta realizada a los gerentes sobre los principales desafíos de la empresa que posteriormente se tradujeron en la creación de equipos interfuncionales para elaborar una misión, visión y valores nuevos, así como métodos reformulados de recompensa y reconocimiento de los empleados. El resultado final, llamado El Manifiesto para el Crecimiento, expuso los cambios propuestos, que incluían evaluaciones de desempeño e incentivos alineados con una misión más clara de la empresa (renovar el mundo poniendo cuerpo, mente y espíritu; inspirar momentos de optimismo; y crear valor y marcar la diferencia). El departamento de RR. HH. se asoció con especialistas en asuntos públicos y comunicación para implementar El Manifiesto en todo el mundo. A diferencia de los intentos anteriores de transformación, este tuvo éxito, lo que dio como resultado un crecimiento acelerado y un mayor compromiso de parte de los empleados.

Gestiona el Cambio con NetSuite

Una estrategia eficaz de gestión es crucial para garantizar que una organización y su personal adopten y mantengan con éxito los cambios necesarios. Guiar el cambio organizativo de principio a fin ofrece numerosos beneficios, incluida una mayor alineación con la estrategia empresarial general, un rendimiento más adecuado del proyecto, una mayor adopción y una integración más fluida del cambio, menos interrupciones y mejores resultados.

Una de las formas más inteligentes de gestionar el cambio y lograr la alineación organizativa pasa por invertir en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que reúna una variedad de funciones empresariales en un solo lugar. La gestión del cambio basada en un sistema de ERP elimina los silos de información, ofrece una mejor integración y mantiene a todas las partes coordinadas a medida que la organización progresa en su iniciativa de cambio específica.

NetSuite ERP ayuda a automatizar los engorrosos procesos manuales y libera los recursos necesarios para facilitar la adaptación al cambio, impulsar la innovación y seguir siendo competitivo. El sistema permite a las organizaciones gestionar la contabilidad, el inventario, la distribución y mucho más desde una única aplicación basada en la nube, brindando visibilidad en tiempo real de datos cruciales que ayudan a los líderes a supervisar la eficacia del crecimiento y la evolución del negocio. Al llevar a cabo iniciativas de cambio, los líderes pueden utilizar el sistema para estandarizar los procesos de negocio dentro de una función específica u optimizar varios procesos en todas las esferas de la organización, desde la gestión de órdenes y la supervisión del inventario, hasta el aumento de la eficiencia de la gestión de almacenes y la optimización de la cadena de suministro.

Cuando las organizaciones integran las prácticas de gestión del cambio como una competencia propia de la empresa, pueden adaptarse mejor al cambio continuo e infundir mayor flexibilidad entre la fuerza laboral, lo que fomenta la capacidad de respuesta y la innovación. En el mercado dinámico actual, donde el cambio es frecuente y necesario, invertir en su gestión es fundamental, ya que a menudo genera rendimientos significativos.

Preguntas Frecuentes Sobre la Gestión del Cambio

¿Cuál es el modelo de gestión del cambio más popular?

Algunos de los modelos de gestión del cambio más populares incluyen el Modelo de Gestión de Cambios de Lewin, el proceso de ocho pasos de Kotter para liderar el cambio y la Metodología Prosci. El modelo adecuado para una organización depende del tipo de cambio que se vaya a realizar.

¿A qué se dedica un departamento de gestión del cambio?

Algunas organizaciones que prevean cambios frecuentes o continuos pueden crear un departamento de gestión del cambio. Este grupo tiene experiencia en guiar a la organización a través de transiciones en objetivos de negocio, procesos o tecnologías. El departamento de gestión del cambio puede implementar estrategias y ayudar a las personas a adaptarse, aumentando así la probabilidad de que la organización mantenga con éxito en el tiempo los nuevos métodos.

¿Qué es una estrategia de gestión del cambio?

Una estrategia de gestión del cambio es un marco para implementar el cambio dentro de una organización, departamento o equipo que tiene en cuenta el impacto del cambio en los empleados y los guía a través de la transición. Una estrategia de gestión del cambio normalmente incluye una propuesta de cambio, un grupo rector, un plan de comunicación, enfoques para abordar los desafíos y la reticencia previstos, y métricas para medir el progreso y el éxito.

¿Cuáles son las cinco etapas de la gestión del cambio?

La gestión del cambio es un enfoque estructurado, aunque idealmente flexible, que sirve para marcar el comienzo de un cambio en la empresa, desde el diseño y la preparación hasta la transición y la evaluación. A continuación incluimos cinco fases generales de este proceso:

1. Definir el cambio, incluidos los motivos, los beneficios previstos , el impacto potencial y los resultados esperados.
2. Identificar a los actores clave, incluidos los líderes de cambio y los responsables de cambio.
3. Desarrollar el plan de cambio, que incluye la elaboración de objetivos estratégicos, indicadores clave de rendimiento, el alcance, los pasos de implementación, los principales factores de riesgo, un plan de comunicación y un programa de formación.
4. Implementación del cambio según el plan y realización de ajustes a medida que surjan problemas.
5. Incorporar el cambio en la empresa, su cultura y procesos. Es posible que las organizaciones también deseen realizar revisiones posteriores al proceso de cambio para analizar lo que funcionó y lo que no para informar futuras iniciativas de cambio.