15 ventajas de la contabilidad en la nube

Si tu empresa sigue utilizando software de escritorio u hojas de cálculo para la contabilidad, puede ser el momento de considerar actualizarse a un sistema de contabilidad en la nube.

El software alojado en la nube ofrece multitud de ventajas frente a las soluciones locales, incluida la posibilidad de que los usuarios trabajen desde cualquier lugar y en cualquier momento, automatizando procesos manuales que consumen mucho tiempo, mejorando la precisión y el cumplimiento y la capacidad de acelerar los procesos de cierre financiero con menos esfuerzo.

Dependiendo del software contable, las empresas pueden obtener beneficios adicionales, como costos de software más predecibles, reducción del gasto en hardware, ahorro de gastos generales de TI, mejor recuperación ante desastres, supervisión sofisticada de amenazas y seguridad, mayores niveles de disponibilidad, mayor rendimiento y escalabilidad.

15 ventajas de la contabilidad en la nube que debes conocer

Con un sistema en la nube, es el proveedor quien asume el trabajo de alojamiento y actualización de tu software de contabilidad. Mueve tus libros en línea y luego accede al software a través de Internet desde un navegador, pagando una suscripción por el uso del servicio. No es necesario comprar o instalar ningún software en los equipos de tu oficina y el software en la nube es menos costoso de implementar y desplegar en múltiples ubicaciones.

Cualquier sistema alojado en la nube ofrece diversas ventajas, como garantizar que los usuarios autorizados puedan acceder a información financiera actualizada y precisa desde casa o mientras viajan. Algunos sistemas también proporcionan capacidades más avanzadas, como la automatización sofisticada de los procesos contables.

1. Menos administración

   Con el software de contabilidad en la nube, los propietarios de negocios evitan la necesidad de lidiar con la instalación de software, las copias de seguridad y otras tareas administrativas engorrosas, dado que el acceso al software se realiza a través de Internet.

   No debes comprar o administrar servidores u otra infraestructura de TI para ejecutar tu software de contabilidad. No tienes que realizar copias de seguridad periódicas de datos financieros importantes, porque tu proveedor de contabilidad lo hace automáticamente por ti. Dedicar menos tiempo a la administración libera al personal para centrarse en las actividades productivas que impulsan el crecimiento de tu negocio.

2. El software está siempre actualizado

   Como el software está en la nube, siempre tienes la versión más actualizada. El proveedor de nube actualiza automáticamente el software de contabilidad para incluir cambios en las tasas de impuestos y las reglas contables, y agrega nuevas funciones.

   No tienes que preocuparte de actualizar tu software para estar actualizado; cada vez que inicies sesión, obtendrás inmediatamente acceso a la última versión.

3. Automatización

   Las plataformas de contabilidad alojadas en la nube automatizan muchas tareas de contabilidad y banca(opens in a new tab), lo que reduce el trabajo manual. Por ejemplo, el software puede importar automáticamente transacciones bancarias y de tarjetas de crédito, generar facturas recurrentes, programar informes, pagar suscripciones y contabilizar transacciones en el libro mayor adecuado. Puedes calcular automáticamente descuentos e impuestos y marcar excepciones cuando las facturas no coincidan con las órdenes de compra.

   Algunos programas de software de contabilidad en la nube son particularmente útiles para las ventas internacionales, ya que manejan automáticamente los cálculos de impuestos para muchos países diferentes.

4. Facilidad de cumplimiento

   Las plataformas de contabilidad en la nube ayudan a las empresas públicas y privadas a cumplir las regulaciones fiscales, ya que, producen estados financieros precisos(opens in a new tab), estimaciones fiscales trimestrales y declaraciones de impuestos anuales. Esto ayuda a que los propietarios de negocios eviten declarar insuficientemente los pasivos por impuestos, lo cual podría provocar auditorías o multas, o declarar impuestos en exceso y pagar demasiado.

