Diez ventajas clave del software de contabilidad para empresas

Muchas empresas llegan a un punto en el que los procesos manuales y las prácticas contables fragmentadas que antes se utilizaban para gestionar los impuestos, las finanzas, las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y el inventario comienzan a limitar su negocio en lugar de beneficiarlo. Las empresas que buscan prosperar pueden limitarse a un libro mayor básico, introducir datos en varias hojas de cálculo y documentos, y malgastar valiosos recursos unificando informes redundantes de múltiples departamentos. El software de contabilidad ayuda a las empresas pequeñas y en crecimiento a gestionar, optimizar y automatizar de forma rentable los procesos financieros y operativos básicos y también más complicados. A continuación, se presenta un resumen de las diferentes características del software de contabilidad y cómo ayudan a las empresas a competir mejor en los mercados dinámicos y cada vez más complejos de hoy.

¿Qué es el software de contabilidad?

El software de contabilidad se utiliza para recopilar, registrar, categorizar, gestionar, acceder y compartir datos contables y otra información financiera desde una sola plataforma. Ahorra tiempo y dinero a las empresas al automatizar funciones manuales, como crear asientos contables(opens in a new tab), generar estados financieros, actualizar informes clave, gestionar nóminas y gastos, y sincronizar datos entre diferentes departamentos.

Existen varios tipos de software de contabilidad(opens in a new tab). Las pequeñas empresas suelen empezar con un paquete básico que se instala en un sistema interno. Sin embargo, el software en línea (leer: basado en la nube) proporciona más funciones, ventajas y personalización. Los modelos de precios van desde un pago único de licencia por un paquete básico local hasta una tarifa de suscripción anual para un software basado en la nube. Las suscripciones generalmente agrupan tarifas separadas basadas en la plataforma principal, los módulos opcionales y el número de empleados que usarán el software. La mayoría del software de contabilidad es escalable, dependiendo de las necesidades de una empresa en crecimiento, ya sea integrando funciones adicionales en el software local o agregando módulos en la nube.

Independientemente de la marca que elija una empresa, el software de contabilidad más popular(opens in a new tab) incluye funciones básicas que gestionan los asientos en el libro mayor, la facturación, las cuentas por pagar y por cobrar, los informes y análisis, el tiempo de los empleados y la gestión de gastos. Los empleados pueden crear paneles para ver y realizar un seguimiento de la información más importante para sus funciones.

El software basado en la nube incluye esos conceptos básicos pero, debido a que está conectado a un servidor administrado centralmente a través de Internet, puede ofrecer funcionalidad y comodidad adicionales. El software basado en la nube, por ejemplo, proporciona acceso autorizado a los datos en cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. También puede incluir actualizaciones automáticas de seguridad, copias de seguridad y nuevas regulaciones fiscales. Los módulos permiten a los gestores agregar rápidamente diferentes funciones, como capacidades de gestión de recursos más profundas y herramientas analíticas.

Al igual que un paquete local básico, el software basado en la nube está diseñado para ser utilizado por la mayoría de los tipos de empresas, y puede personalizarse para distintos modelos de negocio. Una empresa que opere con un modelo de negocio basado en suscripciones, por ejemplo, puede personalizar el software para gestionar la facturación recurrente, los precios basados en el uso, las facturas en tiempo real y la gestión dinámica del inventario.

¿Por qué utilizar el software de contabilidad?

Las empresas que han superado las prácticas y procesos de contables manuales utilizan software de contabilidad para ahorrar tiempo al automatizar y optimizar el registro, la gestión, la presentación de informes y el intercambio de datos contables y financieros. Con un buen software de contabilidad, una empresa puede automatizar muchas transacciones relacionadas con cuentas por pagar y por cobrar, inventario y nómina de empleados, así como informes y estados financieros.

Entre las muchas razones por las que las pequeñas empresas cambian de los procesos manuales al software de contabilidad, se encuentran que el software puede:

• Programar automáticamente pagos a proveedores y pagos de facturas, y recordatorios.
• Aumentar la precisión de las entradas de datos.
• Introduce los datos de las transacciones directamente en los libros para realizar los cierres a tiempo.
• Generar informes financieros precisos y conformes a las normativas.
• Crea informes y gráficos personalizados para una apariencia más profesional.
• Vincular directamente una cuenta bancaria para realizar pagos y depósitos.
• Ofrecer una mayor visibilidad de los niveles del inventario.
• Calcular los salarios de los empleados y los impuestos sobre la nómina.

El software de contabilidad basado en la nube requiere una instalación mínima y proporciona actualizaciones y copias de seguridad automáticas, así como capas adicionales de cifrado y otras medidas de seguridad. Esto permite a las empresas liberar los sistemas informáticos internos y los recursos de TI, ahorrando costos, aumentando la eficiencia y reduciendo los procesos manuales.

