El papel de un director financiero, o CFO, siempre está evolucionando. Ya no se trata simplemente de ser un ejecutivo financiero; se trata de ser un socio estratégico para otros ejecutivos de la empresa. Gracias a su mentalidad analítica y familiaridad con los números de la empresa, los CFO utilizan la inteligencia empresarial (BI) como una herramienta estratégica para expandir su influencia en toda la compañía.
Para seguir construyendo alianzas en toda la organización, los CFO necesitan convertirse en maestros en la traducción de todo tipo de datos en insights y consejos que lleven a la acción. ¿Esta nueva campaña de marketing ofrece los resultados esperados? ¿Los ajustes de la cadena de suministro están dando resultados para mejorar la entrega puntual de partes y materias primas? ¿El paso de nuestros operadores de centros de llamadas a trabajar desde casa ayudó o perjudicó el servicio al cliente?
Aquí es donde entran en juego los sistemas y paneles de control de BI. La tecnología de BI ayuda a los líderes financieros a extraer datos de fuentes internas y externas, y construir análisis que rastreen datos relevantes y desarrollen indicadores clave de rendimiento (KPI)(opens in a new tab) importantes.
¿Qué es la inteligencia empresarial (BI)?
La inteligencia empresarial (BI) es el proceso impulsado por la tecnología que permite a las empresas organizar, analizar y contextualizar información a nivel de toda la organización. Para respaldar la toma de decisiones, un sistema de BI necesita alimentarse de datos de alta calidad. Tu suite de contabilidad financiera es una fuente clave de datos compartidos y accesibles que pueden complementarse con informes generados por BI, análisis predictivos, minería de datos y fuentes de terceros.
Con el poder de la inteligencia empresarial, las compañías pueden utilizar información financiera y operativa para obtener insights comerciales a partir de datos de tendencias actuales, históricos e incluso futuros. Estos datos pueden luego utilizarse para actualizar métricas de rendimiento, como KPI financieros, de ventas, de marketing o de operaciones. Con BI, las empresas pueden hacer un seguimiento cercano de las finanzas, optimizar sus cadenas de suministro y tomar mejores decisiones en todo, desde marketing hasta fusiones y adquisiciones.
Las capacidades de BI se centran en paneles de control integrados y personalizables que permiten análisis en tiempo real basados en objetivos empresariales y metas desarrolladas a partir de la información proveniente de una base de datos principal. Los tomadores de decisiones pueden identificar excepciones, tendencias y oportunidades y profundizar en cualquier métrica o transacción subyacente para obtener más detalles.
Los sistemas de BI integrados permiten que toda la organización tome mejores decisiones al analizar volúmenes muy grandes de datos de todas las líneas de negocio, así como de fuentes externas. Buscar un sistema escalable que proporcione varias integraciones para poder incorporar todos los datos relevantes, y que permita el acceso basado en roles para asegurarte que tu equipo tenga acceso a los paneles de control y los indicadores clave de rendimiento adecuados, con los datos correctos en el momento oportuno.
¿Por qué la inteligencia empresarial es importante para los CFO?
Los CFO saben que la salud financiera de una empresa depende de datos precisos y actualizados. Una práctica de BI puede ayudar a tu organización a ser competitiva y financieramente estable al proporcionar un rápido acceso a información detallada sobre el flujo de efectivo, oportunidades de optimización de la gestión de gastos y la capacidad de tomar decisiones informadas sobre costos y rentabilidad, y vincular todo esto con el rendimiento empresarial.
La inteligencia empresarial también es buena para el equipo financiero. Una vez que se acostumbran a trabajar con información basada en BI, los profesionales financieros se vuelven más eficientes en su trabajo y expertos en saber qué acciones promueven el crecimiento. Se convierten en evangelistas de una cultura basada en datos y en partners de confianza para el resto de la empresa.