   Al automatizar los cálculos de impuestos nacionales e internacionales, las plataformas en la nube también ayudan a garantizar el cumplimiento de todos los regímenes fiscales aplicables. Algunas soluciones destacadas de contabilidad en la nube incluso automatizan el reconocimiento de ingresos para cumplir con las normas contables aceptadas.

5. Sin papel/respetuoso con el medio ambiente

   La contabilidad tradicional a menudo implica el uso de papel, un volumen enorme. En el mundo digitalizado actual, es ineficiente e innecesario almacenar físicamente registros en papel archivados o distribuir manualmente informes en papel a inversores, entidades de crédito y otras partes.

   Solicita a los proveedores que envíen facturas en formato electrónico para que puedan importarse directamente al sistema de contabilidad en la nube. Puedes mantener el orden en tu oficina escaneando facturas y recibos en papel para su posterior procesamiento. El envío de facturas por correo electrónico a los clientes elimina los costos de impresión y envío y acelera los plazos de reembolso. Reducir el uso de papel también limita el impacto ambiental: la oficina promedio genera 350 libras de papel usado por empleado al año(opens in a new tab), y 375 millones de cartuchos de impresora se incineran o envían a los vertederos cada año, y la reducción del consumo de energía al reducir los servidores y el uso de hardware tiene un impacto aún mayor.

6. Seguridad de datos

   Puede que te preocupe almacenar información confidencial en la nube. Pero los servicios de contabilidad en la nube en realidad mejoran la seguridad de la mayoría de las empresas de varias formas.

   En primer lugar, los proveedores de nube aplican múltiples niveles de seguridad, incluido el cifrado avanzado y el control de accesos, para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a tus datos. También realizan copias de seguridad automáticas de tus datos para que no corras el riesgo de perder registros financieros vitales. Si un empleado extravía un portátil o una oficina sufre un incendio o inundación, tus datos permanecen seguros ya que se almacenan en línea. Tu equipo de TI puede centrarse en proteger los puntos finales y asegurarse de que los empleados tengan los derechos de acceso adecuados de acuerdo con sus puestos.

7. Escalabilidad

   Una de las características más atractivas de la nube es la escalabilidad. La gestión financiera mediante hojas de cálculo se convierte rápidamente en una tarea inviable cuando una empresa se expande, y los sistemas de contabilidad de escritorio generalmente ofrecen una funcionalidad limitada, lo que puede suponer un lastre para un negocio en crecimiento.

   Por ejemplo, si tu empresa es una startup con planes de expansión, debes evitar atascarte con un sistema que se quedará pequeño en el plazo de un año. Un software exhaustivo de contabilidad en la nube puede ampliarse y adaptarse a las necesidades de tu empresa. Puedes empezar con funciones de contabilidad básicas y agregar otras funciones y usuarios a medida que crezca tu negocio.

8. Precisión

   El software de contabilidad alojado en la nube mejora la precisión, ya que elimina muchos de los procedimientos manuales propensos a errores que exigen las hojas de cálculo. Además de categorizar automáticamente las transacciones y calcular los impuestos, el software en la nube puede cotejar las facturas recibidas con los pagos y los envíos, e incluso automatizar los procesos de conciliación, cuadrar las transacciones internas con los registros bancarios e identificar errores.

9. Una única fuente de datos

   Los sistemas de contabilidad en la nube almacenan toda la información financiera en una sola base de datos, de modo que todos los miembros de la organización trabajen con la misma información. Los equipos dejan de perder tiempo en tratar de averiguar cuál es la versión correcta de cada hoja de cálculo. Un único conjunto de datos central y autorizado garantiza la coherencia en todos los procesos contables e informes financieros.

10. Personalización

    Cada empresa es diferente, por lo que tiene sentido elegir un software de contabilidad en la nube que se pueda personalizar según las necesidades específicas de tu organización. Algunas soluciones de contabilidad en la nube te permiten adaptar procesos y flujos de trabajo para que encajen mejor con la forma en que opera tu empresa. Puedes crear paneles de control personalizados que proporcionen a cada usuario una vista rápida de sus métricas más importantes y otra información. También puedes agregar imagen de marca corporativa y terminología específica de la empresa.