Las empresas utilizan el software de contabilidad para eliminar tareas manuales y redundantes, lo que permite a los empleados clave centrarse en tareas más importantes que agregan un mayor valor al negocio en general.

Diez ventajas del software de contabilidad

La mayoría del software de contabilidad se puede escalar en función del tamaño y la complejidad de una empresa. Los complementos y módulos proporcionan características y funciones adicionales en función de las necesidades de la empresa. La mayoría ofrece ventajas similares que ayudan a las empresas a digitalizar, automatizar, optimizar, aumentar la precisión y mejorar sus procesos contables y financieros. Estas son algunas de las principales ventajas del software de contabilidad más popular en la actualidad.

1. Ahorra tiempo con la automatización: Cualquier buen software de contabilidad puede automatizar la facturación entregando recordatorios de pago y facturas que incluyen enlaces para los métodos adecuados de pago en línea. La automatización(opens in a new tab) también puede ayudar a las cuentas por pagar, al programar pagos bancarios y depósitos directos; también, a los pagos de impuestos, ingresando datos en los formularios de impuestos más comunes y presentándolos electrónicamente al organismo tributario pertinente; y a la nómina, calculando horas e impuestos, procesando salarios y pagando impuestos de nómina. Esta eliminación de procesos manuales(opens in a new tab) ahorra tiempo y mejora la precisión contable. Y cuando surgen errores, el software de contabilidad puede enviar una notificación y resaltar el error. Todo esto libera a los equipos contables y financieros para enfocar sus esfuerzos en tareas de mayor valor.

2. Acceso a información actualizada: los datos no valen mucho a menos que los empleados clave puedan ver información actualizada y precisa y tomar decisiones rápidamente para planificar, prever y alcanzar objetivos. Las empresas transaccionales se benefician al acceder a información sobre el método de pago, la hora y el lugar de venta de productos específicos. En un nivel más básico, la gerencia y otros miembros del equipo pueden acceder rápidamente a los ingresos, ganancias, activos e inventario actualizados. También pueden comparar fácilmente los datos con otros periodos de tiempo.

3. Visibilidad mejorada de información más precisa: es difícil ver los detalles a través de lentes rayados o con una graduación de anteojos anticuada. Lo mismo ocurre con los procesos contables de ayer o con el software obsoleto. El software de contabilidad actual permite a los departamentos ver y rastrear transacciones fácilmente, gestionar y mantener datos actualizados y mejorar la colaboración entre departamentos. Esa visión integral ayuda a prevenir errores, romper los silos departamentales, realizar un seguimiento de la responsabilidad y evitar redundancias. La visibilidad total del desempeño general facilita el ajuste de la financiación y los gastos de los diferentes departamentos, lo que mejora la salud general de la empresa. También ayuda a los ejecutivos —ya sea el gerente de una empresa pequeña o el fundador de una empresa en crecimiento— a tomar decisiones precisas y en tiempo real.

4. Seguridad y continuidad: el software de contabilidad utiliza cifrado y otras capas de seguridad para proteger los datos y autenticar a los usuarios. Esto es especialmente importante para el software basado en la nube, donde los datos residen en un servidor remoto; la información crucial también está protegida en caso de pérdida o robo de un dispositivo móvil, o de incendio u otro desastre. Y las pequeñas empresas pueden obtener el mismo nivel de seguridad que las grandes.

5. Cumplimiento: elaborar manualmente, etiquetar, volver a comprobar y presentar los datos financieros en documentos y hojas de cálculo requiere mucho tiempo y genera errores. Mantenerse al día con las directrices, regulaciones y estructuras tributarias en constante cambio aumenta la frustración. El software de contabilidad puede automatizar y simplificar esos procesos, produciendo estados financieros precisos a través de plantillas actualizadas continuamente para cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP)(opens in a new tab) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). La automatización de procesos ahorra tiempo y frustración al presentar estimaciones de impuestos trimestrales y rendimientos anuales.

6. Mejor toma de decisiones: la esperanza y el instinto no son los mejores cimientos para tomar decisiones cruciales. El software de contabilidad beneficia el proceso de toma de decisiones al brindar visibilidad de los datos en tiempo real y métricas clave (como ingresos, tasas de compra de clientes, ventas de productos y niveles de inventario) que definen la salud financiera de, por ejemplo, una cafetería independiente o una panadería regional con múltiples sucursales. Ese nivel de control, conocimiento y colaboración constituye una base más sólida para la toma de decisiones empresariales que los métodos estáticos, dispersos y aislados de las prácticas tradicionales de contabilidad manual.