Ventajas del uso de inteligencia empresarial (BI) para el área financiera
Usar software de inteligencia empresarial es lo opuesto a hacer malabares con hojas de cálculo improvisadas o depender de informes básicos y unidimensionales. La inteligencia empresarial proporciona una forma manejable de correlacionar y visualizar grandes cantidades de datos dispares de múltiples fuentes para revelar conocimientos financieros y operativos y ponerlos a disposición de cualquier persona en la organización.
Veamos los beneficios potenciales.
Reducción de riesgos
Tu organización puede mitigar el riesgo utilizando herramientas de BI para rastrear el comportamiento financiero y detectar actividades fraudulentas casi en tiempo real. Las herramientas de BI también pueden monitorear el comportamiento de los empleados para garantizar el cumplimiento de las regulaciones del sector. Además, puedes combinar datos internos con información sobre las tendencias actuales del sector y el mercado, por ejemplo, analizar portafolios de crédito y ver si hay ocurrencias o indicadores de morosidad. Es una forma proactiva de mitigar el riesgo de las cuentas por pagar.
Aumento de la rentabilidad
Cuando se trata de rentabilidad, retener a los clientes actuales es mejor que tener que adquirir nuevos clientes constantemente. Las herramientas de BI pueden mantener a los equipos de marketing y ventas equipados con la información más actualizada sobre los clientes. Pueden centrarse en tus clientes más leales y rentables para comercializar nuevos productos y servicios, hacer ventas adicionales y aumentar el valor del tiempo de vida del cliente. Por el contrario, también pueden tomar información de la BI para hacer que los clientes menos rentables sean más rentables.
La BI se puede utilizar para monitorear las métricas de retención de clientes(opens in a new tab), incluida la tasa de rotación, el valor medio del pedido, la tasa de clientes recurrentes y la frecuencia de compra. Tu herramienta de BI también puede recopilar información específica del producto para determinar dónde enfocar los esfuerzos de investigación y desarrollo, cómo mejorar los servicios y qué líneas de productos deben eliminarse para cuidar los márgenes de beneficio.
Mejor comunicación
Las herramientas de BI, con acceso adecuado basado en roles, garantizan que todos tengan acceso a los mismos datos al tiempo. No más comprobaciones dobles de hojas de cálculo de Excel ni esperas para el análisis de fuentes de datos separadas; un almacén de datos centralizado con acceso basado en roles, KPI ricos en datos y visualizaciones ofrecen a los equipos la capacidad de contar mejores historias con datos de mayor calidad.
Ventaja competitiva
La BI también se puede utilizar para comparar tus ofertas de productos o servicios con las de tus competidores para descubrir formas de fortalecer tu nivel de competitividad dentro de un mercado. Por ejemplo, cuando se trata de utilizar la personalización para obtener una ventaja competitiva, los sectores bancario y financiero están viendo beneficios excepcionales de las herramientas de BI que les permiten personalizar productos aprovechando los datos disponibles. Esta información también se puede utilizar para monitorear las tendencias del mercado con el fin de predecir el comportamiento del cliente, planificar nuevas inversiones y asegurar que los productos existentes sigan satisfaciendo sus necesidades.
Rentabilidad de marketing
Cualquier dato de gestión de relaciones con los clientes (CRM) que haya recopilado tu organización contribuirá a revelar información sobre el ROI o la rentabilidad de las campañas de marketing. Utilizar BI para medir el gasto en publicidad, el rendimiento del marketing por correo electrónico y el éxito general de una campaña revelará dónde resuena el mensaje de tu organización y dónde no tiene el mismo efecto.
Eficiencia operativa
Asegurarte de que tu organización opere de manera eficiente internamente es tan importante como medir la experiencia del consumidor. El software de inteligencia empresarial es una manera centrada en los datos para evaluar el rendimiento operativo, ya sea que los recursos se asignen de manera eficiente y cómo se desempeñan tus empleados en comparación con sus pares.