11. Accesibilidad/disponibilidad

    A diferencia del software tradicional de contabilidad de escritorio, los sistemas alojados en la nube te liberan de los límites de tu oficina. Con el software de contabilidad en línea, los usuarios autorizados pueden iniciar sesión desde cualquier ubicación, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a través de un navegador web o una aplicación móvil.

    Pueden aprobar pagos o enviar facturas sin tener que esperar hasta que vuelvan a la oficina. Los miembros del equipo de contabilidad siempre tienen a mano la información financiera más actual y análisis en tiempo real. Debido a que todos los datos se almacenan en el mismo sistema alojado en la nube, es más fácil compartir documentos electrónicos entre el personal que trabaja en casa o se encuentra de viaje. Tampoco es necesario comprar software adicional, como Citrix o VPN, para acceder a un verdadero software en la nube.

12. Generación de informes en tiempo real y visualización de datos

    Cuando la empresa gestiona la contabilidad mediante hojas de cálculo o procesos en papel, es difícil obtener una visión rápida, precisa y actualizada del rendimiento empresarial. De esta forma, es posible que los líderes no detecten los problemas con tiempo suficiente para evitar que se conviertan en cuestiones más graves.

    Los sistemas de contabilidad en la nube pueden resolver este problema proporcionando acceso en tiempo real a datos financieros centralizados(opens in a new tab). En lugar de esperar a recibir informes históricos con semanas o meses de retraso, los usuarios siempre disponen de una vista actualizada de la posición financiera actual de la compañía. Los paneles de control y otras herramientas de análisis integradas convierten datos complejos en gráficos fáciles de entender e indicadores clave de rendimiento. La visualización de datos permite al equipo obtener nuevos insights e identificar rápidamente las tendencias que afectan al negocio, y mucho menos costoso con el software en la nube.

13. Posibilidades de integración

    Algunos proveedores de soluciones de contabilidad en la nube ofrecen amplias suites de aplicaciones empresariales integradas que comparten la misma base de datos central. A medida que tu empresa crece, puedes agregar módulos que gestionen casi todos los aspectos del negocio(opens in a new tab), desde las nóminas hasta la gestión del inventario, el marketing y el comercio electrónico.

    Debido a que todos estos sistemas funcionan desde la misma base de datos, contarás una vista precisa y en tiempo real de los datos financieros de toda la empresa. Estas soluciones líderes en la nube también han creado ecosistemas formados por cientos de proveedores que proporcionan productos complementarios para agregar funciones de contabilidad especializadas o incrementar la automatización. También puedes conectarte a plataformas de facturación y pagos en línea.

14. Colaboración

    Dado que toda la información financiera se almacena en línea en una sola base de datos, los miembros del equipo pueden colaborar con más facilidad. No hay necesidad de administrar varias versiones del mismo archivo o copiar datos en dispositivos USB para compartirlos con otros. Los empleados pueden trabajar juntos desde cualquier lugar, siempre y cuando tengan acceso a Internet, lo cual puede acelerar el proceso de cierre financiero y simplificar otras tareas, como la elaboración de previsiones.

15. Eficiencia

    Los procesos de contabilidad automatizados, el acceso en tiempo real a información precisa y la reducción de la carga administrativa son factores que impulsa la eficiencia de la función contable en general, lo que ayuda en un aumento de la eficacia en todas las esferas de la organización.

    Tu personal perderá mucho menos tiempo introduciendo y comprobando manualmente los datos, y el aumento de la precisión y los controles incorporados significan que dedicará menos esfuerzos a identificar problemas, como facturas descuadradas. Este incremento de la precisión de los datos y de la automatización se traduce en que los empleados ya no deberán pasar por el trance de consolidar datos de sistemas dispares para cumplir con los plazos. Y gracias a que la empresa en su conjunto cuenta con datos financieros precisos y actualizados, todos los empleados pueden aprovecharlos para tomar decisiones que mejoren el rendimiento empresarial.