7. Empleados más productivos: al automatizar los procesos contables rutinarios, el software puede transformar a los empleados clave de cuidadores pasivos de datos financieros a creadores proactivos de valor empresarial. Las capacidades principales del software de contabilidad (mayor precisión, entrega de datos en tiempo real, visibilidad y colaboración) ayudan a los equipos a desarrollar mejores estrategias empresariales y a comunicarse entre silos departamentales, lo que facilita la toma de decisiones mejor fundamentadas.

8. Acceso remoto: el auge del trabajo remoto causado por la pandemia ha llevado a muchos departamentos de contabilidad a incorporar sistemas de contabilidad basados en la nube, para que los datos y la información en tiempo real estén al alcance de los empleados autorizados desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Estas características mejoran la eficiencia, la precisión, la colaboración y la toma de decisiones.

9. Escalabilidad: la escalabilidad del software de contabilidad es de vital importancia a medida que los procesos contables, las ventas, las transacciones financieras, la base de clientes, el inventario y la nómina de una empresa se vuelven más grandes y complejos. La mayoría de los paquetes incluyen módulos y complementos que gestionan el crecimiento y se integran con cuentas bancarias, tarjetas de crédito, inventario y otros elementos empresariales. Las empresas también pueden eliminar funciones innecesarias durante tiempos de inactividad, transiciones o tendencias estacionales.

10. Menor costo: el software de contabilidad basado en la nube(opens in a new tab) envía datos a través de Internet a los servidores remotos de un proveedor, donde se procesan y ponen a disposición de los gerentes empresariales. Eso ahorra costos, tiempo y recursos. Dado que el software ya no se aloja en los equipos o la red de una empresa, el sistema basado en la nube libera un valioso espacio informático y permite al personal de TI concentrarse en otras tareas. Las actualizaciones automáticas de software eliminan las tarifas por nuevas licencias, hardware, mantenimiento del sistema e integración. Estas ventajas son especialmente importantes para empresas que operen en mercados volátiles o dinámicos.

Funciones clave del software de contabilidad

Las funciones básicas de los paquetes más populares automatizan y actualizan el ingreso de datos y la gestión de libros mayores, asientos contables, cuentas por pagar y por cobrar, nóminas, estados de resultados, balances generales, informes, facturación, conciliación, y órdenes de compra y venta. El software de contabilidad basado en la nube(opens in a new tab) también proporciona acceso a datos contables y financieros sin importar la hora, la ubicación del empleado o el dispositivo en uso. Estas son las principales características que ofrece el software de contabilidad independiente y en línea más popular.

• Contabilidad general: el software de contabilidad proporciona una única plataforma a través de la cual una empresa puede gestionar, actualizar y consultar en tiempo real todas las transacciones introducidas en su libro mayor(opens in a new tab). Estas incluyen ingresos, ganancias, gastos, activos, pasivos y patrimonio. Los asientos contables se pueden automatizar, al igual que la elaboración de informes y estados financieros.
• Cuentas por pagar y por cobrar: el software de contabilidad puede rastrear, categorizar y automatizar los pagos(opens in a new tab) adeudados a proveedores y acreedores. También puede crear, programar, enviar, rastrear y personalizar facturas, y recordar automáticamente a los clientes los pagos atrasados. La mayoría también permitirá a la empresa configurar un portal en línea para el autoservicio de pagos.
• Vincular cuentas bancarias: una función clave de la automatización que ofrece el software de contabilidad es la capacidad de vincular la cuenta bancaria de la empresa para realizar el seguimiento y realizar pagos y depósitos, e importar datos en tiempo real.
• Conciliación: esta función automatiza el proceso de cotejo de registros internos con extractos de instituciones financieras y otras fuentes externas para garantizar que el dinero que sale de una cuenta coincida con el dinero gastado.
• Cuentas de resultados: el software de contabilidad puede crear cuentas de pérdidas y ganancias, balances(opens in a new tab) y estados de flujos de efectivo(opens in a new tab) personalizados.
• Gestión de nóminas, tiempo y gastos de empleados: el software de contabilidad se puede configurar para calcular automáticamente lo que se debe a los empleados con salario variable, gestionar diferentes tipos de programas de retribución(opens in a new tab) y compensación, y calcular los impuestos de nóminas.
• Gestión de inventario: las empresas pueden automatizar el seguimiento de los niveles y tendencias de reservas de inventario(opens in a new tab), reordenar artículos y realizar pagos a proveedores automáticamente.
• Acceso en cualquier momento y lugar desde cualquier dispositivo móvil: los usuarios autorizados en cualquier lugar pueden acceder al software desde dispositivos como teléfonos, tabletas, equipos de escritorio y portátiles.