Con ese fin, no olvides incluir a los equipos de recursos humanos en la planificación de la BI. Por ejemplo, la BI se puede aplicar a recursos humanos para comprender la satisfacción, el compromiso y la productividad de los empleados. También se puede utilizar para asegurarte de que tengas el plan de fuerza laboral adecuado para alcanzar tus objetivos comerciales futuros.
Cómo los equipos de finanzas utilizan la BI
La BI ofrece información sobre factores internos y externos que afectan los resultados de una empresa. Estas son solo algunas de las categorías de paneles de control y análisis que indican el estado actual, las tendencias y los problemas de la empresa.
Planificación y análisis: los paneles de FP&A, presupuestación y planificación apoyan objetivos operativos y estratégicos. Los analistas financieros usan con frecuencia herramientas de BI para pronosticar cómo se desempeñará una organización. Los datos que utilizan, extraídos de fuentes que brindan información sobre tendencias comerciales, flujo de efectivo, datos históricos, modelamiento de escenarios y análisis de variaciones, pueden ayudar a los equipos financieros a comparar el rendimiento real con lo pronosticado y profundizar en las razones de cualquier discrepancia. Si hay oportunidades de mejora, los CFO ahora pueden liderar el camino.
Generación de informes de operaciones: este tipo de panel proporciona una visión táctica de las operaciones empresariales al reunir información sobre las realidades diarias de dirigir una compañía. Debido a que los informes de operaciones en sistemas de BI ofrecen información detallada sobre las necesidades actuales y a corto plazo, los CFO pueden enfocarse para una toma de decisiones rápida. En otras palabras, la generación de informes de operaciones revela información altamente granular para tomar decisiones estratégicas que beneficien a la empresa. Por ejemplo, la BI se puede usar para analizar cuánto tiempo lleva convertir una factura en efectivo para respaldar los objetivos de flujo de dinero y una mayor eficiencia de los procesos.
Gestión de riesgos: cuando surgen amenazas, los líderes necesitan responder rápidamente. Las herramientas de BI y gestión de datos ayudan a los departamentos de finanzas a rastrear el rendimiento financiero y proporcionar una visión integral del crédito de la organización y el riesgo de mercado. La BI permite poner los KPI importantes en cualquier panel de control para garantizar que tu equipo pueda ver instantáneamente lo más importante. Además, la BI es extremadamente útil para compilar evaluaciones de riesgos a medida que surgen oportunidades de inversión y responder si los reguladores requieren que envíes información con más frecuencia.
Gestión y reporte de gastos: el departamento de finanzas puede utilizar paneles y análisis para obtener una imagen completa del gasto de los empleados, hacer cumplir las políticas de gastos y monitorear las tendencias de T&E. Las tácticas efectivas incluyen programar paneles e informes para que se entreguen por correo electrónico para ayudar a los líderes a monitorear a sus equipos, configurar alertas y notificaciones para gestionar proactivamente los gastos y conectar herramientas de BI con los sistemas de gestión de gastos, facturación y reservas de viajes en línea de tu empresa.
De hecho, los CFO deben asegurarse de que la BI extraiga datos de todo el flujo de trabajo de gestión de gastos(opens in a new tab) de la compañía.
Gestión del flujo de efectivo: la gestión del flujo de efectivo es más fácil con BI porque los líderes pueden generar automáticamente y actualizar continuamente pronósticos de cuentas por cobrar y pagar. De esa manera, si alguna vez hay un excedente o escasez de efectivo, la organización puede reducir el tamaño o responder rápidamente a oportunidades de crecimiento.
Otras formas en que la inteligencia empresarial puede ayudar con la gestión del flujo de efectivo(opens in a new tab) incluyen ayudar a las empresas a analizar la duración y el costo de los proyectos importantes, ser más deliberados cuando se trata de gastos en inventario y determinar si seguir adelante con una fusión o adquisición.