Migra a la contabilidad en la nube

Tanto si tu organización se encuentra en fase de crecimiento como si ya es una gran empresa global, la migración a un sistema de software de contabilidad en la nube puede aumentar la eficiencia y proporcionar una visión en tiempo real del rendimiento financiero.

El software de gestión financiera NetSuite(opens in a new tab) automatiza las transacciones diarias, acelera el proceso de cierre financiero y ayuda a garantizar el cumplimiento de las regulaciones fiscales y las normas contables. Debido a que el software está alojado en la nube, no necesitarás invertir ni gestionar hardware y software en entornos locales. Los miembros del personal pueden acceder a la información, aprobar transacciones y colaborar desde cualquier lugar. El software de gestión financiera NetSuite se integra con todas las funciones de gestión de pedidos, inventario, CRM y comercio electrónico de NetSuite, proporcionando una suite unificada de aplicaciones ERP(opens in a new tab) para administrar todo el negocio.

Las soluciones de contabilidad en la nube ofrecen ventajas significativas frente a los productos de contabilidad basados en escritorio y los procesos manuales de las hojas de cálculo. Las soluciones líderes en la nube automatizan todas las tareas contables, lo que reduce el esfuerzo manual, mejora la precisión y acelera los procesos de cierre financiero. Los empleados pueden acceder a información financiera en tiempo real y colaborar desde cualquier parte del mundo. Las completas soluciones alojadas en la nube se integran con una amplia gama de aplicaciones empresariales y son escalables y personalizables para adaptarse a las necesidades de las empresas en crecimiento.

Preguntas frecuentes sobre las ventajas de la contabilidad en la nube

¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad en la nube?

R: La contabilidad en la nube ofrece una amplia gama de ventajas. No es necesario comprar licencias de software ni mantener el hardware en las instalaciones de tu empresa. En lugar de eso, tu proveedor ejecuta el software en la nube y tú accedes a él a través de Internet, mediante un modelo de pago por suscripción del software.

Los usuarios pueden trabajar desde cualquier lugar. El proveedor actualiza automáticamente el software para agregar nuevas funciones y estar al día de los cambios en las normativas fiscales y contables. Algunas soluciones financieras en la nube también automatizan los procesos contables rutinarios y ayudan a garantizar la precisión.

¿Por qué la contabilidad en la nube es positiva para las empresas?

R: Las soluciones de contabilidad en la nube líderes son extremadamente escalables, por lo que pueden satisfacer las crecientes necesidades de las empresas en crecimiento. La contabilidad en la nube también puede ayudar a una empresa a operar de manera más eficiente.

Los usuarios pueden trabajar desde cualquier lugar, con acceso 24/7 a información actualizada sobre su negocio. Las soluciones modernas de contabilidad en la nube automatizan procesos manuales laboriosos y propensos a errores, y ahorran dinero a tu empresa en licencias, servidores y tiempo del personal de TI.

¿Qué es la nube y cuáles son sus ventajas?

R: La nube proporciona los datos en línea en cualquier momento, lugar y desde cualquier dispositivo. Tus datos y programas se almacenan en una red de servidores conectados que funcionan como un único sistema escalable. Si tu oficina se ve afectada por una situación de emergencia como una inundación o un incendio, no se reducirá la productividad, ya que puedes conectarse al sistema a través de Internet.

¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad?

R: La contabilidad es una disciplina amplia que se centra en las actividades financieras actuales de una empresa. Los contables ayudan a los propietarios de negocios a crear presupuestos y controlar gastos, gestionar el flujo de caja y prever ingresos.

En consecuencia, los líderes empresariales pueden tomar decisiones más informadas sobre grandes desembolsos, evaluar la dotación de personal y las nóminas, realizar el seguimiento de los gastos empresariales, controlar la salud financiera y el crecimiento empresarial y mantener registros comerciales precisos.