Elegir el software de contabilidad adecuado

Empresas de todos los tamaños y de cualquier industria (desde las pequeñas empresas familiares en un nicho de mercado hasta una gran empresa en el escenario internacional) disponen de un amplio abanico de plataformas de software de contabilidad entre las que elegir. Es importante que una empresa se tome el tiempo para evaluar cuál se adapta a su tamaño, presupuesto, mercado y crecimiento previsto. La mayor parte del software actual incluye herramientas que necesitarán de la participación de varias personas de los equipos de contabilidad y finanzas, así que asegúrate de que sea sencillo de usar y pueda integrarse con cualquier sistema operativo para facilitar la automatización. Algunos software de contabilidad también están orientados a industrias particulares, de modo que pueden ajustarse mejor al contexto de tu empresa.

Antes de elegir un software de contabilidad para tu negocio, evalúa la trayectoria de crecimiento de la empresa y asegúrate de que el programa pueda escalarse y ajustarse en función del rumbo que siga esta. Si por ejemplo tienes previsto agregar un modelo por suscripción, busca software con facturación recurrente, facturas en tiempo real y funciones de gestión del inventario. Otros módulos pueden abordar necesidades empresariales y financieras complejas, múltiples divisas, gestión de recursos, planificación financiera, envíos y actualizaciones automáticas de regulaciones fiscales dinámicas. Estas características avanzadas a menudo se pueden reducir o eliminar durante las incursiones estacionales.

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Independientemente del tamaño de una empresa, el software de contabilidad en la nube puede ayudarla a ser más eficiente y competitiva agilizando, automatizando y optimizando operaciones contables y financieras que antes se realizaban de forma manual, dentro de silos o no se hacían en absoluto. El software de contabilidad en la nube NetSuite(opens in a new tab) facilita la introducción, la gestión, el seguimiento, la actualización y la personalización de procesos básicos, como cuentas, asientos contables, transacciones y facturación, a través de su libro mayor dinámico. Los empleados autorizados pueden ver y compartir datos financieros desde una única plataforma en cualquier lugar, momento y dispositivo móvil. La visibilidad total de la información en tiempo real elimina redundancias y errores, mejora la colaboración y la toma de decisiones y garantiza cierres a tiempo. El software se vincula a cuentas de empresa para importar automáticamente información bancaria y de tarjetas de crédito para obtener una vista en tiempo real del flujo de efectivo. La seguridad y el cifrado actualizados protegen los datos empresariales y ahorran tiempo y dinero al personal de TI.

Todas las empresas, independientemente del tamaño, se esfuerzan por mejorar la eficiencia, reducir los costos y simplificar las tareas más complicadas. El software de contabilidad puede ayudar a lograr esos objetivos y mucho más. El software de contabilidad puede eliminar los procesos manuales que consumen mucho tiempo y las redundancias mediante la automatización de las prácticas contables, desde las más básicas hasta las más avanzadas. Puede ayudar a las empresas a gestionar el inventario, los cambios en la regulación fiscal, el aumento del personal y los complicados problemas de gestión de recursos. El software de contabilidad basado en la nube también puede proporcionar acceso a los datos en tiempo real en cualquier lugar, momento y dispositivo para dar a los directivos y empleados de la empresa la información que necesitan para tomar la decisión correcta en el momento adecuado.

Preguntas frecuentes sobre el software de contabilidad

¿Para qué sirve el software de contabilidad?

Las empresas utilizan software de contabilidad para ahorrar tiempo y otros recursos mediante la automatización y la optimización del registro, la gestión, la generación de informes y el intercambio de datos contables y financieros.

¿Cuáles son las funciones del software de contabilidad?

Las funciones básicas del software de contabilidad se utilizan para automatizar y actualizar la entrada de datos y la gestión de libros mayores, asientos contables, cuentas por pagar y por cobrar, nóminas, estados de resultados, balances, informes, facturación, inventario, conciliación y órdenes de compra y venta.

¿Cuáles son las ventajas y las desventajas del software de contabilidad?

Ventajas: al automatizar multitud de tareas manuales, el software de contabilidad ayuda a reducir las redundancias y los costos, mejorar la precisión de la introducción de datos, simplificar los procesos contables, financieros y fiscales y aumentar la seguridad de los datos.

Desventajas: algunos programas de contabilidad pueden ser difíciles de usar, incluir tarifas ocultas o tener excesivas o escasas funciones para adaptarse a un negocio en particular. Tomarse el tiempo para analizar el software de contabilidad considerando el presupuesto, las necesidades actuales y el tamaño de la empresa, sus previsiones de crecimiento y el segmento de mercado en el que opera puede contribuir a disminuir o eliminar estos inconvenientes.