Gestión del balance general: las hojas de cálculo y los informes financieros están comúnmente vinculados, ya que muchos departamentos financieros usan Excel para informes, especialmente para balances. Si bien las hojas de cálculo pueden resumir una cantidad considerable de información, no son útiles para el análisis exploratorio. En cambio, la BI puede encontrar y analizar información contextual y generar analíticas visuales dentro de los sistemas operativos, financieros y de contabilidad. Los CFO ahora pueden estar equipados con informes detallados de variaciones y la capacidad de diseccionar y analizar la información detrás del balance general.
Gestión de ingresos: los insights creados por los sistemas de inteligencia empresarial hacen más efectivos los esfuerzos de gestión financiera(opens in a new tab), incluida la gestión de ingresos. La herramienta de BI adecuada puede guiar decisiones importantes como qué vender, a quién vender, cuándo vender y a qué precio establecer. Los paneles ahora pueden aprovechar el poder de un sistema de BI centralizado para recopilar, interpretar y presentar datos a través de indicadores clave de rendimiento que ayudan a los equipos a formular planes basados en información y prever el comportamiento del cliente.
- Precios: los sistemas de inteligencia empresarial recopilan información, por ejemplo, precios competitivos, históricos y su posición, análisis de descuentos y tasas de abandono de carritos de compras para que las organizaciones puedan recuperar ventas perdidas y aumentar las conversiones para generar mayores ganancias.
- Inventario: los equipos financieros pueden utilizar BI para comprender la demanda futura de productos basada en transacciones pasadas y sugerir tácticas de optimización de la cadena de suministro, mejorar la adquisición, activar cancelaciones y enviar alertas cuando sea necesario reponer el inventario.
Gestión de la rentabilidad: los sistemas de BI desglosan factores que incluyen rentabilidad por canal, impacto de descuentos, contribuciones de ingresos de por vida para varios grupos y más. Con estos insights, los CFO y otros líderes empresariales pueden concentrarse en adquirir y retener clientes rentables.
En última instancia, la BI ayuda a los líderes a comprender mejor el vínculo entre el comportamiento del cliente y la rentabilidad.
Mejora del rendimiento: prestar mucha atención a los KPI financieros es vital para monitorear las métricas de rendimiento, incluido el beneficio neto, los ciclos de conversión de efectivo y los márgenes de beneficio operativo. Los datos entregados por los sistemas de BI indican si la organización podrá alcanzar sus objetivos.
Segmentación de clientes: las organizaciones pueden utilizar datos obtenidos de herramientas de inteligencia empresarial para comprender mejor las necesidades individuales de sus clientes, ya sea basadas en intereses, hábitos de gasto, edad o género Este entendimiento más profundo, incluido lo que cada segmento de clientes encuentra más valioso, permitirá que el marketing se dirija a grupos con campañas relevantes, lo que lleva a más ventas.
El software de ERP #1
en la nube
Inteligencia empresarial y contabilidad con NetSuite
Las soluciones de BI, como NetSuite SuiteAnalytics (opens in a new tab), recopilan datos financieros y operativos para producir paneles e informes oportunos y permiten análisis integrados en múltiples fuentes de información y suites de software. Esa visibilidad en tiempo real ayuda a los líderes a identificar problemas, tendencias y oportunidades, y a ir más allá instantáneamente y obtener más información.
Una explosión tanto en el volumen de datos como en el número de fuentes ha dejado a muchos CFO luchando por controlar sus propios dominios; ayudar a operaciones, marketing, ventas y otros departamentos puede parecer un sueño inalcanzable. Piensa en la BI como el arma secreta del CFO. Estos sistemas ayudarán a los CFO a manejar todos esos datos, descubrir nuevas oportunidades de ingresos, proporcionar una ventaja competitiva, posicionar a sus empresas para el crecimiento y enseñar al personal y a los colegas a adoptar una cultura más orientada a los datos.
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